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Kommunikation

Whatsapp als Kommunikationszentrale im Betrieb – geht das?

Als App für schnelle, direkte Absprachen hat Whatsapp das Handwerk erobert. Aber der Messenger kann noch viel mehr, meint unser Experte.

Inhaltsverzeichnis

Auf einen Blick:

  • Whatsapp kann mehr sein, als nur der Messenger für die schnelle Kurznachricht.
  • Nutzen Sie Whatsapp im Büro bequem am PC, um Kundenanfragen schnell und professionell zu beantworten.
  • Mit der Festnetznummer per Whatsapp erreichbar – das geht. So können Sie Whatsapp auch zum Erstkontakt mit dem Kunden nutzen.
  • Die gebündelte Kundenkommunikation können Sie zu jedem einzelnen Projekt anlegen und archivieren. Aber Vorsicht bei GoBD-pflichtigen Inhalten: Hier gelten ähnlich wie für E-Mails besondere Dokumentationspflichten.

Dieser Artikel wurde am 01.08.2017 aktualisiert.

von Denny Gille

Kurznachrichten, Bilder und Smiley sind erst der Anfang. Wenn Sie die Stärken von Whatsapp mit ein paar Kniffen richtig ausnutzen, hat der Messenger das Zeug zur Kommunikationszentrale, sagt Schreinermeister und Digitalisierungsberater Michael Elbs. Er hat sich umfassend mit den Möglichkeiten der App befasst und bietet unter anderem gratis Webinare und Livestreams dazu an.

Der Unternehmer ist überzeugt: „Whatsapp kann E-Mail, Notizblock, Telefon und Speicherort ersetzen.“ Wie soll das gehen? Der Anfang ist in drei Schritten gemacht, verspricht der Berater.

Schritt #1: Nutzen Sie Whatsapp auch am Computer

Als Handwerksbetrieb sind Sie und Ihre Mitarbeiter an zwei wesentlichen Arbeitsorten aktiv: beim Kunden und im Büro. Während die mobile Whatsapp-Nutzung unterwegs praktisch ist, wird sie im Büro zur Hürde. Wozu Texte mühsam ins Smartphone tippen, wenn am Arbeitsplatz doch ein vollwertiger Computer mit Tastatur verfügbar ist?

Abhilfe schaffen:

  • Die Browserversionen oder Desktop-Programme von Whatsapp für Windows und Mac: Öffnen Sie eine dieser Versionen auf dem Computer im Browser oder die installierte Version, können Sie sie mit dem Smartphone verbinden. Nun werden Nachrichten mit dem Smartphone synchronisiert. Sie lassen sich vom Computer aus schreiben und empfangen aber auch kopieren, durchsuchen und weiterleiten.
  • Bequeme Messenger-Verwaltung mit Spezialprogrammen: Mit Tools wie den kostenlosen Programmen Meetfranz und Rambox lassen sich mehrere Messengerdienste wie Whatsapp, Facebook-Messenger oder Skype simultan am Computer verwalten. Am Computer nutzt Michael Elbs seine Messenger nur noch über Dienste wie diese.

Nun können Sie Ihre Whatsapp-Texte am Rechner tippen sowie Bilder, Dokumente und Screenshots einfach mit dem Messenger versenden.

Schritt #2: Ihr Whatsapp-Service für den Erstkontakt

Sie können Whatsapp von Anfang an zum Kommunikationsmittel Nummer 1 machen. Lassen Sie Kunden dafür direkt über den Messenger mit Ihnen in Kontakt treten.

Das funktioniert sogar mit Ihrer Festnetz-Nummer! Dazu installieren Sie Whatsapp auf einem zusätzlichen Gerät. Das kann ein weiteres Smartphone sein, ein Tablet oder sogar Ihr Computer*.

Geben Sie nach der Installation einfach Ihre Festnetznummer ein und bestätigen Sie die Eingabe. Whatsapp wird erkennen, dass sich an die gewählte Nummer keine SMS senden lässt und Ihnen anbieten, die Nummer per Anruf freizuschalten. Nach Ihrer Bestätigung folgt ein Anruf auf Ihre Festnetznummer, bei dem Ihnen der einzugebende Verifizierungscode durchgegeben wird. Geben Sie diesen Code im Gerät ein, fertig.

*Dazu benötigen Sie zunächst ein virtuelles Android- oder iOS-System auf dem Computer. Die Software gibt es kostenlos, zum Beispiel Bluestacks oder Youwave. Die Installation ist etwas aufwändiger (Computerbild erklärt sie für Android hier). Diese Möglichkeit wird von Whatsapp offiziell nicht unterstützt.

Rechtliches: Bevor sich Ihre Kunden nun per Whatsapp an Sie richten dürfen, werfen Sie noch einen Blick auf Ihre Pflichten nach dem Telemediengesetz.

Schritt #3: Machen Sie Whatsapp zur Kommunikationszentrale

Sie können den Messenger nun bequem mobil und im Büro nutzen und neue Kundenanfragen direkt über Whatsapp empfangen und beantworten. Damit wandelt sich Whatsapp zur Kommunikationszentrale Ihres Betriebs.

„Anstatt Angebote und Realisierungsmöglichkeiten per E-Mail zu versenden, schicken Sie sie als PDF oder Screenshot einfach über Whatsapp raus“, sagt Elbs, „der Kunde liest es schneller, reagiert in kurzer Zeit darauf und so wird meist schneller umgesetzt“.

Für ein konkretes Bauprojekt lässt sich laut Elbs eine Whatsapp-Gruppe mit dem Kunden erstellen. Alle projektspezifische Kommunikation könne über diese Gruppe laufen. Auch sei es leicht, das Projekt nach erfolgreichem Abschluss zu archivieren.

Dazu genügt ein Druck auf das Gruppenmenü oben links (drei vertikale Punkte) -> mehr – Chat per Email senden. „So erhalte ich eine Editor-Textdatei mit allen Gesprächsinhalten und gesendeten Dateien inklusive Zeitstempel.

Derzeit ist Elbs an der Entwicklung einer Software-Erweiterung beteiligt, die es erleichtern soll, Projekte über Whatsapp zu managen. Dort sollen Nutzer durch einfache Steuerbefehle besser den Überblick behalten und Whatsapp fast wie eine Organisationssoftware nutzen können. Sogar mit Schnittstelle zur Rechnungserstellung. Für diese Entwicklung sucht Michael Elbs experimentierfreudige Test-Handwerker.

Bürokratie gegen Whatsapp: Dokumentationspflichten

Ganz unvorsichtig sollten Sie die Umstellung Ihrer Kommunikation auf Whatsapp allerdings nicht angehen. Ähnlich wie bei E-Mails dürfte auch beim Messenger gelten, dass manche Nachrichten unter bestimmten Umständen GoBD-konform zu speichern sind. Hat der Inhalt die Funktion eines Handels-, Geschäftsbriefes oder Buchungsbelegs ist er entsprechend der GoBD aufbewahrungspflichtig. Dazu zählen unter anderem Aufträge, Auftragsbestätigungen, Auftragsergänzungen Rechnungen und Reklamationen. Konsultieren Sie bei Fragen zur GoBD am besten Ihren Steuerberater.

Whatsapp und der Datenschutz

Ein wichtiger Punkt bei der Whatsapp-Nutzung ist der Umgang des Messengers mit den Daten seiner Nutzer sowie Nichtnutzer. Aus den Adressbüchern seiner Nutzer sammelt der Messenger Kontakte und reicht sie an Mutterkonzern Facebeook weiter. Das ist ein ernstzunehmendes Problem, denn laut dem Datenschutzrecht dürfen Betriebe keine Kundendaten an Dritte übermitteln.

„Was Whatsapp da macht ist eine Frechheit“, sagt auch Michael Elbs. Doch laut dem Berater gibt es eine Lösung für das Problem: Um die Daten ihrer Kunden zu schützen, rät er Nutzern zur App Securecontact (bislang nur für iPhone). Sie sorgt laut Herstellerangaben dafür, dass Social-Media- und Messaging-Apps keinen Zugriff auf die Kontakte erhalten.

Skeptisch steht die Handwerkskammer Hildesheim der gewerblichen Whatsapp-Nutzung gegenüber. In ihrem Merkblatt „Smartphones im Geschäftsalltag“ rät sie von der Nutzung des Messengers ab. Als Alternative empfiehlt sie Unternehmen, auf den Betriebs-Smartphones einheitlich einen anderen Messenger-Dienst zu wählen. Als alternative Messenger nennt sie Signal, Threema (kostenpflichtig), Telegram, Wire-Messenger, Slack sowie Hip-Chat.

Zusatztipp Broadcast: die etwas andere Gruppe

Nicht jede Interaktion mit Kunden und Mitarbeitern soll zur Gruppendiskussion einladen. Wollen Sie nur wichtige Informationen oder eine Werbeaktion an mehrere Empfänger gleichzeitig versenden, nutzen Sie dafür am besten die Broadcast-Funktion von Whatsapp, empfiehlt Michael Elbs.

So lassen sich zum Beispiel Dienst- und Baustelleneinteilung an die Smartphones der Mitarbeiter schicken. „Einfach abfotografieren und an alle Mitarbeiter schicken“, sagt Elbs. Rückmeldungen von den Mitarbeitern sieht ausschließlich der Sender des Broadcast, so können keine zeitraubenden Gruppendiskussionen über Dienstpläne entstehen.

Als Marketingmittel funktioniert der Broadcast wie ein Newsletter. Achtung: Beachten Sie hierbei unbedingt die Regeln zur Zulässigkeit von Werbung.

Und was halten Sie von der Idee, Whatsapp stärker in Ihre Unternehmensprozesse einzubinden? Kommentieren Sie hier oder schreiben Sie uns eine E-Mail.

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