Aufbewahrungsfristen 2026: Welche Unterlagen können weg?

Im Keller und auf der Festplatte stapeln sich die Steuerunterlagen? Dann wird es Zeit, gründlich auszumisten. Doch was darf weg, und was müssen Sie behalten? Hier die wichtigsten Fragen und Antworten:

Was muss ich wie lange aufbewahren?

Die Aufbewahrungsfristen hängen von der Art der Unterlagen ab:

• 10 Jahre: Jahresabschlüsse, Kassenbücher, Rechnungseingangs- und -ausgangsbücher, Inventare, Lageberichte und Eröffnungsbilanzen. Hinzu kommen Arbeitsanweisungen, Handbücher, Protokolldateien und Verfahrensdokumentation für elektronische Kassensysteme und digital erhaltene Unterlagen.
• 8 Jahre: Buchungsbelege wie Rechnungen, Quittungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Zahlungsbelege – alles, was als Buchungsgrundlage dient. Bei E-Rechnungen sollten Sie auch die Validierungsberichte so lange aufbewahren.
• 6 Jahre: Handels- oder Geschäftsbriefe (außer Rechnungen) und andere steuerrelevante Unterlagen, etwa Angebote mit Auftragsfolgen, Mahnungen, Versicherungsschreiben und steuerlich relevante E-Mails. Auch steuerlich relevante E-Mails gehören zu den Handels- und Geschäftsbriefen.

Welche Unterlagen darf ich 2026 vernichten?

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem Sie ein Dokument empfangen, erstellt oder zuletzt bearbeitet haben (§ 147 Abs. 4 AO).

Ein Beispiel: Sie haben den Jahresabschluss 2015 im Februar 2016 erstellt. Die Frist beginnt am 1. Januar 2017 und endet nach zehn Jahren am 31. Dezember 2026. Ab dem 1. Januar 2027 dürfen Sie diesen Jahresabschluss entsorgen.

2026 können Sie folgende Unterlagen vernichten:

• 10-Jahres-Frist: Jahresabschlüsse, Bücher, Inventare usw., die bis zum 31. Dezember 2015 erstellt oder bearbeitet wurden.
• 8-Jahres-Frist: Buchungsbelege, die bis zum 31. Dezember 2017 erstellt oder bearbeitet wurden.
• 6-Jahres-Frist: Alle anderen Unterlagen, die bis zum 31. Dezember 2019 erstellt oder bearbeitet wurden.

Warum ist eine längere Aufbewahrung sicherer?

Im Zweifel sollten Sie Unterlagen mindestens zehn Jahre aufbewahren. Dafür gibt es gute Gründe:

• Das Aussortieren nach sechs, acht und zehn Jahren ist mühsam und fehleranfällig. Schnell landen Unterlagen im Müll, die eigentlich länger aufbewahrt werden müssten.
• Außerdem hat das Bundesfinanzministerium die 8-Jahres-Frist eingeschränkt: Umsatzsteuerliche Aufzeichnungen müssen weiterhin zehn Jahre aufbewahrt werden.

Welche Ausnahmen von der Aufbewahrungsfrist gibt es?

Die 10-jährige Frist gilt nur, wenn der Steuerbescheid bestandskräftig ist. Ein „vorläufiger“ Bescheid (§ 165 AO) wird erst bestandskräftig, wenn das Finanzamt ihn für endgültig erklärt oder die vierjährige Festsetzungsfrist abläuft. Diese Frist kann sich verlängern, etwa bei Rechtsstreitigkeiten mit dem Finanzamt oder einem Steuerstrafverfahren.

Auch eine Betriebsprüfung kann die Frist verlängern: Hat das Finanzamt zum Beispiel noch vor dem 31. Dezember 2025 eine Außenprüfung für das Jahr 2015 angekündigt, dürfen Sie die Unterlagen nicht entsorgen – auch dann nicht, wenn die 10-jährige Frist am 1. Januar 2026 abgelaufen wäre.

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