Terminbestätigungen sparen Zeit und Ärger. Aber müssen sie auch besonders freundlich formuliert werden? Unbedingt - denn so stimmen Sie Ihre Kunden positiv auf den Termin ein! Hier 25 freundliche Musterformulierungen für eine gelungene Terminbestätigung.
Aus zwei Gründen sind Terminbestätigungen sehr wichtig:
1. Faktor Zeit: Gut abgestimmte und bestätigte Termine sparen Zeit. Niemand vertut sich mit dem Datum, der Uhrzeit oder dem Treffpunkt ...
2. Faktor Stimmung: Schlecht abgestimmte Termine verderben die Gesprächsatmosphäre. Auch wenn das nicht Ihre Schuld ist, auch wenn Sie am Telefon genau den Weg beschrieben und den Kunden gebeten haben, die Unterlagen mitzubringen: Die Stimmung ist auf jeden Fall schon mal schlechter. Kein guter Start in ein Beratungsgespräch oder für einen Vertragsabschluss.
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Kurz und knapp oder persönlich und freundlich?
Also müssen Sie sich nur entscheiden, ob Sie die Terminbestätigung als unvermeidbares Übel betrachten und auch genauso erledigen.
Oder Sie nutzen die Terminbestätigung als Chance, Ihren Gesprächspartner positiv auf das Treffen einzustimmen. Denn auch dieses Schreiben ist ein Zeichen Ihrer Zuverlässigkeit und Freundlichkeit!
Kostet Sie das mehr Zeit?
Mit unseren freundlichen Musterformulierungen dauert eine Terminbestätigung auch nicht länger als die altmodischen Formulierungen. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie Terminbestätigungen per E-Mail, per Fax oder als Brief versenden.
Suchen Sie sich einfach die für Sie passenden Formulierungen aus unseren Mustern aus und erstellen Sie sich daraus eigene Vorlagen in Ihrer E-Mail-Software oder in Ihrer Textverarbeitung.
"Hiermit bestätigen wir Ihnen den telefonisch vereinbarten Termin am Freitag, 10. November, 12:30 Uhr, in unserem Haus ..."
So kann man es machen - besser als nichts. Aber Sie könnten in Ihrer Terminbestätigung auch andere Töne anschlagen, um den Kunden positiv auf Sie einzustellen.
Tipps für den Einstieg:
Sehr geehrter Herr Meyer,
wie schön, dass wir so schnell einen Termin gefunden haben. Vielen Dank für Ihr Entgegenkommen!
Liebe Frau Meyer,
vielen Dank für Ihr Vertrauen, unser Unternehmen mit der Installation einer neuen Heizungsanlage zu beauftragen.
Guten Tag, Herr Meyer,
vielen Dank für das freundliche Telefonat. Ihr Terminvorschlag passt ausgezeichnet.
Sehr geehrte Frau Meyer,
vielen Dank, dass Sie den Termin kurzfristig ermöglicht haben.
Sehr geehrter Herr Meyer,
ich freue mich, dass Sie mir die Gelegenheit geben, Ihnen in einem persönlichen Gespräch unser Angebot vorzustellen.
In den Mittelteil gehören die eigentlichen Informationen zum vereinbarten Termin, also Datum, Uhrzeit, Ort usw.
Tipps für den Mittelteil einer Terminbestätigung:
5 Beispiele für Angaben zu Ort und Zeit:
5 Beispiele für Angaben zur geplanten Gesprächsdauer
3 Beispiele für Informationen zur Anreise
So geben Sie Hinweise zur Terminvorbereitung
Positiv und individuell sollte nun auch der Abschluss der Terminbestätigung sein.
5 Beispiele für einen gelungenen Schlusssatz:
Für Fragen stehe ich Ihnen gerne auch vor dem Termin zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen
Ich freue mich auf Ihre Bestätigung des Termins, gerne telefonisch unter 0123-45678 oder per E-Mail unter info@mustermann.de
Herzliche Grüße
Ich freue mich auf unser Treffen und wünsche Ihnen eine gute Anreise!
Grüße aus dem sonnigen Oldenburg
Ich bin überzeugt, dass wir eine Lösung finden, die Ihren Wünschen entspricht.
Mit besten Grüßen nach Mainz
Bis zum kommenden Freitag! Bis dahin eine nicht zu arbeitsreiche Woche für Sie.
Freundliche Grüße
Wenn Sie von vornherein Missverständnisse und unnötige Wege vermeiden wollen, sollte eine Terminbestätigung die folgenden Punkte enthalten:
Tag und Datum - immer beides!
Geben Sie bei Terminen immer Datum und Wochentag an, also "Freitag, 10. Februar. So wird Ihrem Gesprächspartner nicht so leicht ein Fehler unterlaufen, wenn er einen Termin in seinen Kalender einträgt.
Uhrzeit und Gesprächsdauer
Die Uhrzeit ist für einen Termin natürlich unverzichtbar. Aber auch die voraussichtliche Gesprächsdauer ist wichtig für die weitere Tagesplanung des Gesprächspartners, aber auch für Ihre eigene.
Ort
Auch das ist ein Punkt, der immer wieder zu Missverständnissen führt: Wo wollten wir uns noch treffen? In Ihrem Betrieb, auf der Baustelle, bei uns? Deswegen sollten Sie immer den Ort angeben. Wenn das Treffen in Ihrem Betrieb stattfindet und Sie mehrere Gebäude haben, fügen Sie eine Info hinzu, wo Sie zu finden sind.
Anfahrt und Parkplätze
Findet der Termin in Ihrem Betrieb statt und handelt es sich um einen Neukunden, dann sollten Sie eine Anfahrtskizze mitschicken und Ihn dabei auch Parkmöglichkeiten informieren.
Ablauf
Sind mehrere Punkte zu besprechen, dann sollten Sie diese kurz in der Terminbestätigung aufführen und auch den Ablauf vorplanen. So sorgen Sie dafür, dass Ihr Gesprächspartner nichts vergisst und ausreichend Zeit einplant. (jw)
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