Mehrwertsteuererhöhung: 7 Tipps, woran Sie denken müssen

Auf einen Blick:

• Nach der Senkung im Sommer, kommt zum Jahreswechsel die Mehrwertsteuererhöhung. Die Steuersätze liegen 2021 dann wieder bei 19 beziehungsweise 7 Prozent.
• Welche Leistungen können Sie noch mit dem ermäßigten Steuersatz abrechnen? Was ist bei der Umstellung der Systeme auf die neuen Steuersätze zu beachten? Und wann sollten Betriebe Rechnungen schreiben?
• Eine Steuerberaterin gibt Tipps für Betriebe, die sich frühzeitig auf die Steuererhöhung vorbereiten wollen.

Am 1. Januar 2021 steigen die Mehrwertsteuersätze wieder von 5 auf 7 und von 16 auf 19 Prozent. Steuerberaterin Steffi Köchy-Gellfart von der SKG Steuerberatungsgesellschaft in Halberstadt weiß, worauf Betriebe wegen der Mehrwertsteuerhöhung achten müssen.

Der reduzierte Mehrwertsteuersatz von 16 Prozent gilt der Expertin zufolge für alle Bauprojekte, die in diesem Jahr fertiggestellt werden und bei denen die Abnahme noch 2020 erfolgt. Alles, was später fertig und abgenommen wird, müssten Betriebe wieder zum vollen Mehrwertsteuersatz von 19 Prozent abrechnen.

Handwerkern rät Köchy-Gellfart deshalb: „Überlegen Sie realistisch, welche Baustellen Sie in diesem Jahr abschließen können und stecken Sie Ihre Energie da rein.“

Sie empfiehlt Aufträge von Privatpersonen und der öffentlichen Hand möglichst vorziehen, „da sich abhängig von der Auftragshöhe erhebliche finanzielle Auswirkungen durch die Mehrwertsteuererhöhung ergeben“. So könnten sich Betriebe Ärger über die höheren Kosten ersparen. Bei Aufträgen für Gewerbekunden spiele der Umsatzsteuersatz auf der Rechnung letztendlich keine Rolle.

Zum Jahresende hin wird es Kunden geben, die noch von den reduzierten Mehrwertsteuersätzen profitieren wollen. „Handwerker werden aber an Kapazitätsgrenzen kommen und Aufträge ins nächste Jahr schieben müssen“, sagt Köchy-Gellfart.

Dennoch sollten sich Auftragnehmer nicht von Kunden bedrängen lassen, nicht fertige Bauprojekte vor der Mehrwertsteuererhöhung abzurechnen. „Es wird nicht ausreichen, wenn Handwerker auf eine Rechnung schreiben, dass das Werk im Dezember 2020 fertiggestellt wurde“, betont die Steuerberaterin. Sie rät Betrieben die Regeln konsequent zu befolgen: „Wenn der reduzierte Mehrwertsteuersatz von 16 Prozent gelten soll, kann mit der Abnahme beziehungsweise Teilabnahme nicht bis Januar 2021 gewartet werden.“

Ob elektronische Registrierkasse, die PC-Kasse, Buchhaltungsprogramm oder Rechnungssoftware – zum 1. Januar 2021 müssen Betriebe ihre Systeme auf den neuen Mehrwertsteuersatz umstellen. „Sichern Sie sich frühzeitig einen Termin mit Ihrer Softwarefirma, empfiehlt Köchy-Gellfart“

Falls die Umstellung nicht fristgerecht klappt, habe der Handwerksbetrieb den finanziellen Schaden, nicht die Softwarefirma: Für Leistungen ab dem 1. Januar 2021 müssten Betriebe die höhere Mehrwertsteuer an das Finanzamt abzuführen – egal welcher Steuersatz auf der Rechnung steht.

Ihr Tipp zur Schadensbegrenzung: „Im Zweifel müssen händische Korrekturen zum Rechnungsdokument ergänzt werden.“

Ein Bauvorhaben wird fertiggestellt und die Abnahme erfolgt noch in 2020. „Damit gilt für die Schlussrechnung der Mehrwertsteuersatz von 16 Prozent“, sagt Köchy-Gellfart. Geschrieben werden müsse diese Rechnung zwar nicht unbedingt 2020. Dennoch rät die Steuerberaterin, sich diese Mühe vor dem Jahreswechsel zu machen: „Das ist weniger anfällig für Fehler.“ Denn sonst müssten die Rechnungen 2021 geschrieben werden, wenn das Rechnungsprogramm bereits auf die höheren Umsatzsteuersätze umgestellt ist.

Damit von 2021 die erhöhten Mehrwertsteuersätze korrekt auf Rechnungen und Kassenbons erscheinen, muss sich im Betrieb jemand um die Umstellung der Systeme kümmern. „Am besten ist es, wenn es einen Verantwortlichen gibt“, sagt Köchy-Gellfart.

Zudem sei es wichtig, die Mitarbeiter in der Rechnungslegung und an den Kassensystemen darüber zu informieren, was sie in Sachen Mehrwertsteuererhöhung beachten müssen. Sie rät Unternehmern dazu, eine Arbeitsanweisung für die Mitarbeiter zu verfassen, „in der Sie alle relevanten Infos zur Mehrwertsteuererhöhung schriftlich festhalten“.

Aus Erfahrung weiß die Steuerberaterin, dass bei der Umstellung auf neue Steuersätze Fehler passieren können. „Bei der Betriebsprüfung können Sie so nachweisen, dass Sie Ihr Bestes gegeben haben, um Fehler zu vermeiden“, sagt Köchy-Gellfart. „Selbstverständlich ist die Differenz nachzuzahlen. Jedoch entstehen keine strafrechtlichen Folgen.“

Nach den GoBD sind Unternehmer dazu verpflichtet, eine Verfahrensdokumentation für ihr Unternehmen zu erstellen. „Bei einer Änderung in der Software muss diese Dokumentation immer angepasst werden“, sagt Köchy-Gellfart. Das gelte auch, wenn die Systeme auf die höheren Mehrwertsteuersätze umgestellt werden.

Der Steuerberaterin zufolge sollten Betriebe bei der Umstellung darauf achten, dass im Hintergrund ein Programmierprotokoll erzeugt wird. „Sicherheitshalber sollten Sie das ausdrucken oder an einem sicheren Ort speichern“, sagt sie. Wichtig ist das Protokoll für die Betriebsprüfung: „Das müssen Betriebe im Zweifel vorlegen können“, so Köchy-Gellfart. Diese Protokolldateien sollte jede GoBD-konforme Software automatisch erstellen, und Betriebe müssen sie unveränderbar speichern. Der Ausdruck dient also lediglich zur Absicherung.

Bei Abschlagszahlungen gilt derzeit ein Mehrwertsteuersatz von 16 Prozent – auch, wenn bei der Schlussrechnung im kommenden Jahr 19 Prozent Mehrwertsteuer fällig werden. Die Steuerberaterin weiß, dass nicht alle Rechnungsempfänger mit den Abrechnungsregeln vertraut sind: „Handwerker werden deshalb schon mal mit Korrekturbitten konfrontiert“, sagt Köchy-Gellfart.

In solchen Fällen rät sie Handwerkern die Korrekturbitten kritisch zu prüfen und sie nicht einfach hinzunehmen. „Auch andere machen Fehler“, sagt die Expertin. „Das kann auch bei der Öffentlichen Hand mal vorkommen.“ Für diejenigen, die sich unsicher im Umgang mit Korrekturbitten sind, hat Köchy-Gellfart noch einen Tipp: „Fragen Sie im Zweifeln bei Ihrem Steuerberater nach.“

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