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Nicht jeder Auftrag rechnet sich: Erst wenn Sie pro Stunde mehr als die Preisuntergrenze erzielen, machen sie Gewinn.

Kalkulation mit der Preisuntergrenze

Welche Aufträge lohnen sich für Ihren Betrieb?

Nicht jeder Auftrag rechnet sich für Ihren Handwerksbetrieb. 3 Zahlen sollten Sie kennen, um unrentable Angebote auszusortieren.

  • Mit Hilfe der Preisuntergrenze finden Sie heraus, ob sich ein Auftrag für Ihren Handwerksbetrieb rechnet. Denn diese Kennzahl verrät Ihnen, wie viel Umsatz  Sie pro Stunde mindestens erzielen müssen, damit Sie keinen Verlust machen.
  • Ermitteln Sie zunächst Ihre Kosten und produktiven Stunden. Mit diesen Zahlen errechnen Sie die Preisuntergrenze.
  • Bei der Nachkalkulation finden Sie mit Hilfe der Preisuntergrenze heraus, ob Sie bei einem Auftrag Verlust oder Gewinn gemacht haben.

Ein volles Auftragsbuch verschafft Ihnen eine gewisse Sicherheit. Trotzdem ist es keine Garantie dafür, dass es in Ihrem Betrieb wirtschaftlich rund läuft. Das hängt davon ab, ob sich die Aufträge finanziell rechnen. Ob das der Fall ist, finden Sie laut Unternehmensberater Martin Herber leicht heraus, wenn Sie die Preisuntergrenze Ihres Betriebs kennen: „Wenn Sie bei einem Auftrag nicht mindestens die Preisuntergrenze erreichen, zahlen Sie darauf“, sagt der Berater, der für seine „Bierdeckel-Kalkulation“ bekannt ist.

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So ermitteln Sie Ihre in drei Schritten Preisuntergrenze

Um die Preisuntergrenze für Ihren Betrieb zu ermitteln, benötigen Sie laut Herber einen Überblick über die Vollkosten und die produktiven Stunden.

Schritt 1: „Die Vollkosten sind sämtliche Kosten, die in Ihrem Betrieb anfallen“, erläutert er. Dazu gehören zum Beispiel:

  • Personalkosten,
  • Unternehmerlohn inklusive Sozialabgaben, Altersvorsorge und Steuern,
  • Sachkosten wie zum Beispiel Miete, Maschinen, Fuhrpark, Versicherungen und Steuerberater,
  • Finanzierungskosten, sofern Zinsen und Tilgungen zu begleichen sind,
  • Steuern,
  • kalkulatorische Kosten, sofern der Betrieb über ein eigenes Gebäude verfügt.

Der Material- und Fremdleistungseinkauf  gehört laut Herber nicht dazu, weil bei dieser Betrachtung nur der im Handwerksbetrieb geschaffene Eigenwert berücksichtigt wird.

Schritt 2: „Die produktiven Stunden sind die Arbeitszeit, die Sie beim Kunden abrechnen“ sagt Herber. Dazu zähle zum Beispiel die Arbeitszeit auf der Baustelle und im Büro, die mit einem Auftrag verbunden ist. Nicht berücksichtigen dürften Sie hingegen die die Stunden für das Aufräumen des Lagers, Besprechungen oder Rüstzeiten der Firmenwagen. In gut organisierten Betrieben liege der Anteil der produktiven Stunden pro Mitarbeiter nach Erfahrung von Herber meist zwischen 80 bis 90 Prozent.

Schritt 3: Mit Hilfe von Vollkosten und produktiven Stunden ermitteln Sie nun ihre Preisuntergrenze. Die Formel lautet: Preisuntergrenze = Vollkosten / Produktive Stunden. Liegt der Stundensatz bei einem Auftrag unter diesem Wert, rechnet er sich nicht.

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Vorkalkulation: Lohnt sich das Angebot?

„Bei eingehenden Angeboten können Sie mit Hilfe der Preisuntergrenze herausfinden, ob der Auftrag lukrativ für Sie ist“, sagt Herber. Dafür müsse das Angebot in der Branchensoftware kalkuliert und mit der Preisuntergrenze abgeglichen werden.

Wie das funktioniert, erläutert der Betriebswirt am Beispiel eines SHK-Betriebs mit vier Mitarbeitern, der unter anderem Solaranlagen installiert:

  1. Berechnung der Preisuntergrenze: Im Betrieb fallen pro Jahr Kosten von insgesamt 305.000 Euro an. Bei der Arbeitszeit stehen insgesamt 4.663 produktive Stunden zur Verfügung. Damit berechnen Sie die Preisuntergrenze: 305.000 /4.663 = 65 Euro. Das bedeutet: Der Betrieb macht Verluste, wenn er bei Aufträgen nach Abzug aller Kosten auf weniger als 65 Euro pro Stunde kommt. Einen Gewinn erzielt er, wenn er diesen Stundensatz übertrifft.
  2. Vorkalkulation eines Angebots: Ein Kunde möchte eine Solaranlage haben, die inklusive Arbeitsstunden 10.000 Euro kosten darf. Der Einkaufpreis für das Material beträgt 3.000 Euro. Somit liegt die mögliche Wertschöpfung bei 7.000 Euro. Um den Auftrag zu realisieren, sind voraussichtlich 100 Arbeitsstunden nötig. Die Wertschöpfung pro Stunde beträgt diesem Auftrag voraussichtlich 70 Euro (7.000 Euro / 100 Stunden). „Da die Preisuntergrenze bei 65 Euro liegt, macht der Betrieb pro Stunde ein Plus von 5 Euro, bei 100 Arbeitsstunden ergibt das einen Gewinn von 500 Euro“, erläutert der Experte.

Nachkalkulation: Hat sich der Auftrag wirklich gelohnt?

Auch wenn die Vorkalkulation auf dem Papier richtig gut aussieht, kann es sein, dass sich ein Auftrag für den Betrieb letztendlich doch nicht rechnet. Deshalb rät Herber immer zur Nachkalkulation: „Sie können nur besser werden, wenn Sie wissen, was schief gelaufen ist.“

Zurück zum Beispiel mit dem SHK-Betrieb: Das Material kostete im Einkauf 2.500 Euro und war damit 500 Euro deutlich günstiger als im Angebot. Somit liegt die mögliche Wertschöpfung bei 7.500 Euro. Allerdings benötigte das Team 125 Arbeitsstunden, um den Auftrag fertigzustellen – also 25 Stunden mehr als geplant. Die Wertschöpfung pro Stunde betrug bei dem Auftrag daher 60 Euro. Das bedeutet: Der Betrieb machte bei dem Auftrag einen Verlust von insgesamt 625 Euro.

Aus Erfahrung weiß Herber, dass es viele mögliche Gründe gibt, warum Handwerker bei einem Auftrag drauf zahlen. Dazu gehören neben Fehlern in der Kalkulation des Angebots zum Beispiel Probleme auf der Baustelle durch defektes Material oder auch die „falsche“ Zusammenstellung des Teams. „Die genaue Ursache werden Sie nur herausfinden, wenn Sie sich die Zahlen ansehen und dann auf Fehlersuche gehen“, sagt Herber.

Positionierung: Lohnen sich manche Aufträge mehr als andere?

Die Ergebnisse der Nachkalkulation lassen sich dem Betriebswirt zufolge auch nutzen, um an der Positionierung zu feilen. Denn anhand der Ergebnisse sei erkennbar, mit welchen Aufträgen ein Betrieb Geld verdient – und mit welchen nicht.

Der SHK-Betrieb aus Herbers Beispiel bietet neben Solaranlagen weitere Leistungen an. Durch die Nachkalkulation stellt er fest, dass die Wertschöpfung pro Stunde bei den einzelnen Leistungen deutlich voneinander abweicht. Bei der Wartung einer Gasheizung kommt er auf 48 Euro, beim Kundendienst auf 64 Euro und bei der Installation einer Pelletheizung auf 94 Euro. Absoluter Spitzenreiter ist die Badsanierung im Altbau mit 110 Euro. Das bedeutet: Der Betrieb macht bei Gasheizung und Kundendienst Verluste, während sich Pelletheizung und Badsanierung finanziell lohnen.

„Das Ergebnis bedeutet aber nicht zwangsläufig, dass sich der Betrieb auf Badsanierungen konzentrieren sollte“, sagt Herber. Bevor der Betrieb seine Positionierung überdenke, müsse er sich mit einer Reihe von Fragen auseinandersetzen. Zum Beispiel,

  • ob er als Heizungs- oder als Badbetrieb wahrgenommen werden möchte.
  • was er tun muss, um mehr von den lukrativen Aufträgen zu bekommen,
  • ob es genügend potenzielle Aufträge für Badsanierungen im Altbau gibt.

Egal, wie sich ein Betrieb entscheidet: „Positionierung erfordert immer Mut, und die Kalkulation kann dabei helfen, einen Betrieb zukunftsträchtig aufzustellen“, so Herber.

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