- Prüfen Sie genau, ob ein Wechsel wirklich nötig ist: Ist der Wechselgrund ein Konflikt, versuchen Sie erst einmal, diesen durch Gespräche mit ihrem alten Steuerberater zu lösen.
- Betriebliche Umstrukturierungen auf der einen oder anderen Seite sind ein Grund, sich jemand anders zu suchen. Handwerksbetrieb und Steuerkanzlei sollten von der Organisationsstruktur zueinander passen.
- Alle Steuerberater sind an eine Gebührenordnung mit wenig Ermessensspielraum gebunden. Sie müssen mit ähnlichen Preisen rechnen.
- Die „Chemie“ muss stimmen mit ihrem neuen Steuerberater. Nutzen Sie die Chance auf ein Kennenlern-Gespräch.
- Ein neuer Steuerberater sollte am besten erst nach Abschluss laufender Aufträge tätig werden.
- Sobald Sie seine Rechnungen bezahlt haben, muss der alte Steuerberater Ihre Unterlagen herausgeben.
- Meistens regeln die Steuerberater Übergaben in kollegialer Art und Weise. Das betrifft auch die Überschreibung der Empfangsberechtigung beim Finanzamt.
1. Ein Steuerberaterwechsel sollte nur aus gutem Grund erfolgen
Isabel Klocke vom Bund der Steuerzahler Deutschland warnt vor zu schnellen Wechseln aus gefühlsmäßigen Gründen wie Ärger oder Enttäuschung. „Versuchen Sie zunächst, Konflikte direkt anzusprechen und zu lösen.“ Als Beispiel nennt sie eine hohe Rechnung. „Statt sie zähneknirschend zu bezahlen und dann zu einem anderen Büro zu gehen, bitten Sie ihn um eine Erläuterung.“ Vielleicht ist die Rechnung nur falsch ausgestellt und alles klärt sich auf.
Rechtsanwalt Knut Henze, Hauptgeschäftsführer der Steuerberaterkammer Schleswig-Holstein, ergänzt: „Auch bei einer nachgewiesenen Fehlberatung sollten Sie dem Steuerberater die Möglichkeit der Nachbesserung einräumen.“
Gute Gründe für einen Wechsel sind laut Klocke betriebliche Umstrukturierungen. Das gelte in beide Richtungen. „Wenn Ihre Kanzlei immer mehr Konzerne betreut und sich international ausrichtet, könnte ein anderer Steuerberater besser zu Ihnen passen.“ Nach ihrer Einschätzung fühlen sich kleine familiengeführte Betriebe meistens auch bei ähnlich strukturierten Kanzleien wohl, wo zum Beispiel noch der Namensgeber persönlich berät.
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2. Bei den meisten Steuerberatern erwarten Sie ähnliche Konditionen
Steuerberater Gerfried Tebben aus dem Vorstand der Steuerberaterkammer Schleswig-Holstein warnt davor, Honorare in den Vordergrund von Wechsel-Überlegungen zu stellen. „Wir rechnen alle nach der Steuerberatervergütungsverordnung ab.“ Nur bei den Rahmengebühren gebe es einen Ermessensspielraum. „Der genaue Satz ist beispielsweise abhängig von Umfang, Schwierigkeitsgrad sowie den Einkommens- und Vermögensverhältnissen des Mandanten.“ So könne ein Wechsel auch zu höheren Kosten führen.
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3. Nutzen Sie mehrere Kanäle, um einen passenden Steuerberater zu finden
Die Internetseite, Branchenbucheinträge und Werbeanzeigen spiegeln einen ersten Eindruck der Fachkenntnisse und Schwerpunkte von Steuerberatern. Doch diese Informationen reichen nicht aus als Grundlage für eine neue Geschäftsbeziehung.
Zusätzlich sollten Sie Ihre Kontakte zu anderen Handwerksbetrieben nutzen. Wenn ein anderer Betriebsinhaber bereits gute Erfahrungen mit einer Kanzlei gemacht hat, könnte sie auch eine gute Anlaufstelle für Sie sein. „Empfehlungen von Innungskollegen sind vorgefiltert und deshalb aussagekräftiger als Werbeanzeigen“, sagt Tebben.
Haben Sie durch Recherchen Steuerberater gefunden, die infrage kommen könnten? Dann ist es wichtig, dass die Chemie zwischen Ihnen dem Neuen stimmt. Denn es soll ja ein Vertrauensverhältnis entstehen. Manche Kanzleien bieten deshalb Kennenlern-Termine für mögliche neue Mandanten an. Klocke: „Auch ein Tag der offenen Tür oder eine Veranstaltung können Gelegenheiten bieten, miteinander ins Gespräch zu kommen.“ Achten Sie darauf, ob Ihr Gegenüber sich Zeit für Sie nimmt und auf Ihre Anliegen eingeht.
4. Wechseln Sie erst nach abgeschlossenen Aufträgen
Klocke rät dazu, den Wechsel gut zu planen und dem aktuellen Steuerberater gegenüber mit offenen Karten zu spielen. „Statt alles auf einmal zu beenden, ist die schrittweise Umstellung oft besser.“ Als Beispiel nennt sie Lohnabrechnungen, die vielleicht zunächst noch weitergeführt werden könnten. „Es nützt Ihnen wenig, wenn Sie Ihren alten Steuerberater zwar los sind, aber Ihre Leute keine Lohnabrechnung bekommen.“
Sinnvoll sei eine Veränderung zum neuen Jahr. Henze: „Insbesondere bei Lohnabrechnungen ist der Wechsel einfacher.“ Es sei meistens gut, Arbeiten auch von demjenigen beenden zu lassen, der sie begonnen hat. Das gelte allerdings nur dann, wenn das Geschäftsverhältnis nicht vollkommen gestört ist.
Vertraglich geregelte Kündigungsfristen sind Henzes Einschätzung nach in der Regel unwirksam. „Steuerberatungsverträge basieren auf gegenseitigem Vertrauen. Deshalb räumt der Gesetzgeber beiden Seiten eine Kündigungsmöglichkeit zu jeder Zeit ein.“
5. Sorgen Sie mit für eine faire Übergabe
Viele Steuerkanzleien haben Checklisten für neue Mandanten, was bei einem Wechsel zu beachten ist. Fragen Sie danach, damit Sie wissen, was genau erforderlich ist. Tebben betont, dass die meisten Steuerberater kollegial miteinander umgehen, wenn einer den Mandanten des anderen übernimmt: Sie würden sich über alle Vorgänge abstimmen und für eine reibungslose Stabübergabe sorgen.
„Das bezieht die Übermittlung von elektronischen und papierförmigen Unterlagen ein.“ Auch um die Meldung beim Finanzamt, was die Empfangsberechtigung von Steuerinformationen betrifft, würden sie sich kümmern.
Von „Strafaktionen“ wie dem Aussetzen der Bezahlung von Rechnungen des alten Steuerberaters rät Rechtsanwalt Henze dringend ab. „Sofern alle Rechnungen bezahlt sind, müssen Unterlagen und Daten unmittelbar herausgegeben beziehungsweise übertragen werden. Es besteht dann kein Zurückbehaltungsrecht.“ Es handele sich in diesem Fall um kein Druckmittel, sondern um einen berechtigten gesetzlichen Anspruch. „Die Leistung, die Sie erhalten haben, müssen Sie bezahlen. Es ist dasselbe wie im Handwerk.“
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