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Prozessoptimierung: Wie das geht und warum das wichtig ist

Durch Prozessoptimierung können Betriebe ihre Abläufe effizienter gestalten und auch ihre Kunden glücklicher machen. Doch wie fängt man am besten an?

Auf einen Blick:

  • Wer Prozesse in seinem Betrieb optimieren möchte, muss sich zunächst mit dem Ist-Zustand auseinandersetzen.
  • Sind die Prozesse bekannt, können sie auf Schwachstellen und Verbesserungspotenzial geprüft werden. Anschließend können die Prozesse mit Hilfe digitaler Hilfsmittel optimiert werden.
  • Bei der Optimierung von Prozessen sollten Betriebe die Bedürfnisse ihrer Kunden in den Fokus rücken. Denn letztendlich verdienen Betriebe Geld, indem sie die Bedürfnisse ihrer Kunden befriedigen.
  • Hilfestellung bei der Prozessoptimierung können Beitriebe beim Kompetenzzentrum Digitales Handwerk bekommen, aber auch bei den BIT-Beratern der Handwerkskammern.

Über ein neu gefliestes Bad im Eigenheim freuen sich Kunden. Über den Dreck, der beim Zuschnitt der Fliesen auf der Baustelle entsteht, sind sie in der Regel weniger begeistert. Doch müssen die Fliesen eigentlich beim Kunden zugeschnitten werden? Nein! Handwerksbetriebe können Prozesse durch den Einsatz von digitalen Hilfsmitteln optimieren, sodass sie die Kundenbedürfnisse stärker in den Fokus rücken und die Arbeitsabläufe im Betrieb auch noch effizienter gestalten. Martina Schneller vom Kompetenzzentrum Digitales Handwerk weiß, wie Betriebe das Thema angehen und was bei der Prozessoptimierung wichtig ist.

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Prozessoptimierung: Wo fangen Betriebe idealerweise an?

Wer in seinem Betrieb bestehende Prozesse mit digitalen Hilfsmitteln optimieren möchte, sollte sich laut Schneller als erstes mit dem Ist-Zustand beschäftigen. Denn um digitalisieren zu können, müssten Unternehmer die Arbeitsaufgaben, die damit verbunden Abläufe und den Informationsfluss genau kennen.

Doch wie findet man das heraus? Der Expertin zufolge lassen sich Prozesse mit sogenannten Prozessaufnahmebögen gut erfassen. Wichtig sei, jeden Prozess von Anfang bis Ende zu betrachten. Geprüft werden müsse dabei

  • Wer
  • macht was ,
  • wann,
  • wie und
  • womit .

Tipp: Für Laien ist die Analyse mit Prozessaufnahmebögen relativ schwierig. Schneller rät Handwerksunternehmern, die ihre Prozesse auf den Prüfstand stellen wollen deshalb, dass sie sich professionelle Hilfe holen. Unterstützung bietet zum Beispiel das Kompetenzzentrum Digitales Handwerk.

Analyse des gesamten Arbeitsprozesses

Wer seine Prozesse kennt, muss sie anschließend auf Schwachstellen und Verbesserungspotenziale untersuchen. Dabei können laut Schneller folgende Fragen hilfreich sein:

  • Ist die Vorgehensweise grundsätzlich sinnvoll?
  • Welche Beteiligten müssen eingebunden werden?
  • Wie werden alle relevanten Informationen weitergegeben?
  • Werden IT-Systeme passend eingesetzt?

Sobald klar ist, wo bei einem Arbeitsprozess Verbesserungspotenziale sind, können Chefs den Prozess neu strukturieren. Dafür hat Schneller einen Tipp: „Berücksichtigen Sie, welche digitalen Tools es gibt, mit denen Sie Ihre Abläufe verbessern können.“

Worauf sollten optimierte Prozesse ausgerichtet sein?

Betriebe verdienen Geld, in dem sie Kunden Produkte oder Dienstleistungen verkaufen – mit ihrem Output befriedigen sie daher immer ein Kundenbedürfnis. Deshalb sagt Schneller: „Prozesse sollten neben der optimalen Aufgabenerledigung vor allem auf die Kundenzufriedenheit ausgerichtet sein.“ Denn am Anfang und am Ende stünden immer die Bedürfnisse des Kunden.

Die Kundenbedürfnisse haben sich der Expertin zufolge in den letzten Jahren „wahnsinnig verändert“. Wichtig sei Kunden beispielsweise:

  • sofort den Preis einer Leistung zu erfahren
  • eine Visualisierung des Projekts zur Entscheidung der Umsetzung
  • eine bauliche Umsetzung, die für sie selbst mit möglichst wenig Aufwand verbunden ist
  • kurze Ausführungsfristen
  • Sauberkeit während der Umsetzung
  • die Einhaltung von Terminen und Preisen.

Praxisbeispiel: Prozessoptimierung in einem Fliesenlegerbetrieb

Wie eine Prozessoptimierung aussehen kann, die auf den Kunden und dessen Bedürfnisse ausgelegt ist, erläutert die Ingenieurin am Beispiel eines Fliesenlegerbetriebs, der Bäder saniert:

  • Die Ausgangslage: Die Mitarbeiter des Betriebs schneiden die Fliesen beim Kunden zu. Dadurch dauern die Arbeiten vor Ort sehr lange an. Zudem entsteht dort durch den Zuschnitt viel Dreck, der beseitigt werden muss.
  • Die neue Lösung: Der Betrieb schafft sich einen 3D-Scanner an mit dem die Mitarbeiter beim Kunden das Aufmaß machen. Mit Hilfe dieser Daten können sie die Gestaltung am Rechner visualisieren und kalkulieren, welche Fliesenzuschnitte sie auf der Baustelle brauchen. Im Betrieb werden die Fliesen dann entsprechend zugeschnitten und schließlich beim Kunden verlegt.

Die Umstellung bringt laut Schneller mehrere Vorteile mit sich:

  1. Die Arbeitssicherheit wird erhöht, weil die Fliesen an einem fest eingerichteten Arbeitsplatz im Betrieb zugeschnitten werden.
  2. Die Arbeitszeit beim Kunden wird verringert.
  3. Die Arbeit beim Kunden verursacht weniger Schmutz.

Unterm Strich führen die Verkürzung der Arbeitszeit vor Ort sowie die sauberere Durchführung der Leistung zu einer größeren Zufriedenheit beim Kunden.

Wer kann Betrieben bei der Optimierung von Prozessen helfen?

Betriebe, die ihre internen Prozesse nicht in Eigenregie optimieren wollen, können sich Hilfe holen. Unterstützung bietet laut Schneller zum Beispiel das Kompetenzzentrum Digitales Handwerk.

Handwerksunternehmer könnten sich aber auch an die BIT-Berater wenden – die Beauftragten für Innovation und Technologie (BIT) sind in der Regel bei den Handwerkskammern angesiedelt und unterstützen sie zum Beispiel bei der Verbesserung innerbetrieblicher Abläufe und Strukturen. Einen passenden Berater können Betriebe unter www.bistech.de finden.

Mögliche Ansprechpartner beim Thema Prozessoptimierung sind Schneller zufolge auch die sogenannten DigiBITs – das sind BIT-Berater mit dem Schwerpunkt Digitalisierung.

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