Nachkalkulation clever nutzen: Anhand der Daten können Sie auch herausfinden, welche Aufträge oder Kunden für Ihren Betrieb besonders lukrativ sind.
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Nachkalkulation clever nutzen: Anhand der Daten können Sie auch herausfinden, welche Aufträge oder Kunden für Ihren Betrieb besonders lukrativ sind.

Unternehmensfinanzierung

Effiziente Nachkalkulation: Diese Zahl sollten Sie kennen

Sie fürchten, dass die Nachkalkulation zu aufwendig ist und lassen es deshalb lieber sein? Doch es ist einfacher, als Sie denken: Eine Zahl verrät Ihnen, wo Sie stehen.

Auf einen Blick:

  • Wenn Sie herausfinden wollen, ob Sie mit einem Auftrag schwarze Zahlen schreiben, müssen Sie dafür nur den Rohertrag pro Stunde ermitteln. Für die Berechnung benötigen Sie vier Werte, eine Formel und einen Vergleichswert.
  • Die Nachkalkulation sollten Sie idealerweise für jeden Auftrag machen. Anschließend können Sie die Ergebnisse nach Belieben auswerten, um an der Ausrichtung Ihres Betriebs zu feilen.
  • Sie können auch verschiedene Aufträge miteinander vergleichen. So erfahren Sie zum Beispiel, ob Ihnen kleinere Reparaturarbeiten oder größere Projekte mehr Geld einbringen.

Wenn Sie bei Ihren Aufträgen auf die Nachkalkulation verzichten, sind Sie wie im Blindflug unterwegs: Sie wissen nicht, ob Sie mit unterm Strich Geld verdienen. Wenn es schlecht läuft, zahlen Sie sogar regelmäßig drauf und merken es nicht. Doch dieses Risiko müssen Sie nicht eingehen: „Die Nachkalkulation kann ganz einfach sein“, sagt Meike Seghorn von der Gillhaus Unternehmensberatung. „Es reicht, den Rohertrag pro Stunde zu kennen.“

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Nachkalkulation mit dem Rohertrag pro Stunde

Um den Rohertrag pro Stunde zu ermitteln, benötigen Sie laut Seghorn lediglich folgende Auftragsdaten:

  • den Nettoerlös,
  • die Kosten für das eingesetzte Material,
  • die Kosten für Fremdleistungen (zum Beispiel für Subunternehmer und Dienstleister) und
  • die eingesetzten Arbeitsstunden.

Den Rohertrag pro Stunde berechnen Sie damit wie folgt:

[Nettoerlös – (Materialeinsatz + Fremdleistungen)]/ Stunden = Rohertrag pro Stunde.

„Das Ergebnis verrät Ihnen, welchen Deckungsbeitrag Ihnen der Auftrag einbringt“, erläutert Seghorn. Das bedeutet: Sie wissen, wie viel Geld übrig bleibt, um die Kosten zu decken, die in Ihrem Betrieb sonst noch anfallen – also zum Beispiel die Kosten für Personal, Miete, Fuhrpark und Versicherungen. Um herauszufinden, ob Sie rentabel arbeiten, brauchen Sie noch einen Vergleichswert. „Hilfreich ist es deshalb, wenn Sie die Kosten pro Stunde Ihres eigenen Betriebs kennen“, sagt die Unternehmensberaterin. Aber auch ein Vergleich mit Branchenwerten könne schon viel Erkenntnis bringen.

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Nicht jeder Auftrag rechnet sich. Hier verrät Michael Christmann, wie er es geschafft hat, die Zahl nicht lohnender Projekte deutlich zu senken.
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Welchen Rohertrag benötigen Sie pro Stunde?

Sie kennen für Ihren Betrieb die produktiven Stunden des Vorjahres? Dann können Sie laut Seghorn auch ermitteln, welchen Rohertrag Sie pro Stunde erwirtschaften müssen. Bei der Berechnung gehen Sie wie folgt vor:

[(Personal- und Fixkosten des Vorjahres) + gewünschter Jahresgewinn]/ Anzahl der eingesetzten Produktivstunden = benötigter Rohertrag pro Stunde

Hinweis: „Sofern sich keine erheblichen Veränderungen auf Kostenseite ergeben haben, kennen Sie Ihren benötigten Rohertrag pro Stunde“, sagt die Unternehmensberaterin. Diesen Wert können Sie nun mit dem Rohertrag pro Stunde vergleichen, den Sie bei der Nachkalkulation Ihres Auftrags ermittelt haben.

Wenn Sie unzufrieden mit dem Ergebnis sind, können Sie auf Fehlersuche gehen. Vielleicht haben Sie das Angebot falsch kalkuliert? Gab es Probleme auf der Baustelle? Oder hätten Sie den Auftrag überhaupt nicht annehmen dürfen, weil er gar nicht zu ihrem Betrieb passt?

Unternehmensberaterin Meike Seghorn empfiehlt Unternehmern aus der Nachkalkulation möglichst viel herauszuholen und die Daten auszuwerten.
Foto: Unternehmensberatung Gillhaus / Stefanie Peters
Unternehmensberaterin Meike Seghorn empfiehlt Unternehmern aus der Nachkalkulation möglichst viel herauszuholen und die Daten auszuwerten.

Welche Erkenntnisse liefert die Nachkalkulation noch?

Wenn Sie Ihre Aufträge konsequent nachkalkulieren, kennen Sie den Rohertrag pro Stunde für jeden Auftrag und das können Sie nutzen: „Werten Sie die Daten konsequent aus“, empfiehlt Seghorn. Zum Beispiel können Sie verschiedene Aufträge miteinander vergleichen und Antworten auf folgende Fragen finden:

  • Ist der Rohertrag pro Stunde bei kleinen oder großen Projekte höher?
  • Sind Aufträge von Privatkunden oder Gewerbekunden lukrativer?
  • Bringen Ihnen Aufträge für Steildächer oder Flachdächer mehr ein?
  • Mit welchem Architekten lohnt sich die Zusammenarbeit am meisten?

Durch die Vergleiche erfahren Sie, welche Aufträge und welche Kunden für Ihren Betrieb besonders attraktiv sind. „Dieses Wissen können Sie nutzen, um die Ausrichtung Ihres Betriebs zu steuern“, sagt die Unternehmensberaterin.

Tipp: Selbst wenn Sie fest davon überzeugt sind, dass Sie mit großen Projekten besonders viel Geld verdienen, sollten Sie nicht auf die Auswertung verzichten. „Es kann durchaus sein, dass Ihr Gefühl nicht stimmt und dass kleinere Projekte viel lukrativer sind“, betont Seghorn.

Vergleich mit dem Wettbewerb – das müssen Sie beachten

Sie können Ergebnisse der Nachkalkulation auch nutzen, um sich mit anderen Betrieben zu vergleichen. „So finden Sie heraus, ob Sie besser oder schlechter als die Konkurrenz wirtschaften“, sagt die Unternehmensberaterin.

Für den Betriebsvergleich brauchen Sie allerdings Daten von anderen Betrieben. Laut Seghorn können Sie sich solche Datensätze kaufen, zum Beispiel Landes-Gewerbeförderungsstelle des nordrhein-westfälischen Handwerks (LGH). Wichtig ist aber, dass die Lohnstrukturen vergleichbar sind“, betont Seghorn.

Beispiel: Sie führen einen Elektrobetrieb in Niedersachsen und wollen sich mit anderen Elektrobetrieben vergleichen. Laut Seghorn können Sie durchaus Daten aus Nordrhein-Westfalen für den Betriebsvergleich nutzen, weil die Lohnstrukturen in beiden Bundesländern ähnlich sind. Problematisch wäre es hingegen, wenn Sie nur Daten aus Bayern mit denen aus Brandenburg vergleichen wollen, hier sind die Kostenstrukturen zu verschieden.

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Wann ist der beste Zeitpunkt für die Nachkalkulation?

Seghorn empfiehlt, die Nachkalkulation bei jedem Auftrag zu machen – am besten bevor die Rechnung für den Kunden erstellt wird. „Wenn das Ergebnis der Nachkalkulation nicht gut ist, haben Sie noch die Möglichkeit gegenzusteuern“, betont die Unternehmensberaterin. In solchen Fällen können Sie zum Beispiel Folgendes prüfen:

  • Haben Sie bei der Berechnung irgendetwas vergessen?
  • Sind Nachträge möglich, weil Sie auf der Baustelle zusätzliche Leistungen für den Kunden erbracht haben?

Sobald der Kunde die Schlussrechnung hat, können Sie solche Fehler nicht mehr korrigieren und schlimmstenfalls lassen Sie viel Geld liegen. Laut Seghorn ist die Nachkalkulation bei großen Aufträgen deshalb besonders wichtig

Tipp: „Bei großen Aufträgen ist eine begleitende Nachkalkulation sinnvoll“, sagt die Unternehmensberaterin. Wer die Zahlen schon während der Auftragsabwicklung im Blick habe, sehe rechtzeitig, wenn die Kosten aus dem Ruder laufen Voraussetzung für die begleitende Nachkalkulation sei allerdings, dass Materialeinsatz, Fremdleistungen und Arbeitsstunden auftragsbezogen erfasst sind.

Warum die Nachkalkulation mit Softwareprogrammen tückisch ist

Die Nachkalkulation können Handwerker oft auch über ihr Softwareprogramm machen. Die Ergebnisse sind aber meist nicht aussagekräftig, sagt die Unternehmensberaterin. Das Problem: In den Programmen sind Formeln für die Berechnung hinterlegt. Für die automatische Nachkalkulation werden deshalb ganz bestimmte Zahlen erforderlich. „Oft sind die Daten aber nicht perfekt gepflegt und die Programme liefern Handwerkern dann kein korrektes Ergebnis“, weiß Seghorn aus Erfahrung.

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