Wie Fehlzeiten entstehen und wie Sie gezielt gegensteuern

Häufige Erkrankungen von Mitarbeitenden sind ein Zeichen dafür, dass etwas im Betrieb nicht richtig läuft. Laut Maren Ulbrich, Beraterin für Personal- und Veränderungsprozesse, entstehen Fehlzeiten besonders dann, wenn Mitarbeitende mit der Führungskraft unzufrieden sind, ein schlechtes Arbeitsklima herrscht oder die Belastung am Arbeitsplatz nicht stimmt.

Ulbrich erläutert, welche Frühwarnzeichen es gibt und wie Unternehmer sie erkennen und frühzeitig entgegensteuern können.

Ein Fehlzeitenmanagement erleichtert den Überblick

Damit Unternehmer einen Überblick über die Fehlzeiten ihres Teams behalten, rät Ulbrich zu einem Fehlzeitenmanagement. Darin werde täglich der Krankenstand aller Mitarbeitenden protokolliert. Eine genaue Übersicht erhalten Betriebsinhaber dann, wenn sie das Protokoll mindestens über einen Zeitraum von drei Jahren führen. „Damit sind Sie in der Lage, den Krankenstand zu vergleichen“, sagt die Beraterin. Ein besonderes Augenmerk sollten Sie auf die anfallenden Krankentage von Beschäftigten legen, die ein Jahr oder kürzer im Betrieb sind. Häufen sich die Fehltage, könnten Unternehmer sofort reagieren.

Maren Ulbrich empfiehlt, sich die Fehlzeiten detailliert anzuschauen: Wie lange sind die Mitarbeitenden krank? Gibt es Regelmäßigkeiten bei der Krankmeldung? Tritt die Krankschreibung bei bestimmten Konstellationen im Team auf? „Ich schaue mir besonders die Fehlzeiten an, die über zwölf Tage dauern“, erklärt Ulbrich. Denn das sei eine Schwelle, die besorgniserregend ist.

Als Referenzwert dazu diene beispielsweise die Studie „Gesundheit im Handwerk“ der IKK classic. Darin wurden alle Daten der beschäftigten Pflicht- und freiwillig Versicherten der IKK classic aus dem Handwerk ausgewertet.

Die Ergebnisse zeigen eine durchschnittliche Krankheitsfalldauer von 12,7 Tagen. Doch die Ausfallzeit kann in den einzelnen Gewerken variieren. So haben laut IKK classic im Handwerk die Augenoptiker die wenigsten Fehltage (7,7) und die meisten Fehltage weisen die Maurer auf (im Durchschnitt 19,2 Tage).

Rückkehrern den Wiedereinstieg erleichtern

Nach einer „untypischen“ Krankenzeit sei es laut Ulrich wichtig, zeitnah nach dem Wiedereinstieg ein Rückkehrgespräch zu führen. Dabei sollte geklärt werden, welche präventiven Maßnahmen der Arbeitgeber ergreifen kann. „Führen Sie das Gespräch nicht zwischen Tür und Angel“, betont die Expertin. „Der Termin sollte geplant sein und ungefähr einen halben Tag vorher angekündet werden.“ Zudem sollte es in einer Atmosphäre stattfinden, in der sich der Mitarbeitende wohlfühlt.

Entscheidend sei es, dem Mitarbeitenden auf Augenhöhe zu begegnen und eine gewisse Fürsorge zu zeigen. Das Gespräch sollte lösungsorientiert und positiv wertschätzend sein und nicht negativ und mit Vorwürfen behaftet. Fragen Sie beispielsweise: Wie können wir dich unterstützen und fördern? Welche Hilfsmittel würden die Arbeit erleichtern? Was würde das Arbeitsumfeld verbessern?

Diese Gespräche müssten nicht ausschließlich von der Betriebsleitung geführt werden, sagt Ulbrich. Je nach Betriebsstruktur könne auch der direkte Vorgesetzte des erkrankten Angestellten übernehmen. Das kann beispielsweise bei einem Abzubildenden der Ausbildungsverantwortliche sein.

So beugen Sie Krankmeldungen vor

Ein möglicher Weg, „Krankheitsquellen“ im Betrieb zu erkennen, sind regelmäßige Check-Ups der Arbeitszufriedenheit. Das kann durch anonyme Mitarbeiterbefragungen oder qualitative Einzelgespräche erfolgen. Ist der ‚Fehler‘ gefunden, sollte er gezielt angesteuert und die Problemstellung analysiert werden, empfiehlt Ulbrich. Das können zum Beispiel sein: Falsche Belastung durch fehlende Hilfsmittel/Schulungen / Umstellung der Teams / Änderung der Tätigkeit. Die Top drei der gewünschten Gesundheitsmaßnahmen im Handwerk sind laut IKK classic– Rückentraining, Bewegungsangebote sowie Stressbewältigung und Entspannung.

Nach der Fehlersuche sollten Betriebsinhaber eine Transparenz für die Mitarbeitenden schaffen. Bei angegebenen Wünschen sollten sie Rückmeldungen zu dessen Verlauf geben. Möglich sei ebenfalls, die Ergebnisse der anonymen Mitarbeiterbefragung auszuhängen. Diese Maßnahmen steigern die Glaubwürdigkeit und erhöhen das Vertrauen in die Führung, sagt Ulbrich.

Warum gute Führung Fehlzeiten verringert

Ein weiterer Grund für einen erhöhten Krankenstand kann die Unzufriedenheit mit Führungspersonen im Betrieb sein. „Gute Führungskompetenz kann einen hohen Krankenstand verhindern“, betont die Inhaberin von „Handwerksmensch“. Um das Vertrauen zum Team aufzubauen und aufrecht zu erhalten, sei die Auseinandersetzung mit dem geschilderten Konflikt wichtig. Nur dann könnte das Problem entschärft werden.

Ulbrich rät Führungskräften, genau zu überprüfen, wie das Team aufgestellt ist: Was sind mögliche Konfliktpunkte? Wie ist der Altersunterschied? Sind die Werte wie Pünktlichkeit und Arbeitsmentalität im Einklang? Wie sieht es mit der Geschlechtergleichheit aus?

Gibt es ein Ungleichgewicht, sollten langfristige Lösungen gefunden werden. Beispielsweise das Team neu aufstellen und schauen, ob die neue Konstellation Besserung bringt. Dabei sollte ein Austausch mit dem Team stattfinden, um weitere Konflikte zu vermeiden.

Beitrag vom 30. Juli 2025, aktualisiert am 6. Oktober 2025.