Wer digital archiviert, muss vor allem für konsequent für Ordnung sorgen. Das mindert die Risiken in der Betriebsprüfung deutlich.
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Digitale Buchführung: Wie rechtssicher ist Ihre Software?

Digitale Buchführung und Archivierung? Ulrich Koch wähnte sich mit seiner Software auf der sicheren Seite. Bis sich ein Betriebsprüfer das Programm genauer anschaute.

Inhaltsverzeichnis

Auf einen Blick:

  • Die Grundsätze der digitalen Buchführung, kurz GoBD, sind seit Anfang 2017 verbindlich. Und bringen jetzt jede Menge Probleme mit sich. Vor allem die Archivierung wirft Fragen auf.
  • Problem Nr. 1: Die Richtlinien sagen nur, was zu beachten ist. Wie die Betriebe diese Richtlinien umsetzen sollen, bleibt ihnen überlassen.
  • Problem Nr. 2: Der Fiskus wird keine Standards und Zertifikate für GoBD-gerechte Hard- und Software entwickeln. Wie auch? Das ist einfach nicht möglich!
  • Problem Nr. 3: Die Testate und Zertifikate, mit denen Softwareherstellern werben, sind nicht bindend für die Finanzverwaltung.
  • Problem Nr. 4: Viele Fragen werden in der Zukunft beantwortet, durch Streitfälle und Urteile.
  • Was tun? Wer auf Nummer sicher gehen will, sollte: 1. abheften, wo es erlaubt ist. 2. speichern, was vorgeschrieben ist. 3. vorsorglich ausdrucken, was gespeichert wurde. Und 4. vor allem seine Ablage systematisch und übersichtlich halten – auch digital.

Seit 1. Januar 2017 gelten sie verbindlich, die GoBD – und verunsichern viele Handwerksbetriebe. Das Kürzel steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Das klingt kompliziert – und ist es auch.

Aus der Praxis: Betrieb kann Nachweis nicht erbringen

Die Probleme mit den GoBD kennt Ulrich Koch, Chef eines SHK-Betriebs in Aschersleben. Während einer Betriebsprüfung 2016 fiel dem Prüfer auf, dass Koch die mit seiner Branchensoftware erstellten Rechnungen jederzeit löschen kann, ebenso die Einträge in seinem Rechnungsausgangsbuch. Klare Ansage des Prüfers: Das sei nach GoBD nicht erlaubt. Was tun? Von einem anderen Betriebsprüfer erfuhr der Handwerker etwas später, dass der Hersteller die Lösch-Funktion für ihn deaktivieren kann. Das alleine genüge jedoch nicht. „Ich müsse dann nachweisen, dass ich die Funktion nicht nach Belieben an- und ausschalte.“ Für den Nachweis müssten die Prüfer die Log-Datei der Software einsehen, die alle Vorgänge im Programm protokolliert. „Aber eine Log-Datei gibt es in meiner Software nicht.“

Kochs Softwarehersteller sieht das Problem nicht, das Programm entspreche den GoBD. Zudem bringe eine Log-Datei nichts, denn selbst die lasse sich manipulieren. „Ich würde ja zu einem anderen Anbieter wechseln“, sagt der Handwerker. Aber zu wem? Darüber hat er mit vielen Kollegen gesprochen. Sein Eindruck: Niemand sei sich wirklich sicher mit seiner Software. Auch die Steuerberater und Softwareanbieter der Kollegen seien nicht „auf vollumfänglichen Wissenstand“.

Selbst Nachfragen beim Finanzamt „führten zu nichts“. Jeder versuche die Verantwortung für eine sichere Lösung auf die anderen abzuschieben. „Auf uns kommen unkalkulierbare Risiken zu. Wir werden zum Spielball der Betriebsprüfer“, sagt Koch.

Keine staatlichen Standards für Soft- und Hardware

Warum gibt es keine verbindlichen Standards oder Testate für GoBD-taugliche Soft- und Hardware? Zumindest in diese Frage sind die GoBD unmissverständlich: Es geht nicht.

  • Verbindliche Standards? Technische Vorgaben oder Standards könne die Finanzverwaltung nicht festlegen. Das sei „angesichts der rasch fortschreitenden Entwicklung“ nicht möglich.
  • Allgemeingültigen Testate für Soft- und Hardware? Die Vielzahl an Systemen und deren Kombinationsmöglichkeiten wie auch Versionswechsel und Updates lassen „keine allgemein gültigen Aussagen“ zu einer bestimmten Hard- oder Software zu.
  • Positivtestate im Einzelfall? Auch im konkreten Einzelfall werden die Finanzämter einem Betrieb kein grünes Licht für sein Buchführungssystem erteilen. Die sonst in Zweifelsfragen „verbindliche Auskunft“ vom Finanzamt schließen die GoBD von vornherein aus. Und auch die Betriebsprüfer werden nach einer Prüfung laut GoBD kein „Positivtestat“ für ein Buchführungssystem erteilen. Dass ein System die Prüfung für ein Jahr anstandslos übersteht, sagt nichts über die Zukunft.

Zertifikate sind nicht bindend für den Fiskus

Inzwischen werben immer mehr Softwarehersteller mit GoBD-Testaten oder -Zertifikaten. Was sagt das aus? „Die Software hat nicht die Finanzverwaltung zertifiziert, sondern ein unabhängiger Sachverständiger, zum Beispiel ein Wirtschaftsprüfer“, erklärt Dirk Witte, Steuerberater aus Oldenburg. Das bedeute nur, dass jemand Unabhängiges die Software überprüft hat, ob sie den GoBD entspricht. „Aber das ist keine Garantie, dass die Finanzverwaltung das auch so sieht.“

Dazu die GoBD: Zertifikate oder Testate von Dritten haben „gegenüber der Finanzbehörde keine Bindungswirkung“.

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