Alles vernetzt: Für wen lohnt sich Microsoft 365 Business im Betrieb?

Auf einen Blick:

• Ein Schnäppchen ist Microsoft 365 Business Standard nicht gerade – verglichen mit Office Home & Business 2019. Office Business 2019 kostet einmalig 251 Euro netto, Microsoft 365 mieten Sie für 126 Euro pro Jahr.
• Geht es nur um die Office-Programme wie Word, Excel, Outlook und Powerpoint, gibt es keine Unterschiede. Die finden sich bei den Zusatzfunktionen von Microsoft 365 Business – aber rechtfertigen sie den Preisunterschied?
• Tipp # 1: Überlegen Sie sich, welche Funktionen sie wirklich nutzen werden und wie viel Flexibilität Sie im Betrieb brauchen!
• Tipp # 2: Je länger Sie die Kaufsoftware nutzen, desto günstiger wird sie – doch eine zu lange Nutzung kann zu Kompatibilitätsproblemen führen.
• Tipp # 3: Vorsicht bei Schnäppchen-Angeboten für Lizenzen im Web, die können überraschend schnell ihre Gültigkeit verlieren.
• Die schlechte Nachricht: GoBD-konforme Rechnungen können Sie mit beiden Versionen nicht schreiben. Und beim Thema Videokonferenzen gibt es Diskussionen über die DSGVO-Konformität der Cloud-Version.

Software zu mieten statt sie zu kaufen liegt im Trend: So hat sich der Anteil der Mietsoftware am gesamten Unternehmenssoftware-Umsatz innerhalb von 10 Jahren mehr fast verzwölffacht: Laut Statista stieg der Anteil von knapp zwei Prozent im Jahr 2009 auf rund 23 Prozent im Jahr 2019. Marktführer 2019 im Geschäft mit „Software as a Service“ (Saas) ist Microsoft, mit einem Marktanteil von 14 Prozent am Umsatz.

In der Regel locken SaaS-Anbieter mit zusätzlichen Funktionen – und lassen sich diese gut bezahlen, so auch Microsoft: eine Lizenz für Microsoft 365 Business Standard kostet 10,50 netto pro Monat, macht 126 Euro pro Jahr. Für die aktuelle Kaufversion Office Home & Business 2019 werden einmalig rund 251 Euro netto fällig. Beide enthalten die komplette Office-Software, von Word über Excel bis Outlook. Rein rechnerisch sollte die Entscheidung also leicht fallen: Bei einer durchschnittlichen Software-Nutzungsdauer von drei bis fünf Jahren ist Kaufen eindeutig günstiger als Mieten. Doch so einfach scheint die Rechnung dann doch nicht: „Natürlich sollte ich das knallhart kalkulieren“, sagt Marius Vespermann, Beauftragter für Innovation und Technologie (BIT*) der Handwerkskammer Flensburg. „Aber ich muss mir auch überlegen, wie wichtig mir Flexibilität und laufende Funktionsupdates sind – und welche Funktionen ich wirklich benötige.“

Ein Faktor bei der Entscheidung zwischen Office 2019 und Microsoft 365 sollte nach Vespermanns Einschätzung die Entwicklungsphase sein, in der sich ein Handwerksbetrieb befindet. Jungen Unternehmen mit Wachstumsplänen und größerer Fluktuation biete die Mietversion mehr Flexibilität. „Kommt ein neuer Mitarbeiter hinzu, dann miete ich eben noch eine Lizenz hinzu – und kann sie kündigen, wenn ich sie nicht mehr brauche“, sagt der auf Digitalisierung spezialisierte Berater.

Ein Betrieb mit gefestigten Strukturen könne sich den Preis der höheren Flexibilität eher sparen: „Hat mein Betrieb schon immer zwei Mitarbeiter im Büro und wird sich daran in den nächsten Jahren nichts ändern, dann ist die Kaufversion sinnvoller“, sagt Vespermann.

Microsoft 365 Business bietet eine Menge Zusatzfunktionen – und Office 2019 nicht. Das macht die Entscheidung deutlich schwerer. Dazu gehören zum Beispiel:

• Teams: Onlinebesprechungen, Videokonferenzen, Chats und das Teilen von Dateien im Team. Teams gibt es zwar auch kostenlos, doch eine garantierte Verfügbarkeit von 99,9 Prozent, eine Nutzerverwaltung und andere Features sind der kostenpflichtigen Version vorbehalten.
• Zusammenarbeit: Sie können Dokumente gemeinsam erstellen und gleichzeitig bearbeiten.
• Speicherplatz: 1 Terabyte Online-Speicher mit Synchronisation auf allen PCs und mobilen Endgeräten
• Flexibilität: Neben der Desktopversion gibt es im Browser zu öffnende Webversionen der Office-Anwendungen.
• Mobilität: Zudem enthält Microsoft 365 Business vollständige Versionen der Office-Anwendungen für mobile Endgeräte, die jeder Nutzer auf bis zu fünf Smartphones und fünf Tabletts installieren darf.
• Hinzu kommen: automatisierte Funktionsupdates, zusätzlicher Schutz vor Cyberbedrohungen und Funktionen zur Unterstützung von Geschäftsprozessen, wie zum Beispiel ein Tool für Online-Terminbuchungen und ein elektronisches Fahrtenbuch

Vespermann empfiehlt, sich nicht zu sehr von dem Funktionsumfang beeindrucken zu lassen. „Wichtiger ist doch, welche Funktionen man wirklich nutz oder nutzen wird.“ So sei in einem durchschnittlichen Handwerksbetrieb mit vier oder fünf Mitarbeitern das gemeinsame mobile, gleichzeitige Bearbeiten von Dokumenten in der Cloud derzeit wohl die Ausnahme, berichtet der Experte von seinen Erfahrungen. „Ich kenn jedenfalls noch keinen Betrieb, in dem das eine Rolle spielt.“

Wer allerdings als Betriebsinhaber mit mehreren Geräten Dokumente bearbeitet, zum Beispiel am Laptop in der Firma, auf dem Tablet abends zuhause und manchmal mit dem Smartphone unterwegs, für den könne sich 365 durchaus lohnen.

Laufende Sicherheitsupdates bietet Microsoft sowohl für Microsoft 365 wie auch für Office 2019. Anders sieht es bei den automatischen Funktionsupdates aus, die gibt er nur bei der Mietversion.

Diese Updates könnten der Software zwar immer mal wieder interessante neue Funktionen hinzufügen, meint Vespermann. „Aber man sollte sich als Betriebsinhaber schon fragen, wie viel Zeit man für den Test und die Nutzung neuer Features hat – und wie wichtig einem demgegenüber Routine bei der Nutzung der Software ist“, sagt Vespermann.

Wer bei der Software zwischen Mieten und Kaufen nach Zahlen entscheidet, muss sich vorher überlegen, wie lange eine Version der Kaufsoftware im Einsatz sein wird. Vespermann warnt jedoch davor, mit zu langen Nutzungszeiten zu kalkulieren: „Natürlich kann man eine Kaufsoftware auch viel länger als fünf Jahre nutzen, aber damit wächst auch die Gefahr, dass sie irgendwann nicht mehr kompatibel ist mit einem neuen Betriebssystem oder mit anderen Programmen“. Daher sei es sinnvoll, die eigene Software-Ausstattung wenigstens alle 3 Jahre auf den Prüfstand zu stellen: Entspricht sie noch meinen Bedürfnissen? Welche Alternativen mit welchen neuen Funktionen gibt es?

Zugleich warnt der Vespermann vor scheinbar günstigen Office-Lizenzen aus dem Web: „Es gibt einen großen Markt für Office-Lizenzen mit einer großen Grauzone.“ So kämen immer mal wieder sogenannte Volumenlizenzen auf den Markt, die Microsoft Konzernen erteilt, die diese dann weiterverkaufen. „Da kann es passieren, dass Microsoft die plötzlich abschaltet“, warnt Vespermann. Er rät Handwerkern daher, direkt bei Microsoft zu kaufen oder bei ihrem vertrauten IT-Dienstleister.

Dass sich Excel und Word nicht für das Erstellen von Rechnungen und anderen steuerrelevanten Unterlagen eignen, sollte sich inzwischen herumgesprochen haben: Eine nachprüfbare, dokumentierte Unveränderbarkeit der Dateien gemäß den Grundsätzen der ordnungsgemäßen digitalen Buchführung GoBD ist mit Office-Programmen nicht möglich.

Nicht ganz so eindeutig ist die Lage beim Datenschutz und der Datenschutzgrundverordnung (DGVO). Zwar wirbt Microsoft mit der Möglichkeit, deutsche Daten in der Cloud auf deutschen Microsoft-Servern zu speichern. Umstritten ist allerdings, ob das für alle relevanten Daten gilt, zum Beispiel für Telemetriedaten, und ob das genügt, um Daten vor amerikanischen Zugriffen zu schützen.

Umstritten ist ebenfalls die DSGVO-Konformität von Videokonferenzen mit Microsoft Teams: Teams wie auch andere Anbieter erfüllten nach Stand 3. Juli 2020 „die datenschutzrechtlichen Anforderungen bisher nicht“, schreibt der Berliner Datenschutzbeauftragte zum Thema „Durchführung von Videokonferenzen“. Das hatten die Berliner Datenschützer im März und erneut im Juli bemängelt, der Anbieter widerspricht deutlich: Microsoft sei überzeugt „dass unsere Produkte im Allgemeinen und damit auch Microsoft Teams datenschutzkonform sind und im Einklang mit dem anwendbaren Datenschutzrecht genutzt werden können.“

*Die BIT-Berater bilden ein bundesweites Netzwerk von Innovations- und Technologieberatern, welches vom Bundeswirtschaftsministerium gefördert und von der Zentralen Leitstelle für Technologietransfer im Handwerk aus wissenschaftlich begleitet und koordiniert wird.

Tipp: Sie wollen mehr über die Digitalisierung im Handwerk erfahren? Mit dem handwerk.com-Newsletter bleiben Sie auf dem Laufenden. Jetzt hier anmelden!

Auch interessant: