Die besten Tipps im Kampf gegen das Schreibtisch-Chaos!

Auf einen Blick:

• Der Schreibtisch ist eine Art Werkbank. Damit Sie vernünftig arbeiten können, muss er ordentlich sein.
• Regelmäßiges Aufräumen ist besser als „Großreinemachen“, wenn es nicht mehr geht.
• Planen Sie feste Zeiten ein, in denen Sie sich um Ordnung auf dem Schreibtisch und im Büro kümmern.
• Jedes Ding hat seinen festen Platz. Legen Sie diesen fest und halten Sie sich daran. Achten Sie darauf, dass auch Ihr Team konsequent mitmacht.
• Was Sie oft benötigen, gehört in Griffweite. Seltener benutzte Gegenstände können auch weiter entfernt verstaut werden.
• Sortieren Sie kaputte oder nutzlose Dinge sofort aus.
• Kümmern Sie sich um Sortier- und Ordnungssysteme, die zu Ihrem Bedarf passen.

Der Gedanke „Das räume ich später weg“, ist in vielen Betrieben verbreitet. Und so füllt sich der Schreibtisch immer mehr mit Gegenständen, die eigentlich an einen anderen Platz gehören. Das muss nicht sein! Zwei Ordnungs-Spezialistinnen zeigen, mit welchen einfachen Maßnahmen Sie sofort eine Verbesserung erzielen können. Denn der Schreibtisch ist ebenso wichtig wie Ihre Werkbank.

Angelika Welzel unterstützt Firmen bei der Büro-Organisation. Dazu gehört auch der Schreibtisch. Sie betont, dass dieser so wichtig ist wie die Werkbank im Handwerksbetrieb: „Sie müssen Angebote und Rechnungen schreiben, Montageberichte erstellen oder ablegen und vieles mehr. Geld wird auch im Büro verdient.“ Je mehr Chaos rundherum wäre, desto länger dauerten solche Arbeiten neben dem eigentlichen Tagesgeschäft.

Wenn Sie eine Rechnung schreiben möchten und die Stundenzettel erst mühsam suchen müssen, gibt es unnötige Verzögerungen. „Die dadurch verschwendete Zeit können Sie besser für anderes nutzen“, gibt Welzel zu bedenken. Sie fügt hinzu: „Eine Studie hat ergeben, dass jeder Firmen-Mitarbeiter rund eine Stunde Zeit pro Tag mit Suchen verbringt. Das ist eine ungeheure und noch dazu teure Verschwendung!“

Auch Ordnungs-Expertin Ursula Kittner ist der Meinung, dass das Verschieben des Aufräumens produktiver Tätigkeit im Wege steht. „Die Hemmschwelle wird immer größer, sich dem Ordnungsproblem zu widmen.“ Doch irgendwann kommt der Punkt, an dem Sie aufräumen müssen. Kittner empfiehlt dafür einen freien Tag. „Dann werden Sie nicht von anderen Anforderungen abgelenkt.“ Sie rät dazu, erst mit einfachen Dingen anzufangen, die sich schnell ordnen lassen. „Dann haben Sie sofort ein Erfolgserlebnis“, sagt sie.

Wer sich regelmäßig um das Aufräumen von Schreibtisch und Büro kümmert, spart dadurch Zeit und Aufwand. „Sie denken nicht mehr darüber nach, ob Sie aufräumen sollen oder nicht. Denn es ist klar, dass Sie es zu einer bestimmten Zeit tun.“ Sobald ein Verhalten zur normalen Gewohnheit wird, sinkt der Energieaufwand dafür.

Kittner empfiehlt, nach der Herstellung einer Grundordnung jeden Tag fünf Minuten vor Feierabend für das Aufräumen des Schreibtisches einzuplanen. „Dann kommen Sie morgens an einen ordentlichen, übersichtlichen Arbeitsplatz und können sofort loslegen. Müssen Sie sich erst mal den Weg zum Computer freischaufeln, sinkt die Motivation schnell in den Keller.“

Statt alles irgendwo hinzuräumen, ist es besser, vorher über den besten Platz nachzudenken. Deshalb ist es wichtig, die Abläufe und Arbeits-Prozesse im Büro gedanklich durchzugehen. „Wenn Sie wissen, was im Lauf der Auftragsabwicklung wohin wandert, können Sie alles entsprechend arrangieren.“ Welzel nennt eine Grundregel: Das, was Sie oft benötigen, sollte in Griffnähe stehen. Seltener benötigte Utensilien können auch in Schubladen oder ein paar Schritte entfernt verstaut werden.

Dass auch scheinbare Kleinigkeiten viel Zeit kosten können, erklärt Welzel am Beispiel „Kugelschreiber“: „Jeder hat einen Lieblingsstift. Der sollte ganz zentral untergebracht sein.“ Ist ein Kugelschreiber leer, gehört er in den Mülleimer oder muss sofort mit einer Ersatzmine bestückt werden. Welzel: „Sonst greifen Sie immer wieder zu dem untauglichen Schreibwerkzeug und legen es beiseite. Die dadurch verlorene Zeit sollten Sie spaßeshalber mal zusammenrechnen!“

Eine Standardregel, welche Ablagekörbe, Ordner, Klarsichthüllen und Ähnliches für jeden Betrieb am besten sind, gibt es nicht. Dennoch nennt Kittner zwei Faustregeln, die Sie bei der Auswahl und im Umgang damit befolgen können.

• Ablage: Sie warnt vor versteckten, undurchsichtigen Ablagesystemen wie Hängeregistern. „Sicher gibt es Mitarbeiter, die gut damit umgehen können. Doch ein unsichtbarer Inhalt, der selten genutzt wird, gerät schnell in Vergessenheit.“ Besser ist also laut Kittner etwas Durchsichtiges. „Ob Sie unterschiedlich farbige Klarsichthüllen, Ablagekörbchen oder Mappen nehmen, müssen Sie selbst entscheiden.“
• Beschriftung: Zur Beschriftung von Ordnern, Plastikkörbchen, Schubladen und Regalen sagt sie: „Es muss etwas Einfaches und Konkretes sein.“ Von allgemeinen Inhalts-Bezeichnungen wie „Sonstiges“ rät sie ab. „Das kann alles oder nichts sein.“ Sie empfiehlt, für aktuelle und dringende Vorgänge eine passend beschriftete Extra-Ablage zu schaffen. Wenn sich Belegschaftsmitglieder besser Bilder als Wörter merken können, dürfen auch Symbole und Farben verwendet werden.

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