Clever kalkulieren bei öffentlichen Ausschreibungen!

Dass öffentliche Ausschreibungen unbeliebt sind, scheint zu einem guten Teil am komplizierten Vergaberecht zu liegen. So nannten in einer handwerk.com-Umfrage 49 Prozent der Teilnehmer die mit der Vergabe verbundene Bürokratie als Hindernis. Ein wichtiger Teil dieser Bürokratie besteht aus Formblättern zur Auftragskalkulation. „Wir haben es in der Beratung immer wieder mit Handwerkern zu tun, die sich das erste Mal an einer öffentlichen Ausschreibung beteiligen und Fragen zu diesen Formblättern haben“, berichtet Matthias Lankau, Leiter der Betriebsberatung der Handwerkskammer Hannover, während eines Lehrgangs vor norddeutschen Betriebsberatern in Emden. Doch Lankau möchte Betriebe ermutigen, sich an solchen Ausschreibungen zu beteiligen. Zum einen gebe es dort für das Handwerk gerade jetzt große Chancen (s. Kasten). Zum anderen seien die Formblätter zur Auftragskalkulation nicht ganz so kompliziert, wie sie auf den ersten Blick wirken.

Warum solche Formblätter zur Auftragskalkulation?

Öffentliche Auftraggeber sollen wirtschaftlich entscheiden. Aber sie dürfen den Zuschlag nicht einfach dem billigsten Bieter erteilen, wenn dessen Gebot „unangemessen“ niedrig ist. Um die Angemessenheit eines Angebotspreises zu ermitteln, benötigen die Auftraggeber also Informationen darüber, wie der Bieter kalkuliert und wie sich sein Preis zusammensetzt.

Hier kommen drei Formulare ins Spiel, die Formblätter 221, 222 und 223, die jeder öffentliche Auftraggeber verwendet:

• Die Formblätter 221 und 222 mit „Angaben zur Kalkulation“ sollen in der Regel nur von Bietern in der engeren Wahl gefordert werden. Abgefragt werden in den Formblättern unter anderem Angaben zur Kalkulation von Löhnen, Nebenkosten, und Zuschlägen und Nachunternehmerleistungen. Der Bieter muss nicht beide ausfüllen; er kann wählen, welches Formular er verwendet.
• Das Formblatt 223 zur „Aufgliederung der Einheitspreise“ soll nur von dem Bieter angefordert werden, der für den Zuschlag vorgesehen ist. Außerdem soll eine solche Aufgliederung des Angebotspreises eigentlich erst ab einer voraussichtlichen Auftragssumme von mehr als 50.000 Euro eingefordert werden.

Riskant: Öffentliche Ausschreibungen zu schätzen statt zu kakulieren

Abschrecken lassen sollten sich Handwerker nicht von den Formblättern, sagt Matthias Lankau, der Betriebe gerne unterstützt, die erstmalig mit diesen Formularen zu tun haben. Ein sauber kalkuliertes Angebot sei mit Aufwand verbunden, aber es schaffe auch Sicherheit und Flexibilität bei der Angebotsgestaltung. „Wer seine Angebote regelmäßig kalkuliert und vielleicht sogar nachkalkuliert, wird die Zahlen für die Formblätter schnell ermitteln, auch wenn er dafür einige Größen umrechnen muss“, ist sich Lankau sicher.

Wirklich riskant sei es nur, nicht zu kalkulieren, betont Lankau: Wer das Angebot nach Erfahrungswerten abgibt, ohne Vorüberlegungen zu Zuschlägen, Nachträgen und Wagnis, macht am Ende vielleicht ein schlechtes Geschäft. Das Ziel sollte nicht sein, den Auftrag um jeden Preis zu bekommen, sondern so zu kalkulieren, dass er sich am Ende auch lohnt.

Tipp: Aufschläge strategisch kalkulieren

Lankaus Rat für Handwerker, die sich für einen öffentlichen Auftrag interessieren: Sie sollten strategisch an die Aufgabe herangehen:

• Mit Nachtragsaufträgen kalkulieren: Kommt es zu Nachträgen, ist der Betrieb an die Kalkulation gebunden. „Darum ist es sinnvoll, sich vorher Gedanken über die Preisstrategie zu machen“, sagt Lankau. Erwartet ein Handwerker zum Beispiel Nachträge mit einem höheren Materialeinsatz, dann könnte er im Angebot mit etwas höheren Materialaufschlägen kalkulieren und dafür andere Posten etwas niedriger ansetzen. Erwartet der Unternehmer hingegen Nachträge mit anderen höheren Anteilen, etwa an Gerätekosten, Nachunternehmerleistungen oder Löhnen, dann kann er diese entsprechend höher ansetzen.
• Wagnisaufschlag kalkulieren: Unternehmer sollten für ihr unternehmerisches Risiko mit einem Wagnisaufschlag kalkulieren. Das Formblatt unterscheidet hier ausdrücklich zwischen einem leistungsbezogenen und einem betriebsbezogenen Wagnis. Der leistungsbezogene Wagnisaufschlag bezieht sich auf die mit der konkreten Leistung des Auftrags verbundenen Risiken. Der betriebsbezogene Wagnisaufschlag bezieht sich auf das allgemeine unternehmerische Risiko. Diese Unterscheidung hat Folgen, falls es zu einer Auftragskündigung oder einer Masseminderung durch den Auftraggeber kommt. Denn der Vergütungsanspruch hängt in so einem Fall von den Angaben zum Wagnis ab: Das leistungsbezogene Wagnis würde ebenfalls gekürzt, das betriebsbezogene Wagnis nicht. „Hier muss man sich also genau überlegen, wie man seine Wagnisse aufteilt“, sagt Lankau.

Fünf Gründe für öffentliche Aufträge

Es gibt gute Gründe, sich gerade jetzt um solche Aufträge zu bewerben, betont Matthias Lankau von der der Handwerkskammer Hannover:

1. Preise: Höhere Preise sind derzeit leichter durchsetzbar. Viele Betriebe beteiligen sich gar nicht erst an öffentlichen Ausschreibungen, weil sie zu viel zu tun haben. Das führt laut Medienberichten dazu, dass sich auf öffentliche Aufträge teilweise nur Wenige bewerben. Unter solchen Voraussetzungen steigen die Chancen, den Zuschlag zu einem guten Preis zu erhalten.
2. Regeltreue: Wer jetzt mit einem überdurchschnittlichen Preis kalkuliert, muss auch keine Sorge haben, dass ihn ein Auftraggeber künftig von vornherein als „zu teuer“ ausschließt. Jeder Betrieb kann bei jedem neuen Auftrag mitbieten und bei jedem Gebot neu kalkulieren.
3. Zahlungsmoral: Öffentliche Auftraggeber zahlen erfahrungsgemäß vergleichsweise spät. Aber sie müssen nicht mit einem Zahlungsausfall durch Insolvenz rechnen.
4. Stabile Auftragslage: Die Auftragslage der öffentlichen Hand ist insgesamt stabiler als die der privaten Kunden. „Wir haben ein Allzeithoch bei den privaten Aufträgen – aber das wird nicht für immer so bleiben“, schätzt Lankau.
5. Keine Angst vor der Transparenz: Auch wenn Sie Ihre Kalkulation offenlegen, sollte das nicht zu Nachverhandlungen und Preisänderungen führen. Denn § 16 d Abs. 2 Nr. 2 VOB/A sieht nur vor, dass Zweifel an der Schlüssigkeit und Richtigkeit zu klären sind. Preisänderungen dürfen sich daraus eigentlich nicht ergeben.