Was in eine Rechnung gehört, sorgt immer wieder für Unsicherheit. Kein Wunder: Alles, was ein Unternehmer beachten muss, steht zwar im Gesetz, doch wie das in der Praxis funktioniert, ist leider nicht so eindeutig formuliert. Die Folge: „Fehler führen immer wieder dazu, dass die Finanzverwaltung Handwerkern den Vorsteuerabzug verweigert“, berichtet Jens Hanspach, Fachanwalt für Steuerrecht aus Willich.
Pflichtangaben nach dem Umsatzsteuergesetz
Welche Angaben nach Paragraf 14 UStG in jede Rechnung gehören, erläutert Hanspach:
Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
Name und Anschrift des Leistungsempfängers
Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer:
Das die Rechnung ausstellende Unternehmen muss seine Steuernummer oder seine Umsatzsteueridentifikationsnummer angeben, nicht jedoch beide. Nicht angeben muss es die seit Anfang 2009 von den Finanzämtern vergebene sogenannte Identitätsnummer (ID-Nummer).
Rechnungsdatum
Rechnungsnummer:
Jeder Betrieb muss für seine Rechnungen fortlaufende und einmalige Rechnungsnummern vergeben. Eine genaue Systematik ist dabei nicht vorgeschrieben, zum Beispiel:
RE_2009_001 RE_2009_002
Leistungszeitpunkt:
Als Leistungspunkt gilt der Tag, an dem der Umsatz ausgeführt wurde. Das ist der Tag der Leistung oder der Lieferung. Wurde die Leistung oder Lieferung nicht an einem einzigen Tag erbracht, so genügt es, den betreffenden Zeitraum anzugeben. Wird etwa ein Dach eine Woche lang gedeckt, so genügt die Angabe der entsprechenden Kalenderwoche. Handelt es sich um eine vertraglich vereinbarte wiederkehrende Leistung wie eine jährliche Wartung, so genügt die Angabe des vereinbarten Leistungszeitraums, also zum Beispiel „Wartung der Heizung 2008 gemäß Wartungsvertrag“. Wer sich nicht sicher ist, dem rät Hanspach dazu, den Termin der Abnahme anzugeben, da die Vergütung erst mit diesem Datum fällig werde. Bei Vorschussrechnungen kann der Leistungszeitpunkt nicht angegeben werden. Allerdings muss der Anlass für den Vorschuss eindeutig bestimmbar sein.
Menge und Bezeichnung der gelieferten Produkte oder Art und Umfang der Leistung
So gehört die Umsatzsteuer in die Rechnung
Netto-Beträge ohne Umsatzsteuer:
Die Netto-Beträge müssen nach Umsatzsteuersätzen aufgeschlüsselt sein. Wer also Leistungen zu 19 und zu 7 Prozent Umsatzsteuer erbringt, muss die Netto-Beträge getrennt ausweisen, zum Beispiel:
Leistung A (19 % MwSt.) xx,xx EuroLeistung B (19 % MwSt.)xx,xx EuroLeistung C ( 7 % MwSt.)xx,xx Euro
Entgeltminderungen:
Wird der Netto-Betrag zum Beispiel um Rabatte oder Skonto gemindert, so ist diese Entgeltminderung auszuweisen – ebenfalls netto und nach Umsatzsteuersätzen getrennt.
Steuersatz und Steuerbetrag:
Die Umsatzsteuerbeträge müssen ebenfalls nach Steuersätzen getrennt ausgewiesen werden.
MwSt. 19 % xx,xx Euro MwSt. 7 %xx,xx Euro
Ausnahmen I - Subunternehmer:
Wer als Subunternehmer zum Beispiel für einen Generalunternehmer oder einen Architekten tätig ist, darf gemäß Paragraf 13 b UStG die Umsatzsteuer nicht ausweisen. Steuerschuldner der Umsatzsteuer ist in solchen Fällen der Auftraggeber. Sie müssen allerdings darauf hinweisen, zum Beispiel mit dem Satz "Gemäß § 13 b UStG ist die Umsatzsteuer nicht auszuweisen."
Ausnahmen II - Umsatzsteuerbefreit:
Betriebe, die von der Umsatzsteuer befreit sind, müssen keine Umsatzsteuer ausweisen und auch die Nettobeträge nicht entsprechend aufschlüsseln. Allerdings müssen sie darauf hinweisen.
Leistung A xx,xx EuroLeistung B xx,xx EuroLeistung C xx,xx Euro
Das Unternehmen ist gemäß § Paragraf 19 UStG als Kleinunternehmer von der Umsatzsteuer befreit.
Noch mehr Pflichtangaben in der Rechnung!
Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht:
Gewerbliche Kunden müssen Rechnungen zehn Jahre aufbewahren, sie müssen allerdings nicht darauf hingewiesen werden, Privatkunden müssen Handwerkerrechnung zwei Jahre aufbewahren und darauf hingewiesen werden. Es empfiehlt sich folgende Formulierung:
Ist die handwerkliche Leistung für den unternehmerischen Bereich des Rechnungsempfängers erbracht worden, muss die Rechnung zehn Jahre aufbewahrt werden. In anderen Fällen beträgt die Aufbewahrungsfrist zwei Jahre. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist (§ 14 Abs. 1 UStG). Die Verletzung der Aufbewahrungsfrist kann als Ordnungswidrigkeit geahndet werden (§ 26a UStG).
Pflichtangaben nach dem Handelsrecht
Doch nicht nur das Steuerrecht macht Vorschriften zur Rechnungsgestaltung, berichtet Hanspach. Nach dem Handelsgesetzbuch sind Unternehmen, die im Handelsregister eingetragen sind, zudem zu folgenden Angaben auf der Rechnung verpflichtet:
das zuständige Amtsgericht
Handelsregister-Nummer
Verantwortliches Organ.
Verantwortliches Organ ist
bei einer GmbH: der Geschäftsführer (Vorname und Name)
bei einer GmbH amp; Co KG oder KG: die Komplementäre (Vollhafter)
bei einer AG: der Vorstand
bei einer OHG: die Gesellschafter
bei einem Einzelkaufmann: der Inhaber
Angaben zur Nutzung des Steuerbonus
Damit Ihre Kunden vom sogenannten Steuerbonus auf Handwerkerleistungen profitieren, ist es in solchen Fällen darüber hinaus erforderlich, Arbeits- und Materialkosten getrennt auszuweisen, da es den Bonus nur auf Arbeitskosten gibt.
