Wer gegen die formalen Steuerregeln beim Schenken verstößt, verliert den Betriebsausgabenabzug.
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Steuern

Diese 5 Steuerregeln für Kundengeschenke sollten Sie unbedingt beachten!

Steuerlich günstig sind Geschenke für Kunden in keinem Fall. Machen Sie jedoch diese Fehler, steigt die Steuerlast schnell auf 60 Prozent und mehr.

Inhaltsverzeichnis

Auf einen Blick:

  • Wer Kunden Geschenke spendiert, etwa zu Weihnachten, muss sich strikt an die Steuerregeln halten. Sonst drohen Steuernachzahlungen von 60 Prozent und mehr.
  • Die wichtigsten Regeln: Halten Sie sich an die 35-Euro-Grenze pro Kunde und Jahr. Dokumentieren Sie diese in einer Liste und führen Sie in der Finanzbuchhaltung ein eigenes Konto für diese Geschenke. Denken Sie an die Pauschalsteuer von 30 Prozent.
  • Für Kleingeschenke bis zu einem Wert von 10 Euro sind die Regeln nicht so streng. Dennoch ist es sinnvoll, sie genauso zu dokumentieren wie Präsente bis 35 Euro.
  • Bei Geschenken für Mitarbeiter gelten ganz andere Grenzen.

Geschenke bereiten nicht nur Ihren Kunden und Geschäftspartnern Freude, sondern regelmäßig auch dem Finanzamt: „Für solche Geschenke gibt es strenge formale Vorschriften, deren Einhaltung ein Betriebsprüfer sehr schnell kontrollieren kann“, sagt Steuerberater Peter Stieve von der Kanzlei Gensch, Korth & Coll in Hannover. „Fehler entdeckt der Prüfer in kürzester Zeit, dann kommt er im Extremfall schon in fünf Minuten zu einem Mehrergebnis von 60 Prozent und mehr, wenn der Betrieb die Pauschalsteuer noch nicht gezahlt hat und den Betriebsausgabenabzug verliert“, warnt der Vizepräsident der Steuerberaterkammer Niedersachsen.

5 Regeln für Geschenke als Betriebsausgaben

Wer seinen Kunden mit einem Geschenk eine Freude machen will, sollte sich unbedingt an diese fünf Regeln halten. Sonst kürzt das Finanzamt die Betriebsausgaben – und das hat erhebliche steuerliche Folgen, warnt Stieve.

  1. Empfänger eingrenzen: Damit die Geschenke als Betriebsausgaben gelten, muss der Betrieb eine Geschäftsbeziehung zum Beschenkten haben. Es muss sich um einen Kunden handeln, einen Lieferanten oder einen Dienstleister.
  2. Freigrenze beachten: Als Betriebsausgaben können Sie Geschenke nur ansetzen, wenn Sie pro Kunde nicht mehr als 35 Euro netto im Jahr ausgeben. Von der Umsatzsteuer befreite Unternehmen müssen hingegen mit 35 Euro brutto rechnen, also inklusive Umsatzsteuer. Die 35 Euro können Sie für ein oder mehrere Geschenke ausgeben, zu einem oder mehreren Anlässen. Aber am Jahresende darf es in der Summe nicht mehr sein.
  3. Listen anlegen: Sie müssen eine Jahres-Liste mit allen beschenkten Kunden und den jeweiligen Geschenken führen. So behalten Sie den Überblick und das Finanzamt kann Fehler schnell entdecken.
  4. Eigene Fibu-Konten: Ebenso müssen Sie in der Finanzbuchhaltung (Fibu) zwei gesonderte Konten anlegen, eines für „Geschenke bis 35 Euro“ und ein zweites für „Geschenke über 35 Euro.“ Auch das soll für Transparenz sorgen.
  5. Pauschalsteuer zahlen: Sie müssen die Geschenke pauschal mit 30 Prozent Ertragssteuer versteuern. Würden Sie das nicht tun, könnte das Finanzamt auf die Idee kommen, von den Kunden Steuern zu verlangen.

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Beispiel-Rechnung: Wie teuer können Fehler werden?

Wer gegen die Steuerregeln für Kundengeschenke verstößt, muss mit erheblichen Mehrkosten rechnen.

Ein Beispiel: Sie schenken 100 Kunden zu Weihnachten je eine Kiste Wein zum Einkaufpreis von je 35 Euro netto. Macht 3.500 Euro, die Sie pauschal mit 30 Prozent versteuern, es werden also 1.050 Euro Ertragssteuer fällig. Im Gegenzug dürfen Sie die 3.500 Euro als Betriebsausgaben vom zu versteuernden Gewinn abziehen. „Das gleicht sich mehr oder weniger aus, einen großen Steuervorteil haben Sie von den Geschenken nicht“, sagt Stieve.

Der Fehler: Teuer wird es, wenn Sie jeder Kiste eine Grußkarte im Wert von 2 Euro beilegen. Damit überschreiten Sie die Freigrenze.

Die Folgen: Das würde Sie den Betriebsausgabenabzug kosten, Sie müssten die 3.500 Euro als Gewinn versteuern. Bei einem Steuersatz von zum Beispiel 40 Prozent wären das 1.400 Euro. Damit kosten Sie die 100 Kisten Wein insgesamt 5.950 Euro = 3.500 Euro Einkaufspreis + 1.050 Euro Pauschalsteuer + 1.400 Euro Ertragssteuer. Bei einem Steuersatz von 30 Prozent wären es immer noch insgesamt 5.600 Euro.

Den gleichen Effekt hätte es, wenn Sie die Liste der Beschenkten nicht führen oder die Geschenke nicht auf das entsprechende Konto buchen.

Vergessen Sie zudem, die Pauschalsteuer abzuführen, könnte Sie der Fiskus wegen Steuerhinterziehung anzeigen. Außerdem könnte er sich an die Beschenkten halten und von ihnen Einkommensteuer auf das Geschenk verlangen. „Ihre Kunden werden sich bedanken“, warnt Stieve.