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Strategie

Nicht alles ist Chefsache: Lassen Sie sich helfen!

Alles wächst Ihnen über den Kopf, aber trotzdem glauben Sie, als Chef alles selbst machen zu müssen? Falsch! Hier die besten 7 Tipps, was Sie alles delegieren können – und an wen!

Auf einen Blick

  • Als Chef eines Handwerksbetriebes müssen Sie Fachkraft sein aber auch Management- und Unternehmer-Aufgaben erfüllen. Die Gefahr ist groß, sich zu verzetteln.
  • Erkennen Sie Ihre Stärken, geben Sie andere Aufgaben ab und tauschen Sie sich aus: Mitarbeiter, Dienstleister und Netzwerke können Sie spürbar entlasten!
  • Das kostet anfangs etwas Zeit und Geld. Doch unter dem Strich: Auch wenn es etwas kostet, bringt Ihnen das Abgeben unliebsamer Aufgaben Entlastung und hilft, teure Folgefehler zu vermeiden.

Alle Infos

Von Katharina Wolf

Wer vieles im Blick haben muss, kann sich leicht verzetteln. Die Gefahr: Fehlentscheidungen und Folgefehler können teuer werden – und noch mehr Zeit kosten. Die gute Nachricht: Delegieren können Sie (fast) alles – und es rechnet sich immer!

Tipp 1: Klären Sie Ihre Stärken

Als Chef eines kleinen Handwerksbetriebs sind Sie Fachkraft, Manager und Unternehmer. „In einem kleinen Unternehmen muss der Chef eine Fachkraft sein, die auch mit auf die Baustelle fährt“, sagt Unternehmercoach Stefan Merath. „Aber wenn das Unternehmen wächst, nehmen Management- und Unternehmeraufgaben zu.“ Kein Chef kann dann noch alles selber machen – und nicht alle Aufgaben liegen Ihnen gleich gut.

Besinnen Sie sich auf Ihre Stärken: Sind Sie lieber auf der Baustelle als im Büro? Oder liegt es Ihnen, Einsatzpläne für Ihre Mitarbeiter auszuarbeiten? Geben Sie die Aufgaben ab, die andere besser, schneller und günstiger erledigen.

Tipp 2: Schaffen Sie ungestörte Zeitblöcke durch Büroservice

Wenn ständig das Telefon klingelt, können Sie nicht konzentriert arbeiten, weder im Büro noch auf der Baustelle. Gleichzeitig müssen Sie aber immer erreichbar sein. Die einfachste Lösung: Nutzen Sie einen sogenannten Inbound-Telefonservice. Ein externer Partner nimmt für Sie eingehende Anrufe entgegen und informiert Sie per E-Mail oder WhatsApp.

„Das entlastet auch die Mitarbeiter im Büro“, betont Mattias Eigel, Unternehmensberater aus Bietigheim-Bissingen. „Störtelefonate fallen weg.“ Und Sie haben Zeit, wichtige Planungen oder Unternehmensentscheidungen in Ruhe zu durchdenken.

Tipp 3: Vertrauen Sie Ihren Mitarbeitern

Die wichtigsten Verbündeten, die Ihnen bei Ihrer Suche nach Entlastung helfen, sind schon da – Ihre Mitarbeiter. Sie müssen sie aber auch lassen. „Aufgaben an Mitarbeiter zu delegieren, bedeutet auch, loszulassen“, sagt Stefan Merath. Allerdings nicht komplett, denn am Ende stehen Sie in der Verantwortung für das Ergebnis.

„Legen Sie gemeinsam mit dem Mitarbeiter fest, was Sie wann in seiner Arbeit kontrollieren“, empfiehlt Merath. Denn wenn Sie ständig hinter ihm stehen und jede Schraube nachdrehen, schaffen Sie keine Entlastung für sich und Ihren Mitarbeiter machen Sie auch nicht glücklich.

Tipp 4: Delegieren Sie den Vertrieb

Sie sind vor allem ein guter Handwerker, aber das Werben um Neukunden fällt Ihnen schwer? Sie haben keine Zeit, sich um Akquise und Kundenbindung zu kümmern? Auch den Vertrieb können Sie delegieren. Berater Eigel bietet seine Dienste als „Kundenjäger“ an. „Für einen Malerbetrieb bin ich beispielsweise zu Hausverwaltungen gefahren“, berichtet er. In einem Wagen des Betriebs, dessen Kleidung und Visitenkarten.

„Klinkenputzen wird oft als negativ wahrgenommen“, bedauert Eigel. Ein Grund sei, dass die Handwerker eine Ablehnung oft als persönliche Niederlage empfinden. Ein externer Profi habe in diesem Punkt mehr Distanz und könne deshalb den Firmenchef entlasten.

Tipp 5: Bauen Sie Netzwerke mit anderen Fachbetrieben auf

Sie sind spezialisiert auf Innenausbau und jemand möchte ein Spezialfenster, mit dem Sie wenig Erfahrung haben? Dann suchen Sie sich einen Subunternehmer. Wenn Sie noch kein Netzwerk haben: Bitten Sie Kollegen um Empfehlungen – oder schauen Sie ins Internet, zum Beispiel in die Betriebsdatenbanken der Kammern und Fachverbände. „Aber dort erfahren Sie nichts über die Qualität“, sagt Eigel.

Hilfreich sei eine Recherche in den so genannten BNI-Netzwerken. BNI steht für Business Network International und ist eine professionelle Vereinigung regionaler Geschäftsleute. Einmal in der Woche treffen sie sich zum Frühstück, tauschen Kontakte, Tipps und Strategien aus. Wenn Sie selbst mitmachen wollen, brauchen Sie zwei Referenzen und Ihr Fachbereich darf nicht vertreten sein. Falls der schon besetzt ist, können Sie zwei Mal als Gast teilnehmen.

Tipp 6: Lassen Sie andere für sich werben

Marketing gehört oft nicht in die Kernkompetenz eines Handwerksmeisters. Wer abends noch am Internetauftritt herumbastelt und neben der Buchhaltung einen Flyer entwirft, verbringt viele Stunden mit dem Marketing ohne messbaren Erfolg. Und gerade in diesem Bereich ist es einfach, sich helfen zu lassen.

Mattias Eigel empfiehlt, sich einen Partner zu suchen, der ein ganzes Konzept verantworten kann, und nicht fünf Dienstleister mit jeweils einer Aufgabe zu betrauen. „Dann geht der rote Faden verloren.“ Über eine Internetrecherche lässt sich schnell herausfinden, ob eine Agentur auch im Bereich Handwerk Erfahrung hat.

Tipp 7: Engagieren Sie Berater

Sie wissen, dass Sie Entlastung brauchen, aber nicht, wie Sie vorgehen sollen? Dann lassen Sie sich von einem Unternehmensberater helfen. Viele von ihnen haben sich auf Handwerksbetriebe spezialisiert. Sie können auch für kleinere Betriebe sinnvolle Konzepte entwickeln. Doch wie findet man einen guten Berater?„Man muss ein bisschen Zeit in die Recherche investieren“, sagt Stefan Merath. Hier kann Ihre Handwerkskammer helfen, die Beratung und Fortbildung anbietet.

In der Datenbank des KMU-Berater-Verbandes lassen sich freie Unternehmensberater finden, die sich auf Handwerker spezialisiert haben. Falls der Berater ein Buch veröffentlicht hat, schauen Sie vorab hinein – hier können Sie leicht erkennen, ob Sie sich mit Ihren Problemen wiederfinden.

Grenzen der Beratung

Experten gibt es für alles, aber sollte man alles delegieren? „Der Berater berät, die Verantwortung bleibt beim Unternehmer“, betont Merath. Wichtig sei, dass am Anfang die Selbsterkenntnis steht, dass Hilfe überhaupt nötig ist. Er hält es für sinnvoll, sich bei verschiedenen Themen an unterschiedliche Berater zu wenden: „Jeder bringt mit seiner Erfahrung andere Ideen mit. Und manchmal reicht eine, die alles ins Reine bringt."

Und die Kosten?

Externe Dienstleister kosten Geld. Aber rechnen Sie selbst: Wie viel ist Ihre Arbeitszeit wert? Und wenn es einmal mehr kostet, kann sich der Externe am Ende doch rechnen: „Wenn ein Chef mit Managementaufgaben überfordert ist, richtet er nur Chaos an, weil Unklarheit herrscht“, warnt Merath. Folgefehler fressen dann Zeit und Geld.

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