Gewährleistung: Das müssen Betriebe bei Warenlieferungen beachten

Laut Paragraf 377 des Handelsgesetzbuchs (HGB) müssen Kaufleute Ware auf Mängel prüfen, sobald sie vom Lieferanten gebracht wird. Wer den Prüf- und Rügepflichten nicht nachkommt, genehmigt die Ware automatisch. Die Folge: Entdeckt der Käufer später bei der Ware einen Mangel, den er bereits bei rechtzeitiger Kontrolle hätte erkennen müssen, verliert er gegenüber dem Lieferanten seine Gewährleistungsrechte. Deshalb müssen Betriebe ihre Prüf- und Rügepflichten ernst nehmen, sagt Baurechtler Manfred Raber. Denn Gerichte setzen sowohl an die Prüf- als auch an die Rügepflicht strenge Maßstäbe, so der Experte.

HGB regelt Geschäftsbeziehungen von Kaufleuten

Für welche Geschäfte sind die Prüf- und Rügepflichten nach Paragraf 377 HBG relevant?

Raber: Diese Regelung greift, wenn ein Geschäft auf beiden Seiten von Kaufleuten abgewickelt wird. Das bedeutet, sowohl der Lieferant als auch der Abnehmer müssen aus rechtlicher Sicht ein Kaufmann sein.

Wer gilt rein rechtlich als Kaufmann?

Raber: Laut Paragraf 1 HGB gelten alle Unternehmer als Kaufmann, die ein Handelsgewerbe betreiben. Darunter fallen grundsätzlich alle Gewerbebetriebe. Damit gelten alle Handwerksbetriebe als Kaufleute, es sei denn, sie sind lediglich Kleingewerbetreibende.

Paragraf 377 HGB: Wann müssen Betriebe Ware prüfen?

Welche Prüfpflichten haben Handwerksbetriebe nach Paragraf 377 HGB?

Raber: Sobald sie Ware von einem Lieferanten bekommen, müssen sie diese laut Gesetz „unverzüglich“ prüfen. Wie schnell Handwerker diesen Pflichten in der Praxis nachkommen müssen, hängt vom Einzelfall ab. Das kann 24 Stunden bedeuten, je nach Art der Ware möglicherweise auch eine Woche, bei Baumaterial jedoch mit Sicherheit nicht länger.

Wie genau müssen Betriebe die Ware kontrollieren?

Raber: Bei Lieferung großer Chargen sollten zumindest aussagekräftige Stichproben genommen werden. Bei den Prüfpflichten nach Paragraf 377 HGB geht es um erkennbare Mängel. Den Umfang der Prüfungspflicht bestimmt, was nach ordnungsgemäßem Geschäftsgang tunlich ist. Maßgeblich ist, was branchenüblich ist. In der Regel wird ein Sachverständiger sicherlich nicht hinzugezogen werden müssen. Erst recht kein Forschungsinstitut, um die Ware auf Herz und Nieren zu prüfen.

Aber was heißt das genau, können Sie die Prüfung an einem Beispiel erläutern?

Raber: Klar! Nehmen wir an, ein Betrieb bekommt 40 Pakete mit Parkett geliefert. Die könnten dann stichprobenartig geprüft werden – zum Beispiel, indem vier Pakete geöffnet werden. Bei der Kontrolle sollten Betriebe etwa darauf achten, dass Farbe und Struktur stimmen.

Rügepflicht bei mangelhafter Warenlieferung

Was müssen Unternehmer machen, wenn sie einen Mangel entdecken?

Raber: Laut Handelsgesetzbuch müssen Mängel „unverzüglich“ gerügt werden. Der Paragraf 377 enthält allerdings keine Angaben darüber, auf welche Art und Weise Mängel gerügt werden müssen. Daher könnten Betriebe das theoretisch mündlich machen. Allerdings verlangen viele Lieferanten in ihren AGB eine schriftliche Rüge. Auf keinen Fall ist daher zu empfehlen, lediglich mündlich zu rügen, zumal eine solche Rüge später niemals nachweisbar wäre. Es gilt: Wer schreibt der bleibt.

Was können Betriebe stattdessen machen?

Raber: Bei Mängelrügen würde ich zur Schriftform raten, also zu einem Text mit einer eigenhändigen Unterschrift. Mindestens sollten Betriebe Mängel aber in Textform rügen, das kann zum Beispiel in Form einer E-Mail geschehen.

Wichtig ist aber noch etwas anderes: Eventuell müssen Handwerksbetriebe später vor Gericht nachweisen können, dass sie ihrer Rügepflicht nachgekommen sind. Das geht nur, wenn sie einen Beleg für ihre Rüge haben. Dafür gibt es zwei Möglichkeiten: den Versand per Boten oder per Einschreiben Einwurf.

Was in einer Mängelrüge stehen muss

Bisher haben Sie nur gesagt, wie eine Rüge übermittelt werden kann. Was muss denn in einer Mängelrüge überhaupt drinstehen?

Raber: Der Paragraf 377 besagt lediglich, dass Mängel gerügt werden müssen. Weitere Vorgaben macht das Handelsgesetzbuch in diesem Zusammenhang nicht. Für den Unternehmer bedeutet das, dass er in jedem Fall Art und Umfang der Mängel rügen muss. Die Mangelrüge muss so konkret sein, dass der Verkäufer die Berechtigung der Beanstandungen prüfen und eventuell Beweise sichern kann. Des Weiteren muss gewährleistet sein, dass andere Beanstandungen nicht später nachgeschoben werden können.

Nicht erforderlich ist es freilich, bereits im Rahmen der Mängelrüge weitere juristische Schritte anzukündigen. Allerdings muss die Mängelrüge erkennen lassen, dass der Handwerker gewillt ist, von seinen Rechten Gebrauch zu machen.

Mangelfreie Lieferung, keine Belegpflicht?

Und wenn alles in Ordnung ist, kann ich mich dann ruhig zurücklehnen?

Raber: Nein, das ist nicht zu empfehlen. Schließlich kann es auch vorkommen, dass ein mangelhaftes Produkt nicht auf Anhieb als solches zu erkennen ist. Folglich kann es sein, dass Betriebe später vor Gericht nachweisen müssen, dass sie ihren Prüfpflichten bei der Warenannahme nachgekommen sind. Wer seine Gewährleistungsrechte nicht aufs Spiel setzen möchte, sollte daher protokollieren, dass er seinen Prüfpflichten tatsächlich nachgekommen ist.

Wie machen Betriebe das?

Raber: Indem sie die Prüfung der Ware in jedem Fall dokumentieren – also auch dann, wenn Mitarbeiter bei der Kontrolle keinen Mangel erkennen können.

Können Sie dafür ein Beispiel nennen?

Raber: Kommen wir noch einmal auf das Beispiel mit der Parkettlieferung zurück: Ein Mitarbeiter hat direkt nach der Anlieferung 4 von 40 Paketen kontrolliert und dabei keinen Mangel entdeckt. Dann sollte er das kurz schriftlich festhalten – also mit seinem Namen, Datum, Uhrzeit und Nennung der geprüften Warenlieferung. Wichtig ist zudem das Prüfungsergebnis. Hier könnte der Mitarbeiter beispielsweise notieren, dass es beim geprüften Parkett keine Abweichungen bei Farbe und Struktur gibt.