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Unternehmensfinanzierung

Mustervorlagen für Ihre Mahnschreiben

Wie findet man den richtigen Ton in einer Mahnung? Manche Kunden möchten Sie nicht verschrecken, von anderen wollen Sie einfach nur Ihr Geld. Hier unsere kostenlosen Vorlagen für Ihre Mahnschreiben.

Eigentlich sollte es dem Schuldner ja unangenehm sein, dass er den Handwerker auf sein Geld warten lässt.

Stattdessen machen sich viel öfter Gläubiger Sorgen, ob sie sich nicht im Ton vergreifen, wenn sie ihr Geld einfordern.

Die 4 wichtigsten Regeln für Mahnungen

In Mahnschreiben kommt es vor allem auf vier einfache Regeln an:

  • Seien Sie unmissverständlich.
  • Kommen Sie schnell auf den Punkt.
  • Seien Sie nur dann freundlich, wenn Sie es wirklich wollen - und nicht aus Angst, einen Kunden zu verlieren.
  • Bleiben Sie sachlich, sparen Sie sich Vorwürfe und Kritik.

Muster 1: Der gute Kunde - freundlich, aber bestimmt mahnen

Wenn es sich um einen Stammkunden handelt oder um jemanden, der über Empfehlungen zu Ihnen gekommen ist, dann können Sie die erste Mahnung durchaus freundlich formulieren. Schließlich kann es ja wirklich mal passieren, dass man etwas übersieht.

Ob Sie Ihr Schreiben dabei als "Mahnung", "Zahlungsaufforderung" oder "Zahlungserinnerung" bezeichnen, spielt rechtlich keine Rolle. Entscheidend ist die Nennung eines konkreten Zahlungstermins.

Den ganzen Schnickschnack wie "ist sicher Ihrer Aufmerksamkeit entgangen" können Sie sich allerdings sparen. Egal wie Sie es weich formulieren: Sie wissen eh nicht, wie der Kunde gerade diese oder jene Formulierung aufnimmt.

Freundlich, aber bestimmt, klingt es hingegen so:

MUSTER

An

Herrn Max Musterkunde

....

Zahlungserinnerung: Unsere Rechnung vom 10.09.2011

(Rechnungsnummer: ...)

Sehr geehrter Herr Musterkunde,

gerne haben wir in Ihrem Auftrag am 10.09.2011 Ihre Heizungsanlage repariert.

Leider haben Sie bisher noch nicht unsere entsprechende Rechnung vom 11.09.2011, Rechnungsnummer ... , über einen Betrag von .... Euro beglichen.

Bitte überweisen den Betrag bis zum ... auf unser Konto ....

Für Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen

...

Fall 2: Sie wollen einfach nur zügig Ihr Geld? Dann reden Sie Klartext!

Handelt es sich um einen Neukunden, von dem Sie sich für die Zukunft nicht viel versprechen? Oder um einen Kunden, der vor oder während der Arbeiten schon unangenehm aufgefallen ist? Dann können Sie die Mahnung noch etwas kürzer halten:

MUSTER

An

Herrn Max Musterkunde

....

Mahnung: Unsere Rechnung vom ...

(Rechnungsnummer: ...)

Sehr geehrter Herr Musterkunde,

wir haben am 10.09.2011 die von Ihnen in Auftrag gegebene Leistung ordnungsgemäß erbracht.

Unsere Rechnung für diese Leistung vom 11.09.2011, Rechnungsnummer ..., über den Betrag von .... EUR haben Sie bisher nicht beglichen.

Überweisen Sie den genannten Betrag bitte bis zum ... auf unsere Konto ....

Mit freundlichen Grüßen

....

Hinweis: Das "bitte" in diesem Brief können Sie auch gut und gerne weglassen, aber durch das kleine Wörtchen "bitte" an genau dieser Stelle kommen Sie einem auf Ärger gepolten Kunden gerade das notwendige Stückchen entgegen, ohne wie ein Bittsteller zu wirken.

Zweite Mahnung - die letzte Chance für Ihren Kunden

Ihr Kunde reagiert nicht auf Ihre Zahlungserinnerung oder Mahnung? Dann sollten Sie jetzt eigentlich rechtliche Schritte einleiten. Berechtigt sind Sie dazu nämlich.

Das liegt aber nicht jedem Unternehmer. Wenn Sie dem Kunden noch eine zweite Chance geben wollen, sollten Sie ihm das zumindest deutlich machen. Verzichten Sie dabei auf überflüssige Formulierungen, einen bettelnden Tonfall oder Beschuldigungen.

Machen Sie dem Empfänger lieber klar, welche Schritte Sie einleiten werden - möglichst konkret, das beeindruckt mehr als ein vage gehaltenes "Sonst behalte ich mir weitere Schritte vor".

MUSTER

An

Herrn Max Musterkunde

....

2. Mahnung: Unsere Rechnung vom ...

(Rechnungsnummer: ...)

Sehr geehrter Herr Musterkunde,

wir haben am 10.09.2011 die von Ihnen in Auftrag gegebene Leistung ordnungsgemäß erbracht.

Sie haben bisher weder auf unsere Rechnung vom ...., Rechnungsnummer ..., reagiert, noch auf unsere Mahnung vom ....

Sollte der Rechnungsbetrag nicht bis zum ... auf unserem Konto eingegangen sein, dann werden wir den Betrag gerichtlich einklagen / die Rechnung an ein Inkassounternehmen weitergeben .... Dadurch entstehende zusätzliche Kosten gehen zu Ihren Lasten.

Mit freundlichen Grüßen

...

Weitere Infos zum Thema:

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