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Foto: anut21ng Stock - stock.adobe.com
Mit der digitalen Baustellendokumentation von Memomeister behalten Handwerker den Überblick .

Erfahrungsbericht

So funktioniert Baustellendokumentation mit Memomeister

Die Aufgabe: Baustellen und Aufträge dokumentieren. Die App: Memomeister. Das Ergebnis: Handwerksmeister Mario Engelhardt kennt die Stärken der Software – und eine Schwäche.

  • Memomeister ist eine App zur Baustellendokumentation. Mario Engelhardt nutzt die Cloud-Software seit drei Jahren in seinem Betrieb und ist sich sicher: „Die ist schwer zu toppen.“
  • Dem Handwerksmeister bringt die Arbeit mit Memomeister mehr Übersicht über den Fortschritt aller Aufträge. Das ermöglicht ihm durchdachte Planung am Abend statt schneller Spontanentscheidung in der morgendlichen Teambesprechung.
  • Die App sei intuitiv und einfach, die Einführung im Betrieb unproblematisch. Auch das Team ziehe voll mit.
  • Was Engelhardt vermisst, ist die Vernetzung seiner Apps untereinander. Doch diese Schwäche kann er verkraften – dafür hätten die Apps andere Stärken, auf die er nicht verzichten möchte.

Übersicht auf einen Blick, Steuerung und Planungssicherheit bei allen Aufträgen. Was sich viele Chefs im Handwerk wünschen, hat Mario Engelhardt erreicht – mit der App Memomeister. „Wir bilden die gesamte Dokumentation der Mitarbeiter in Memomeister ab, die Lage auf den Baustellen und den Stand der Arbeiten bei Kunden und in der Werkstatt“, berichtet der Tischlermeister aus dem niedersächsischen Ebergötzen.

Memomeister ist eine Cloud-Software, die digitale Version der klassischen Baumappe. Wie die Mappe aus Papier enthält auch die elektronische Version jede Menge Infos – „Memos“ heißen sie hier. In Mario Engelhardts 16-Mann-Betrieb ist das Programm seit drei Jahren auf Smartphones, Tablets und als Web-Anwendung auf PCs im Einsatz. Damit dokumentiert er alle Aufträge der auf Geschäftseinrichtungen und Einbaumöbel spezialisierten Tischlerei.

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Was leistet Memomeister in der Tischlerei?

Für jeden neuen Auftrag legt Engelhardt eine digitale Mappe an, die sechs Einzelmappen enthält: je eine für Auftrag, Aufmaß, Arbeitsvorbereitung, Checklisten, Datenblätter sowie Fertigung und Montage. „Das ist unsere Struktur, dafür haben wir uns eine Vorlage angelegt, die wir für jeden Auftrag nutzen“, berichtet der Handwerker.

Engelhardt befüllt die Mappen im Planungsprozess nach und nach mit allen Infos, die für den Auftrag erforderlich sind: Auftragsbeschreibung und Termine, Skizzen und Pläne, Materialbedarf und Zuständigkeiten, Baustellen- und Kundeninformationen.

Alle Mitarbeiter haben Zugriff. Sobald die Arbeiten an einem Auftrag beginnen, ergänzen sie die Mappen immer weiter. „Die Mitarbeiter tragen dann in ihrem Bereich die einzelnen Memos ein, zum Beispiel in der Arbeitsvorbereitung oder in der Werkstatt“, berichtet der Chef.

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Entlastung in der Planung und Steuerung

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Foto: Benjamin Klingebiel „Die App ist schon sehr ausgreift“, sagt Tischlermeister Mario Engelhardt.

Ein Memo zum Feierabend dokumentiert in der Tischlerei für jeden Auftrag den aktuellen Stand der Arbeiten. Dazu gehören ein Foto und ein paar Worte des Mitarbeiters, wie viel Zeit er für die Aufgabe noch benötige.

„Das ist für mich zur Steuerung sehr wichtig“, sagt der Engelhardt. „Ich kann mir die Infos holen, wenn ich kurz Zeit habe – von allen Mitarbeitern für alle Aufträge, das macht das Ganze so smart.“ Nach Feierabend prüft er alle Mappen und weiß so, was am nächsten Tag auf ihn und sein Team zukommt.

Der Meister schätzt daran vor allem die Zeit, die ihm zur Vorbereitung für den nächsten Tag bleibt. „Früher erfuhr ich von Problemen oft erst am nächsten Morgen in der Teambesprechung und musste dann in wenigen Minuten entscheiden, wie es weitergeht.“ Heute könne er bei Verzögerungen oder Problemen schon abends die Planung für den nächsten Tag anpassen. „Das lässt mir mehr Entscheidungsspielraum und ich verliere morgens keine Zeit.“

Fotos und Infos zum Stand der Arbeiten teilt er zudem gerne mit den Kunden per Linkfreigabe: „Viele finden das super und freuen sich, wenn sie so auf dem Laufenden gehalten werden.“ Nicht erfreulich, aber notwendig sind hingegen Informationen, wenn Engelhardts Mitarbeiter auf neuen Baustellen Probleme oder Schäden vorfinden. Auch diese Memos teilt der Betrieb mit den Kunden.

Kosten, Aufwand – und das Team

Die Einführung von Memomeister in seinem Betrieb sei unproblematisch gewesen, berichtet Engelhardt. „Die App ist simpel zu bedienen, die kann jeder sofort ohne große Einweisung nutzen“, ist er überzeugt.

Das gelte auch für die Mitarbeiter. „Aber es bedarf schon ein bisschen Gewöhnungszeit, bis sie angenommen und konstant geführt wird“. Baustellendokumentation auf dem Smartphone, „das geht nicht von heute auf morgen“ Doch sein junges Team habe sich darauf eingestellt, „die sind schon willig, das zu nutzen“. Und falls Engelhardt doch einmal ein Problem oder eine Frage hat, helfe der Support des Herstellers. „Das klappt super, wir kriegen sofort eine Rückmeldung.“

Bleibt noch die Frage nach den Kosten. Memomeister gibt es in drei Preisklassen mit unterschiedlichen Funktionsumfängen. Engelhardt hat sich für das große Paket entschieden. „Wir brauchen für jeden Mitarbeiter eine Lizenz und zahlen dafür insgesamt 185 Euro netto pro Monat.“

Vernetzung, weitere Tools, Digitalisierung

Memomeister ist nicht die einzige App, die Engelhardt im Einsatz hat. So nutzt er zum Beispiel Openhandwerk für Kalkulation, Ressourcenplanung, Stundenerfassung, Rechnungen und Nachkalkulation. Mit Hubspot, einer Cloud-CRM-Software, wickelt er die gesamte Kommunikation mit Kunden ab und dokumentiert sie.

Wünschen würde sich der Handwerker die Vernetzung aller Apps untereinander. Die hätte einen Vorteil: Er müsste nicht jeden Kunden und Auftrag in jedem Programm separat anlegen und pflegen. Darum habe er lange nach einer vernetzten Lösung gesucht, „doch damit tun sich viele Anbieter schwer“.

Als Alternative wäre nur eine Software infrage gekommen, die alle von ihm benötigten Funktionen vereint: Dokumentation, Kommunikation und Kalkulation. „Da gibt es viele Systeme, die vieles vereinen, aber da war nichts so richtig nach unseren Vorstellungen.“ Und mit der Integration von E-Mail-Kommunikation täten sich alle für ihn relevanten Programme schwer.

Unzufrieden ist Engelhardt aber nicht mit seiner Lösung. „Jede Software funktioniert in ihrem Bereich sehr gut.“ Und einen neuen Kunden und Auftrag in den Programmen separat anzulegen. „dauert fünf Minuten, dann ist es in allen dreien erledigt.“

Viel wichtiger als dieser kleine Mehraufwand seien für ihn Zuverlässigkeit, Schnelligkeit, saubere Programmierung ohne Fehlfunktionen und die Bedienung auch offline. Memomeister zum Beispiel sei da „schwer zu toppen“.

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