So punkten Sie beim Kunden vor dem Termin!

Aus zwei Gründen sind Terminbestätigungen sehr wichtig:

1. Faktor Zeit: Gut abgestimmte und bestätigte Termine sparen Zeit. Niemand vertut sich mit dem Datum, der Uhrzeit oder dem Treffpunkt ...

2. Faktor Stimmung: Schlecht abgestimmte Termine verderben die Gesprächsatmosphäre. Auch wenn das nicht Ihre Schuld ist, auch wenn Sie am Telefon genau den Weg beschrieben und den Kunden gebeten haben, die Unterlagen mitzubringen: Die Stimmung ist auf jeden Fall schon mal schlechter. Kein guter Start in ein Beratungsgespräch oder für einen Vertragsabschluss.

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Kurz und knapp oder persönlich und freundlich?

Also müssen Sie sich nur entscheiden, ob Sie die Terminbestätigung als unvermeidbares Übel betrachten und auch genauso erledigen.

Oder Sie nutzen die Terminbestätigung als Chance, Ihren Gesprächspartner positiv auf das Treffen einzustimmen. Denn auch dieses Schreiben ist ein Zeichen Ihrer Zuverlässigkeit und Freundlichkeit!

Kostet Sie das mehr Zeit?

Mit unseren freundlichen Musterformulierungen dauert eine Terminbestätigung auch nicht länger als die altmodischen Formulierungen. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie Terminbestätigungen per E-Mail, per Fax oder als Brief versenden.

Suchen Sie sich einfach die für Sie passenden Formulierungen aus unseren Mustern aus und erstellen Sie sich daraus eigene Vorlagen in Ihrer E-Mail-Software oder in Ihrer Textverarbeitung.

Formulierungen für einen gelungenen ersten Satz

"Hiermit bestätigen wir Ihnen den telefonisch vereinbarten Termin am Freitag, 10. November, 12:30 Uhr, in unserem Haus ..."

So kann man es machen - besser als nichts. Aber Sie könnten in Ihrer Terminbestätigung auch andere Töne anschlagen, um den Kunden positiv auf Sie einzustellen.

Tipps für den Einstieg:

• Vermeiden Sie Standardformulierungen, bei denen alles in einem Satz steht. Solche langweiligen Formulierungen führen dazu, dass Ihr Kunde das Schreiben nur noch mit gebremster Aufmerksamkeit liest.
• Starten Sie den Text mit einem individuellen Satz.
• Nehmen Sie Bezug auf Ihren Kunden und drücken Sie dabei Wertschätzung aus.

5 Beispiele für den Einstieg in einer Terminbestätigung:

Sehr geehrter Herr Meyer,

wie schön, dass wir so schnell einen Termin gefunden haben. Vielen Dank für Ihr Entgegenkommen!

Liebe Frau Meyer,

vielen Dank für Ihr Vertrauen, unser Unternehmen mit der Installation einer neuen Heizungsanlage zu beauftragen.

Guten Tag, Herr Meyer,

vielen Dank für das freundliche Telefonat. Ihr Terminvorschlag passt ausgezeichnet.

Sehr geehrte Frau Meyer,

vielen Dank, dass Sie den Termin kurzfristig ermöglicht haben.

Sehr geehrter Herr Meyer,

ich freue mich, dass Sie mir die Gelegenheit geben, Ihnen in einem persönlichen Gespräch unser Angebot vorzustellen.

Formulierungen für einen informativen Mittelteil

In den Mittelteil gehören die eigentlichen Informationen zum vereinbarten Termin, also Datum, Uhrzeit, Ort usw.

Tipps für den Mittelteil einer Terminbestätigung:

• Achtung, Falle: Nach einem gelungenen Einstieg sollten Sie jetzt nicht doch wieder in langweilige Standardformulierungen verfallen!
• Vermeiden Sie Wörter und Formulierungen, die nicht mehr zeitgemäß und umständlich wirken, wie zum Beispiel "vereinbarungsgemäß".

5 Beispiele für Angaben zu Ort und Zeit:

• Wir treffen uns am Freitag, 10. Februar, um 14:30 Uhr auf der Baustelle Paulstraße 10.
• Wir haben vereinbart, dass wir uns am Freitag, 10. Februar, um 14:30 Uhr in meinem Betrieb in der Peterstraße 11 treffen.
• Nach unserem Telefonat habe ich mir folgende Daten für unseren Termin notiert: Freitag, 10. Februar, 14:30 Uhr, in meinem Büro in der Peterstraße 11.
• Ich erwarte Sie wie besprochen am Freitag, 10. Februar, um 14:30 Uhr in unserer Niederlassung in der Martinstraße 13, 12345 Irgendwo.
• Ich freue mich auf unsere Treffen am Freitag, 10. Februar, um 14:30 Uhr im Café Zum Goldenen Boden, Handwerkerstraße 1, 12345 Irgendwo

5 Beispiele für Angaben zur geplanten Gesprächsdauer

• Ich rechne damit, dass wir für das Gespräch ungefähr eine Stunde benötigen werden.
• Ich habe für das Gespräch 2 Stunden Zeit eingeplant, um Gestaltung und technische Fragen zu besprechen.
• Ich habe mir den Nachmittag frei gehalten, sodass wir für alle Fragen ausreichend Zeit haben.
• Ich kann Ihnen versichern, dass wir die vorgesehene Gesprächsdauer von einer Stunde auf jeden Fall einhalten werden!
• Ich schätze, dass unser Gespräch etwa eine Stunde dauern wird. Bitte informieren Sie mich, falls Sie noch weitere Punkte besprechen möchten.

3 Beispiele für Informationen zur Anreise

• Eine Anfahrtskizze habe ich beigefügt. Freie Parkplätze finden Sie jederzeit auf unserem Kundenparkplatz, wenn Sie die Einfahrt neben dem Firmengebäude nutzen.
• Eine Wegbeschreibung habe ich beigefügt. Parkplätze sind um diese Tageszeit leider ein Problem, daher empfehle ich Ihnen das Parkhaus in der Schneiderstraße. Von dort erreichen Sie in zwei Minuten unseren Betrieb. Das Parkhaus und den Fußweg habe ich in der Wegbeschreibung markiert.
• Unsere Mitarbeiterin am Empfang, Martina Musterfrau, ist über Ihren Besuch informiert und wird Ihnen den Weg in unsere Ausstellungsräume zeigen.

So geben Sie Hinweise zur Terminvorbereitung

• Es wäre schön, wenn Sie zu diesem Termin die von Ihnen angesprochenen Farbmuster und Fotos mitbringen könnten, damit ich möglichst konkret auf Ihre Wünsche eingehen kann.
• Könnten Sie bitte zu diesem Termin die folgenden Unterlagen mitbringen, damit wir die technischen Voraussetzungen schnellstmöglich klären können: ...

Formulierungen für einen freundlichen Schlusssatz

Positiv und individuell sollte nun auch der Abschluss der Terminbestätigung sein.

5 Beispiele für einen gelungenen Schlusssatz:

Für Fragen stehe ich Ihnen gerne auch vor dem Termin zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen

Ich freue mich auf Ihre Bestätigung des Termins, gerne telefonisch unter 0123-45678 oder per E-Mail unter info@mustermann.de

Herzliche Grüße

Ich freue mich auf unser Treffen und wünsche Ihnen eine gute Anreise!

Grüße aus dem sonnigen Oldenburg

Ich bin überzeugt, dass wir eine Lösung finden, die Ihren Wünschen entspricht.

Mit besten Grüßen nach Mainz

Bis zum kommenden Freitag! Bis dahin eine nicht zu arbeitsreiche Woche für Sie.

Freundliche Grüße

Checkliste für Ihr Terminbestätigung

Wenn Sie von vornherein Missverständnisse und unnötige Wege vermeiden wollen, sollte eine Terminbestätigung die folgenden Punkte enthalten:

Tag und Datum - immer beides!

Geben Sie bei Terminen immer Datum und Wochentag an, also "Freitag, 10. Februar. So wird Ihrem Gesprächspartner nicht so leicht ein Fehler unterlaufen, wenn er einen Termin in seinen Kalender einträgt.

Uhrzeit und Gesprächsdauer

Die Uhrzeit ist für einen Termin natürlich unverzichtbar. Aber auch die voraussichtliche Gesprächsdauer ist wichtig für die weitere Tagesplanung des Gesprächspartners, aber auch für Ihre eigene.

Ort

Auch das ist ein Punkt, der immer wieder zu Missverständnissen führt: Wo wollten wir uns noch treffen? In Ihrem Betrieb, auf der Baustelle, bei uns? Deswegen sollten Sie immer den Ort angeben. Wenn das Treffen in Ihrem Betrieb stattfindet und Sie mehrere Gebäude haben, fügen Sie eine Info hinzu, wo Sie zu finden sind.

Anfahrt und Parkplätze

Findet der Termin in Ihrem Betrieb statt und handelt es sich um einen Neukunden, dann sollten Sie eine Anfahrtskizze mitschicken und Ihn dabei auch Parkmöglichkeiten informieren.

Ablauf

Sind mehrere Punkte zu besprechen, dann sollten Sie diese kurz in der Terminbestätigung aufführen und auch den Ablauf vorplanen. So sorgen Sie dafür, dass Ihr Gesprächspartner nichts vergisst und ausreichend Zeit einplant. (jw)

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