Mustervorlagen für Ihre Mahnschreiben
Wie findet man den richtigen Ton im Mahnschreiben? Ob Sie einen guten Kunden nicht verschrecken oder einfach nur Ihr Geld wollen: Klartext hilft.
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Wie findet man den richtigen Ton im Mahnschreiben? Ob Sie einen guten Kunden nicht verschrecken oder einfach nur Ihr Geld wollen: Klartext hilft.
Eigentlich sollte es dem Kunden unangenehm sein, dass er Sie auf Ihr Geld warten lässt. Stattdessen machen sich viel öfter die Auftraggeber Sorgen, ob sie sich nicht im Ton vergreifen, wenn sie ihr Geld einfordern.
In Mahnschreiben kommt es auf fünf einfache Regeln an:
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Wenn es sich um einen Stammkunden handelt oder um jemanden, der über Empfehlungen zu Ihnen gekommen ist, dann möchten Sie das Mahnschreiben freundlich und klar formulieren. Schließlich kann es ja wirklich mal passieren, dass man etwas übersieht.
Ob Sie Ihr Mahnschreiben dabei als „Mahnung“ oder „Zahlungsaufforderung“ bezeichnen, spielt rechtlich keine Rolle. „Zahlungserinnerung“ sollten Sie jedoch nicht ins Betreff schreiben – rechtlich wäre das zwar auch in Ordnung, doch warum so freundlich?
Den ganzen Schnickschnack wie „ist sicher Ihrer Aufmerksamkeit entgangen“ können Sie sich ebenfalls sparen. Egal, wie weich Sie es formulieren: Sie wissen eh nicht, wie der Kunde gerade diese oder jene Formulierung aufnimmt.
Freundlich und bestimmt klingt es hingegen so:
MUSTER
An
Herrn Max Musterkunde
....
Mahnung: Unsere Rechnung vom 12.04.2021
(Rechnungsnummer: ...)
Sehr geehrter Herr Musterkunde,
gerne haben wir in Ihrem Auftrag am 09.04.2021 Ihre Heizungsanlage repariert.
Leider haben Sie bisher noch nicht unsere entsprechende Rechnung vom 12.04.20251, Rechnungsnummer ... , über einen Betrag von .... Euro beglichen.
Bitte überweisen Sie den Betrag bis spätestens zum DATUM auf unser Konto.
Wir weisen Sie darauf hin, dass Sie sich nach Fristablauf in Verzug befinden und dann durch die weitere Betreuung durch unseren Rechtsbeistand weitere Kosten auf Sie zukommen.
Für Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen
Handelt es sich um einen Neukunden, von dem Sie sich für die Zukunft nicht viel versprechen? Oder um einen Auftraggeber, der vor oder während der Arbeiten schon unangenehm aufgefallen ist? Dann können Sie die Mahnung noch kürzer halten:
MUSTER
An
Herrn Max Musterkunde
....
Mahnung: Unsere Rechnung vom 12.04.2021
(Rechnungsnummer: ...)
Sehr geehrter Herr Musterkunde,
wir haben am 09.04.2021 die von Ihnen in Auftrag gegebene Leistung ordnungsgemäß erbracht.
Unsere Rechnung für diese Leistung vom 12.04.2021, Rechnungsnummer ..., über den Betrag von .... EUR haben Sie bisher nicht beglichen.
Überweisen Sie den genannten Betrag bitte bis zum ... auf unsere Konto ....
Wir weisen Sie darauf hin, dass Sie sich nach Fristablauf in Verzug befinden und dann durch die weitere Betreuung durch unseren Rechtsbeistand weitere Kosten auf Sie zukommen.
Mit freundlichen Grüßen
....
Tipp: Das Wörtchen „bitte“ in diesem Brief könnten Sie weglassen. Doch mit dem „bitte“ an dieser Stelle kommen Sie einem auf Ärger gepolten Kunden gerade noch das notwendige Stückchen entgegen, damit er überweist, statt auf Konfrontation zu gehen.
Sie sind eher der Typ „zweite und dritte Mahnung“ und wollen guten Stammkunden nicht sofort mit Rechtsbeistand und Folgekosten auf die Füße treten?
Wenn Sie einem guten Kunden noch eine zweite Chance geben wollen, sollten Sie ihm das zumindest deutlich machen. Verzichten Sie dabei auf einen bettelnden Tonfall oder Beschuldigungen.
Setzen Sie lieber eine sehr kurze Frist. Und machen Sie dem Empfänger lieber klar, welche Schritte Sie einleiten werden – möglichst konkret, das beeindruckt mehr als ein vage gehaltenes „Sonst behalte ich mir weitere Schritte vor“.
MUSTER
An
Herrn Max Musterkunde
....
Letzte Mahnung: Unsere Rechnung vom 12.04.2021
(Rechnungsnummer: ...)
Sehr geehrter Herr Musterkunde,
wir haben am 09.04.2021 die von Ihnen in Auftrag gegebene Leistung ordnungsgemäß erbracht.
Sie haben bisher weder auf unsere Rechnung vom ...., Rechnungsnummer ..., reagiert, noch auf unsere Mahnung vom ....
Sollte der Rechnungsbetrag nicht bis zum ... auf unserem Konto eingegangen sein, werden wir den Betrag gerichtlich einklagen / die Rechnung an ein Inkassounternehmen übergeben .... Dadurch entstehende zusätzliche Kosten gehen zu Ihren Lasten.
Mit freundlichen Grüßen
….
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