Je herzlicher sich der neue Mitarbeitende willkommen fühlt, desto kleiner das Risiko, dass er gleich wieder geht.
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Je herzlicher sich der neue Mitarbeitende willkommen fühlt, desto kleiner das Risiko, dass er gleich wieder geht.

Inhaltsverzeichnis

Neue Mitarbeiter

Warum Onboarding nicht am ersten Arbeitstag erledigt ist

Freundlich begrüßen und dann den neuen Kollegen einfach mitlaufen lassen? Gelungenes Onboarding im Handwerk sieht anders aus – und verhindert, dass der Neue gleich wieder kündigt.

Auf einen Blick:

  • Onboarding dauert länger als den ersten Arbeitstag. Es beginnt mit der Planung und endet erst mit der Probezeit.
  • Wichtig sind eine gründliche Vorbereitung und eine verbindliche Checkliste, an der alle mitarbeiten, die an der Einarbeitung beteiligt sind.
  • Machen Sie nicht den Fehler, neue Mitarbeitende einfach mitlaufen zu lassen, weil sie bereits ausgebildete Fachkräfte sind. In Ihrem im Betrieb läuft vieles anders als im alten Job.

Endlich ist die offene Stelle besetzt. Nun soll der neue Kollege möglichst schnell selbstständig arbeiten. Also, ein kurzes Willkommen und ein Rundgang im Betrieb, das reicht – schließlich ist der Neue ja ausgebildete Fachkraft. Eine Woche mitlaufen, und dann geht’s los.

So beschreibt Handwerks-Coachin Susanne Hasemann aus Hanstedt einen häufigen Einarbeitungsprozess im Handwerk. „Oft verläuft das Onboarding unstrukturiert, die neuen Mitarbeiter werden emotional nicht mitgenommen und zu schnell mit ihren neuen Aufgaben allein gelassen. Das funktioniert nicht.“ Denn selbst, wenn der Neue ein erfahrener Geselle ist – im alten Betrieb war die Organisation anders oder das Material, liefen andere Prozesse oder wurde eine andere Software verwendet.

„Die Einarbeitung braucht Zeit und Struktur“, so Hasemann und warnt: „Wer keinen funktionierenden Onboarding-Prozess hat, riskiert Abgangsquoten von 30 bis 40 Prozent.“ Gut strukturiert, lasse sich Onboarding in vier Phasen einteilen.

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Phase 1: Onboarding-Prozess erarbeiten

Der erste Schritt zum erfolgreichen Onboarding ist ein guter Prozess. Und der will vorbereitet sein. „Machen Sie sich klar, dass die Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters letztlich wie ein Auftrag abläuft – und den würden Sie auch nicht ohne Vorbereitung angehen“, sagt Hasemann. Deshalb klären Sie vorab folgende Fragen:

  • Was muss der Neue wann lernen und vom wen?
  • Wer wird Firmenpate und wer kann diesen bei Ausfall vertreten?
  • Welche Hilfsmittel brauchen wir dafür, zum Beispiel Video-Tutorials?
  • Welche Arbeitsmittel braucht der neue Kollege?
  • Wer muss über seine Ankunft wie weit im Voraus informiert werden?
  • Wann planen wir Zeit für längere Gespräche ein, wer ist dabei und wie viele müssen wir führen?

Tipp: „Erstellen Sie eine umfangreiche Checkliste, am besten in Absprache mit allen, die am Onboarding beteiligt sind“, sagt Hasemann. So stellen Sie sicher, dass nichts vergessen wird.“

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Phase 2: Vorbereitung auf das neue Teammitglied

„Die gute Vorbereitung im Betrieb ist der Grundstein dafür, dass sich der Neue willkommen fühlt“, sagt Hasemann. Also stellen Sie als erstes sicher, dass alle wissen, dass ein neues Teammitglied kommt und ab wann.

„Besonders wichtig ist, diejenigen vorzubereiten, die sich verstärkt um den Neuen kümmern sollen“, so die Unternehmercoachin. „Wie viel Zeit brauchen sie für die Einarbeitung? Passt das zu ihren aktuellen Projekten?“ Außerdem sollten Sie veranlassen, dass alles, was der Neue zum Arbeiten braucht, auch da ist, von der Arbeitskleidung bis zum eingerichteten Tablet. Zudem können Sie klären, ob Weiterbildungen nötig werden und diese schon planen.

Die Zeit zwischen Vertragsunterzeichnung und erstem Arbeitstag können Sie außerdem zur Kontaktpflege nutzen. „Schreiben Sie per Mail oder Brief an Ihren neuen Mitarbeiter und signalisieren Sie, dass Sie sich auf ihn freuen. Zeigen Sie ihm, wer sein Ansprechpartner sein wird. Sie können auch ein kurzes Video aus dem Betrieb schicken“, so Hasemann. „Der positive Überraschungseffekt ist Ihnen sicher!“

Am ersten Arbeitstag ist vor allem ein herzliches Willkommen und ein ruhiges Ankommen gefragt, sagt Susanne Hasemann, Inhaberin von Litano Coaching
Foto: Litano Coaching / Danny Wandelt
Am ersten Arbeitstag ist vor allem ein herzliches Willkommen und ein ruhiges Ankommen gefragt, sagt Susanne Hasemann, Inhaberin von Litano Coaching

Phase 3: Orientierung an den ersten Arbeitstagen

Nun ist es soweit, der erste Arbeitstag ist da. „Bereiten Sie Ihrem neuen Teammitglied ein herzliches Willkommen!“, rät Hasemann. Der Unternehmenspate sollte bereit sein und Zeit für eine erste Orientierung haben: Was ist wo im Betrieb, wer sind die neuen Kollegen? „Eine Vorstellungsrunde, Ausprobieren der Werkzeuge oder Arbeitsmittel, Arbeitskleidung probieren und vielleicht ein erster Überblick über die kommenden Aufgaben“, beschreibt die Coachin die Aktivitäten des ersten Tages.

Eine Mappe mit wichtigen Telefonnummern, Mail-Adressen und Abläufen vom Pausenzettel bis zum Urlaubsantrag hilft, ist aber nicht selbsterklärend. „Drücken Sie nicht Ihrem Neuen einen Haufen Zeug in die Hand und lassen ihn damit allein“, warnt Hasemann. „Dann ist er schnell überfordert und frustriert.“

Ob sie ein Willkommensgeschenk als freundliche Geste überreichen, mit allem im Team ein kurzes Kennenlern-Frühstück veranstalten oder erstmal den Kollegen in die Whatsapp-Gruppe aufnehmen – wichtig ist, das der Neue gut andocken kann. „Planen Sie auch am ersten Tag ein kurzes Feedback-Gespräch ein“, so Hasemann. Wie ist der Neue ankommen, wie hat er sich gefühlt?

Auch die kommenden Tage dienen der Orientierung: Wie sind die Abläufe im Betrieb? Welche Aufgaben werden künftig auf das neue Teammitglied warten? Welche Themen müssen dafür gemeinsam mit ihm erarbeitet werden? „Stellen Sie auch Ihre Unternehmenskultur vor und erklären Sie die wichtigen Werte im Betrieb“, sagt die Expertin.

Phase 4: Integration in der Probezeit

Ist der der Neue gut angekommen, beginnt die Phase der Integration. „Jetzt kommt die Zeit, in der Sie das selbstständige Arbeiten des neuen Kollegen fördern“, sagt Hasemann. „Das bedeutet nicht, zuschauen zu lassen und dann mit den Aufgaben allein lassen. Besser ist es, ihn erste Aufgaben mit Unterstützung lösen zu lassen.“ Außerdem können Sie jetzt klären, welche Fortbildungen vielleicht noch gebraucht und organisiert werden können.

Außerdem wichtig: Überprüfen Sie regelmäßig den Stand der Einarbeitung. Läuft alles nach Plan oder wird vielleicht für die Software mehr Zeit gebraucht als gedacht? „Jetzt sollten wöchentliche Feedback- und Zielsetzungsgespräche stattfinden, damit Ihr Einarbeitungsprozess nicht im Sande verläuft“, betont die Unternehmercoachin. „Stellen Sie dabei offene Fragen: Wie bist du angekommen? Wie kommst du mit Deinen Aufgaben klar? Und nicht zuletzt: Welche Ideen hast du dazu? Vielleicht können auch Sie von dem Neuen noch etwas lernen.“

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