So gut wie dieser Schreibtisch könnte auch Ihr E-Mail-Postfach organisiert sein.
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Strategie

Postfach organisieren: So besiegen Sie die E-Mail-Flut!

Die E-Mails türmen sich im Posteingang. Sie verlieren Zeit, Übersicht und machen schneller Fehler. Schluss damit! So schaffen Sie Ordnung!

Inhaltsverzeichnis

Auf einen Blick:

  • Zeitfresser überfüllte Posteingänge: Sie verhindern eine gute Arbeitsorganisation, sind Fehlerquelle und Nervfaktor.
  • Die gute Nachricht: Wer eine systematische Ordnung in seine E-Mails bringt, arbeitet nicht nur effizienter. Das richtige System nimmt Ihnen Arbeit ab und reduziert Stress, sagt Office-Coach Ina Grombach.
  • Folgende Schritte führen zu einem gut organisierten E-Mail-Postfach: Grundreinigung, Zahl der E-Mails reduzieren, eine Ordnerstruktur schaffen, feste Bearbeitungsroutinen einführen.

Newsletter, alte E-Mail-Korrespondenzen, Informationen, die irgendwann wichtig werden könnten. Und dazwischen: jede Menge aktuelle E-Mails – manche zur Kenntnis, andere zur Bearbeitung, einige komplett unwichtig. So sieht das tägliche Chaos in vielen E-Mail-Postfächern aus.

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Ina Grombach hat viele dieser Postfächer gesehen. „Wer mich ruft, hat gerne auch mal 3.000 E-Mails im Posteingang“, sagt die Trainerin. Sie hat sich mit ihrem Unternehmen Grombach Office-Coaching auf effiziente Büroorganisation spezialisiert. Als Office-Coach unterstützt sie Kunden dabei, ihre E-Mail-Postfächer professionell einzurichten und an die individuellen Bedürfnisse ihrer Betriebe anzupassen.

Die Trainerin weiß, wie Menschen, die unter einer E-Mail-Flut leiden, den Zustrom eindämmen, ihn organisieren und so Zeit sparen. Wie Sie dieses Ziel erreichen, erklärt Ina Grombach hier.

Hinweis: Einige Organisationsmöglichkeiten beziehen sich auf Funktionen, die das E-Mail-Programm Microsoft Outlook bietet, andere Dienste möglicherweise aber nicht.

Postfachpflege: Das können Sie erreichen!

20 bis 30 E-Mails landen bei Ina Grombach jeden Tag frisch im Postfach. Etwa die Hälfte davon sei relevant. „Ich sortiere alle E-Mails weg, sodass die Zahl zum Feierabend möglichst auf null sinkt“, sagt der Office-Coach. Der Vorteil ihrer Organisationsmethode: „Ich habe die Übersicht über all meine Aufgaben und die Prioritäten ihrer Bearbeitung!“

Das reduziere Stress in der täglichen Arbeit. „Weil ich stets die Übersicht wahre, kann ich keine Aufgabe vergessen“, erzählt die Trainerin. „In der Freizeit grübele ich dadurch weniger über die Arbeit nach.“ Ihr System übernehme die Organisation – das mache den Kopf frei.

Damit sollten Sie beginnen: Grundreinigung

Bevor Sie eine neue Struktur in Ihrem E-Mail-Postfach aufbauen, sollten Sie laut Ina Grombach eine Grundreinigung Ihres Posteingangs machen. Dann kann die neue Struktur sofort ihre Wirkung entfalten. Für die Grundreinigung hat die Trainerin einige Tipps parat.

Sortieren Sie Ihre E-Mails nach Absender: So können Sie beispielsweise die 100 Newsletter desselben Informationsdienstes mit einem Klick markieren und dann löschen.

Sortieren Sie Ihre E-Mails nach Datum: Sind dort sehr alte E-Mails vorhanden, können Sie diese einfach bis zu einem von Ihnen festgelegten Datum markieren und löschen.

Nutzen Sie die Archivfunktion: Sind Sie nicht sicher, was Sie gefahrlos löschen können, nutzen Sie die Archivfunktion, die verschiedene E-Mail-Programme anbieten. „Verschieben Sie die E-Mails eines Jahrgangs in einen neuen E-Mail-Ordner, den Sie zum Beispiel ‚Posteingang 2016‘ nennen“, rät Ina Grombach. In diesen Ordner werden die entsprechenden E-Mails von 2016 abgelegt. Anschließend kann der Ordner archiviert werden. Vorteil dieser Vorgehensweise bei der Archivierung: „Damit ist eine Grundordnung im Archiv gegeben, was beim Wiederfinden einer alten E-Mail hilft“, sagt die Trainerin.

Reduzieren Sie die Zahl Ihrer E-Mails

Um Ihr Postfach künftig besser zu beherrschen, rät Ina Grombach, die Zahl der eingehenden E-Mails zu verringern. Dazu können Sie mehrere Optionen prüfen, umsetzen und kombinieren.

Newsletter und Werbung: Gibt es Newsletter oder Produkt-News von Lieferanten, die Sie selten bis gar nicht lesen? „Dann bestellen Sie diese ab“, rät Grombach.

Alte Verteiler: „Einige Unternehmer rutschen durch ihre Aufträge in verschiedene Verteiler, in denen sie auch Jahre nach Projektabschluss sind“, berichtet die Trainerin. „Aus solchen Verteilern sollten Sie sich austragen lassen.“

Kommunikationskanal überprüfen: „Manche Sachverhalte lassen sich per Telefonat oder im persönlichen Gespräch besser klären, als per E-Mail“, sagt der Office-Coach. Unternehmer sollten daher überlegen, welcher Kommunikationskanal für das jeweilige Anliegen am besten geeignet ist. Für die interne Kommunikation rät Grombach, E-Mail-Alternativen wie Messenger oder auch Dokumentenmanagementsysteme zur kollaborativen Arbeit in Betracht zu ziehen.

Kommunikationsverhalten optimieren: Unvollständig geschilderte Sachverhalte und Anweisungen erzeugen Nachfragen, mahnt die Expertin für Büroorganisation. So beginne eine Kette aus Fragen und Antworten, die das Postfach flutet. Daher sollte jede E-Mail stets vollständige Informationen enthalten. „Investieren Sie lieber die Zeit eine E-Mail einmal richtig zu schreiben, statt durch unvollständige Informationen unnötige Rückfragen zu produzieren“, rät Grombach.

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