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Foto: alexbush - stock.adobe.com
Offene Posten im Blick: Plancraft bildet das komplette Forderungsmanagement ab und erinnert auch an unbezahlte Rechnungen.

Digitalisierung + IT

Plancraft: Mit einer Software vom Aufmaß bis zur Mahnung

Kalkulieren, dokumentieren und Rechnungen schreiben mit einer App? Dieser Betrieb nutzt Plancraft seit knapp einem Jahr – auch für vergessliche Kunden.

  • Für ihren kleinen Handwerksbetrieb erstellen Stephan und Yvonne Schlüter alle Dokumente mit der cloudbasierten Software Plancraft. Vom Aufmaß über Nachträge, Abschläge und Rechnungen bis zur Mahnung.
  • Die Vorteile liegen für Yvonne Schlüter auf der Hand: die einfache Installation und Handhabung. Die ist so einfach, dass das Paar tagsüber kaum noch mündlichen Absprachen treffen muss, weil es sich mit der App zwischen Baustelle und Büro austauscht.

Manchmal ist mit einem Satz so ziemlich alles gesagt, was man über eine Software wissen muss. Zum Beispiel dieser: „Dieses Programm ist total einfach, wir arbeiten fast nur noch damit“, sagt Yvonne Schlüter.

Die 46-Jährige kümmert sich in der 3-Mann-Zimmerei ihres Mannes um das Büro, wenn sie ihn nicht gerade als Helferin auf der Baustelle unterstützt. Plancraft heißt die cloudbasierte Software, von der sie spricht. Damit wickeln die Schlüters alle Aufträge ab, vom Aufmaß über das Angebot und die Auftragsbestätigung bis zur Schlussrechnung.

Schnelle Einarbeitung und einfache Handhabung

Im Oktober 2020 hat Stephan Schlüter den Betrieb im niedersächsischen Aerzen von seinem damaligen Chef übernommen. Plancraft führte er gemeinsam mit seiner Frau im Dezember ein. Yvonne Schlüter hatte zuvor nach einer einfachen Software zur Angebots- und Rechnungserstellung gesucht und landete so bei dem Programm.

In der kostenlosen Testphase habe sie schnell gemerkt, wie leicht die Software zu bedienen ist: „Ich bin der Learning-by-doing-Typ und habe mich nach und nach reingefuchst, aber es ist wirklich einfach zu bedienen. Du fängst einfach an, das Programm sagt dir immer, was du machen musst, und so kommst du immer alleine weiter.“ Einen Support gebe es zwar auch, doch den habe sie bisher nur zweimal gebraucht, „nach Updates, da sah alles ein bisschen anders aus als gewohnt“. Die Entscheidung für ein Abo sei ihnen daher leicht gefallen. „Bei den Vorteilen fallen die 360 Euro im Jahr nicht ins Gewicht“, sagt Yvonne Schlüter.

Seitdem erledige das Paar alles digital. Materialbedarf, Terminabstimmung, Fotos: „Wir kommunizieren während der Arbeit untereinander oft nur noch per Software und der integrierten Chatfunktion, mein Mann am Handy auf der Baustelle und ich am Desktop im Büro.“

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Forderungsmanagement komplett in Plancraft

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Foto: Arnd Wöbbeking Digitale Abläufe von Anfang an: Stephan und Yvonne Schlüter haben Plancraft kurz nach der Betriebsübernahme in ihrer Zimmerei eingeführt.

Ob Fachwerksanierung oder Carports: Das Aufmaß für neue Aufträge erfasst der Betrieb in Plancraft. Dort kalkuliert das Paar auch die Preise, erstellt Materiallisten und Angebote, speichert eingescannte Auftragsbestätigungen in der dazugehörigen Projektmappe und schreibt Rechnungen.

Dokumente gehen per E-Mail an die Kunden – oder per Post „das kommt auf die Kunden an“, berichtet Yvonne Schlüter. Wie sieht es mit Nachträgen und Abschlagsrechnungen aus? „Kein Problem, alles wird einem Auftrag zugeordnet und fließt am Ende in die Schlussrechnung ein.“ Auch Rechnungskorrekturen seien unproblematisch: Das Original bleibe zur Kontrolle für den Fiskus erhalten und werde nicht überschrieben.

So erledige sie mit Plancraft das komplette Forderungsmanagement. „Die Software weist mich sogar darauf hin, wenn eine Rechnung überfällig ist.“ Dann erstelle sie mit gespeicherten Vorlagen – je nach Anlass – Zahlungserinnerungen oder Mahnungen.

Aufträge, Rechnungen, Offene-Posten-Liste: Alle steuerrelevanten Daten exportiert Yvonne Schlüter einmal im Monat und schickt die Datei ihrem Steuerberater. Der finde die Software „klasse“, auch, weil sie fortlaufende Angebots- und Rechnungsnummern automatisch generiert.

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Akquise mit Referenzen

Nicht zuletzt kommt Plancraft in der Zimmerei in der Kundenberatung zum Einsatz: „Wir laden zu unseren Projekten viele Fotos in den Projektordner hoch und können Neukunden so zeigen, wie wir arbeiten“, berichtet Yvonne Schlüter. Damit sie das Anschauungsmaterial rechtssicher nutzen können, lassen sich die Schlüters vorher eine Einverständniserklärung unterschreiben. Auch dafür gibt es ein Formular in der Software – und das landet, wie alles andere, in der digitalen Projektmappe.

Die Macher von Plancraft kommen aus dem Handwerk

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Foto: privat Alexander Noll, Ideengeber und Gründer von Plancraft

3 Fragen an Alexander Noll (28) Ideengeber und Gründer von Plancraft:

Herr Noll, woher kommt die Idee für Plancraft?

Noll: Mein Vater hat einen Zimmereibetrieb in Tostedt und ich habe während meines Studiums auf dem Bau mitgearbeitet, aber auch in der Buchhaltung. Vor sechs Jahren suchte mein Vater eine neue Software für das Erstellen von Angeboten und Rechnungen. Es war klar, was sie können soll: Sie sollte ohne Aufwand sofort und schnell zu installieren sein, einfach zu bedienen, flexibel zu den schon vorhanden Daten passen, ohne eigene Backups im Betrieb auskommen und den Zugriff flexibel ohne VPN ermöglichen. Dadurch entstand die Idee, eine eigene Lösung zu programmieren.

Für wen eignet sich Plancraft?

Noll: Unsere Zielgruppe sind kleinere Betriebe, vom Einzelunternehmer bis maximal 50 Mitarbeiter. Es geht uns um Handwerker mit Projektgeschäft, weniger um Montagearbeiten. Wir entwickeln uns mit den Bedürfnissen unserer Kunden. Wenn wir feststellen, dass sie etwas benötigen, finden wir dafür Lösungen.

Wie steht es mit Datenschutz und GoBD?

Noll: Plancraft wird auf Servern in Deutschland betrieben und ist DSGVO-konform. Die Software ist auch GoBD-konform. Alle Dokumente werden in einem unveränderbaren PDF-Format gespeichert. Falls eine Rechnung korrigiert werden muss, wird die korrigierte Rechnung in einer neuen Dateiversion gespeichert, ohne die alte Version zu überschreiben. Außerdem können wir im Fall einer digitalen Betriebsprüfung alle Informationen für den Prüfer exportieren.

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