E-Rechnung im Handwerk: Mehr Aufwand statt Entlastung

Die Einführung der E-Rechnung stellt viele Handwerksbetriebe weiter vor erhebliche Herausforderungen. Das ist das Ergebnis einer Umfrage vom Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) unter mehr als 1.900 Handwerksbetrieben.

Hintergrund: Einführung der E-Rechnung in zwei Schritten

Seit dem 1. Januar 2025 gilt die Empfangspflicht bei der E-Rechnung: Seither sind Unternehmen in Deutschland dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen zu können. Ob sie solche Rechnungen auch ausstellen, dürfen Betriebe aktuell noch selbst entscheiden. Allerdings wird sich das mit der Ausstellungpflicht ändern:

Ab dem 1. Januar 2027 dürfen Unternehmen, die einen Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro haben, nur noch E-Rechnungen an Gewerbekunden verschicken.
Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Ausstellungspflicht dann auch für alle anderen Unternehmen, die Rechnungen an Gewerbekunden verschicken.

ZDH-Umfrage: Das sind die größten Schwierigkeiten bei der E-Rechnung

Laut der Umfrage haben die befragten Betriebe im Jahr 2025 durchschnittlich 1.200 Eingangsrechnungen erhalten – etwa die Hälfte davon waren E-Rechnungen. Gleichzeitig stellt bislang gut ein Drittel der Betriebe selbst E-Rechnungen aus.

Laut ZDH bedeutet das, dass viele Betriebe „weiterhin mit digitalen und klassischen Formaten“ arbeiten und folglich mit „entsprechend doppelten Prozessen“ zu tun haben. Diese Doppelstrukturen verstärkten den wahrgenommenen Mehraufwand erheblich. Rund die Hälfte der befragten Betriebe empfindet sowohl den Empfang (47,4 Prozent) als auch die Weiterverarbeitung von E-Rechnungen (48,2 Prozent) höher als bei herkömmlichen Rechnungen. Entsprechend fällt auch der wahrgenommene Nutzen aktuell gering aus: 32,1 Prozent der Betriebe bewerten ihn als „gering“ und weitere 27,5 Prozent als „eher gering“.

Die Umfrage zeigt auch, wo genau Betriebe Probleme mit der E-Rechnung haben:

7 Prozent der Betriebe gaben an, dass Eingangsrechnungen nicht validierbar seien.
Fast ein Drittel meldete, dass das Auslesen von Rechnungs-(pflicht)angaben problematisch sei (30,9 Prozent).
Abweichungen zwischen Datensatz und pdf-Datei stellten 19,3 Prozent der Betriebe fest.

Hinzu kommen laut ZDH finanzielle Belastungen: Die einmaligen Einführungskosten (liegen im Schnitt bei knapp 3.000 Euro, so ein weiteres Ergebnis der Umfrage. Dazu kämen noch laufende jährliche Kosten für Software, Systemanpassungen und externe IT-Unterstützung – im Schnitt sind das 798 Euro.

Umsetzung der E-Rechnungspflicht: Was es laut ZDH jetzt braucht

„Die Umfrageergebnisse zeigen sehr deutlich, dass die E-Rechnung in den Betrieben noch nicht dort angekommen ist, wo sie politisch bereits verortet wird“, sagt ZDH-Generalsekretär Holger Schwannecke. Er prognostiziert: „Ohne einheitliche Vorgaben für die Nutzung der E-Rechnungsfelder, ein allgemeingültiges staatliches Validierungstool und gezielte Unterstützung wird die E-Rechnung ihr eigentliches Potenzial – nämlich effizientere und automatisierte Prozesse – kurzfristig nicht entfalten können.“ Jetzt komme es darauf an, die Bedingungen nachzuschärfen und die Betriebe auf diesem Weg besser zu begleiten.

Von der Politik fordert Schwannecke, dass sie „ihren Teil der Aufgaben erledigen“ muss, damit die Startschwierigkeiten beseitigt werden. In diesem Zusammenhang spielt er auf die Ausstellungpflicht an, die nach aktuellem Stand ab 2027 beziehungsweise 2028 auf Unternehmen in Deutschland zukommen wird: „Eine überstürzte Scharfstellung der vollständigen E-Rechnungspflicht, für die nach EU-Vorgaben noch Zeit bis 2030 bleibt, ist die schlechteste aller Lösungen, weil auch die technischen Vorgaben der EU noch gar nicht vollständig vorliegen“, sagt Schwannecke.

Ausstellungspflicht bei der E-Rechnung: So bereiten sich Handwerksbetriebe vor

Bei der Vorbereitung auf die Ausstellungpflicht bei der E-Rechnung zeigten sich auch viele Handwerksbetriebe, die an der ZDH-Umfrage teilnahmen, zurückhaltend,: Demnach plant knapp die Hälfte der Betriebe, die bislang keine E-Rechnungen ausstellen, die Einführung erst für das zweite Halbjahr 2027. 18,3 Prozent wollen im 1. Halbjahr 2027 auf den E-Rechnungsversand umstellen und weitere 19,4 Prozent planen das schon für 2026.