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Strategie

Zeitkillern auf der Spur mit der 80-20-Regel

Mit der 80-20-Regel entdecken Sie unproduktive Zeitfresser und Kostentreiber in Ihrem Betrieb – und können viele (problemlos) beseitigen.

Inhaltsverzeichnis

Auf einen Blick:

  • Die 80-20-Regel sagt, dass sich viele Arbeiten mit 20 Prozent Aufwand zu 80 Prozent erledigen lassen
  • Diese Ungleichverteilung können Sie nutzen, um Ihre Zeit besser einzuteilen, Kosten zu senken oder die Produktivität zu steigern.
  • Allerdings sollten Sie die 80-20-Regel nicht überall anwenden. Es gibt Aufgaben und Bereiche, bei denen eine breitere Verteilung oder auch 100 Prozent Ergebnis wichtiger sind als Effizienz.

Die einen nennen es die 80-20-Regel, andere kennen es als Pareto-Prinzip: Mit 20 Prozent Einsatz lassen sich oft 80 Prozent des gewünschten Ergebnisses erzielen. Entdeckt hat dieses Prinzip der italienische Ökonom Vilfredo Pareto schon Ende des 19. Jahrhunderts. Gültig ist es bis heute:

  • Umsatz: Es gibt Unternehmen, die mit 20 Prozent ihrer Kunden 80 Prozent des gesamten Umsatzes machen.
  • Leistungspalette: Andere Betriebe haben vielleicht eine große Vielfalt an Leistungen im Angebot. Doch 80 Prozent des Umsatzes machen sie mit nur 20 Prozent dieser Leistungen.
  • Zeitmanagement: Oft werden mit 20 Prozent der eingesetzten Zeit 80 Prozent aller Aufgaben erledigen.

Wie Handwerksbetriebe die 80-20-Regel nutzen können, erklären Rainer Fritz, Vorstand des REFA-Regionalverbands Weser-Ems und der Riedener Unternehmensberater Markus Kosel.

Umsatz: Welche Bereiche lohnen sich am meisten?

Jeder Handwerksbetrieb bietet ein Spektrum an Leistungen an. Manche davon sind mehr gefragt und andere weniger. Rainer Fritz nennt als Beispiel einen SHK-Betrieb, der unter anderem Bodenheizungen installiert. Diese machen jedoch nur ein Fünftel seines Leistungsspektrums aus. „Stellen Sie fest, dass 80 Prozent Umsatz von diesen 20 Prozent stammen, sollten Sie nachdenken, wie Sie damit umgehen.“ Fritz sieht in solchen Situationen zwei Möglichkeiten:

  • Konzentration auf die Stärken: Eine Variante sei der Ausbau der gefragten Leistungen. Fritz: „Positionieren Sie sich als Spezialist für diesen Bereich. Die anderen Bereiche laufen dann mit. Aber durch die Konzentration auf den gewinnbringendsten Bereich arbeiten Sie sehr wirtschaftlich.“
  • Stärkung der Schwächen: Eine andere Möglichkeit bestehe darin, das Ungleichgewicht durch ein Fördern der weniger gefragten Angebote zu beseitigen. Doch das sei in jedem Fall ein großer Aufwand mit ungewissem Ergebnis, sagt Fritz.

Zeit: Oft reichen 20 Prozent Mühe aus

Auch im Handwerk gibt es Leute, die bei jeder Tätigkeit in den höchsten Gang schalten. Markus Kosel nennt als Beispiel den Inhaber einer Glaserei, der einen gebrauchten Firmen-Bulli sucht. Fünf Stunden recherchiert er bei einem Online-Gebrauchtwagenportal, um wirklich das günstigste und gleichzeitig beste Fahrzeug zu finden. Kosel: „Es ist sowieso unmöglich, alle infrage kommenden Autos zu checken. Stehen die Suchkriterien fest, reicht eine Stunde Suchaufwand möglicherweise aus.“ Der Meister könne alternativ auch einen Suchauftrag anlegen, um automatisch passende Angebote per Mail zu erhalten.

Eine weitere Anwendungsmöglichkeit ist nach Kosel das Herausputzen von Firmen-Räumlichkeiten. „Wenn es überall pikobello ist, bedeutet das einen hohen Zusatzaufwand. Oder auch Kosten für eine Reinigungs-Fachkraft“, sagt Kosel. Und gerade in Stoßzeiten mit vielen Aufträgen müssten zumindest vorübergehend andere Schwerpunkte gesetzt werden. „Überlegen Sie, in welchen Räumen Sie Kunden empfangen und wo es dringend auf Sauberkeit ankommt. Auf die 20 Prozent konzentrieren Sie sich dann erst mal.“

Kosten: Die 80-20-Regel hilft auch bei Fehlern

Auch die Kosten durch Fehler und Mängelbeseitigung können Sie mit der 80-20-Regel ins Visier nehmen. Dazu sei es nötig, sich die Gesamt-Behebungskosten und deren Verteilung näher anzuschauen, sagt Rainer Fritz. „Stellen Sie fest, dass 80 % Ihrer Beseitigungskosten durch 20 Prozent bestimmter Fehler entstehen, besteht dringender Handlungsbedarf.“

Es komme also darauf an, sich auf das Ausmerzen der 20 Prozent besonders folgenschweren Fehler zu konzentrieren. „Dadurch dürften die Folgekosten ordentlich in den Keller rutschen.“

Risiko: Abhängigkeiten und Gefahren vermeiden!

Doch nicht immer ist die 80-20-Regel die richtige Lösung. Es gibt auch Bereiche, in denen Sie eine 80-20-Konstellation als Warnzeichen sehen sollten.

  • Abhängigkeit von Kunden: Mancher Handwerker freut sich, wenn er durch einen Haupt-Kunden regelmäßig mit Aufträgen versorgt wird. Doch genau darin liegt Kosel zufolge eine große Gefahr: „Was ist, wenn der Betrieb genau den Kunden verliert? Dann fehlen 80 % des gewohnten Geldes in der Kasse.“ Es sei sicherer, sein Geschäft auf mehrere Kunden zu verteilen. „Marketing und Akquise sollten regelmäßig erfolgen. Sonst stehen Sie irgendwann mit leeren Händen da.“
  • Abhängigkeit von Lieferanten: Wenn ein Betrieb 80 Prozent seiner Mittel von einem Lieferanten bezieht, droht nach Auskunft von Kosel Gefahr. „Handwerker müssen meistens zu 100 Prozent in Vorleistung gehen. Hat ein Betrieb dann Probleme mit dem Haupt-Lieferanten, ist die Auftragsdurchführung gefährdet.“
  • Gesundheit: Kritisch werde die 80-20-Regel in Gefahren-Situationen. Logisch: Wenn es um Schäden an Leib und Leben geht, ist voller Einsatz gefragt.
  • Kosten: Zudem gibt es viele Aufgaben, bei denen „80 Prozent“ Ergebnis zu wenig sind. Ob Angebotserstellung, Steuererklärung oder Verträge – solche Aufgaben sollten zu 100 Prozent korrekt erledigt werden. Sonst kann es teuer werden.
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