- Wenn Sie nicht im Betrieb sind und keine E-Mails abrufen können oder wollen, sollten Sie eine Abwesenheitsnotiz einrichten.
- Sie enthält die wichtigsten Informationen: Wie lange sind Sie nicht da, wer ist Ihre Vertretung und wie ist sie zu erreichen?
- Hier finden Sie fünf Musterformulieren für Ihre Abwesenheitsnotiz.
Der Urlaub beginnt, alles ist vorbereitet. Nur noch schnell im Mailprogramm eine Abwesenheitsnotiz einrichten: Damit Sie sich nicht den Kopf zerbrechen müssen, haben wir für Sie fünf Musterformulierungen vorbereitet. Wir wünschen einen schönen Urlaub!
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1. Abwesenheitsnotiz bei Betriebsferien
Sie schließen Ihren Betrieb im Sommer für zwei Wochen? Dann sollten nicht nur Sie, sondern alle Mitarbeiter eine Abwesenheitsnotiz einrichten. So könnte sie lauten:
Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für Ihre Nachricht. Unser Betrieb ist bis einschließlich xx.yy.20zz wegen Betriebsferien geschlossen, deshalb können wir Ihr Anliegen jetzt nicht bearbeiten. Bitte haben Sie ein bisschen Geduld, wir melden uns nach dem xx.yy.20zz bei Ihnen.
(Falls Sie einen Vertretungsbetrieb haben: In dringenden Notfällen melden Sie sich bitte unter Handynummer 0123/45678 bei der Firma XYZ, die uns in solchen Fällen kompetent vertritt.)
Mit freundlichen Grüßen
Oder wenn Sie es lieber etwas herzlicher möchten:
Liebe Kundinnen und Kunden,
vielen Dank für Ihre Nachricht. Wir machen bis einschließlich xx.yy.20zz Betriebsferien. Leider können wir uns in dieser Zeit nicht um Ihr Anliegen kümmern. Sobald wir wieder da sind, werden wir uns erholt bei Ihnen melden.
(Falls Sie einen Vertretungsbetrieb haben: In dringenden Notfällen melden Sie sich bitte unter Handynummer 0123/45678 bei der Firma XYZ, die uns in diesen Fällen kompetent vertritt.)
Viele Grüße
Urlaubsvertretung: So machen Sie Kunden glücklich
2. Nur Sie sind im Urlaub
Mit der Abwesenheitsnotiz wollen Sie darüber informieren, dass Sie in den nächsten Wochen nicht per Mail erreichbar sind. Wer ein dringendes Anliegen hat, kann sich an Ihre Vertretung wenden. Dann könnte Ihre Abwesenheitsnotiz wie folgt lauten:
Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin bis einschließlich xx.yy.20zz im Urlaub und kann keine E-Mails empfangen. Ihre Nachricht wird nicht weitergeleitet und nicht gelesen. Bitte wenden Sie sich deshalb in dringenden Fälle an Frau Mia Vertretung, Tel.: 0123 4559, E-Mail vertretung@betrieb.de
Mit freundlichen Grüßen
Auch hier geht es natürlich ein bisschen herzlicher:
Guten Tag,
vielen Dank, dass Sie mir schreiben. Ich bin bis einschließlich xx.yy.20zz im Urlaub und habe keinen Zugriff auf meinen Posteingang.
Während meiner Abwesenheit hilft Ihnen gern meine kompetente Kollegin Mia Vertretung weiter. Sie erreichen sie per E-Mail unter vertretung@betrieb.de und per Telefon: 01234 56789.
Persönlich werde ich Ihre Mail frühestens am XX.YY. beantworten können. Sie wird nicht automatisch weitergeleitet.
Mit bestem Gruß
3. Abwesenheit ohne Angabe von Gründen
Sie machen nicht gern viele Worte und dass Sie im Urlaub sind, geht ohnehin niemanden etwas an? Dann können Sie sich kurz fassen.
Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für Ihre Nachricht. Leider bin ich bis einschließlich xx.yy.20zz nicht im Büro. Da Ihre E-Mail nicht weitergeleitet wird, wenden Sie sich in dringenden Fällen an Frau Mia Vertretung (vertretung@betrieb.de, 0123/456 789).
Mit freundlichen Grüßen
Ob formell oder etwas kollegialer - wichtig ist, dass alle, die sich per Mail an Sie wenden, die wichtigsten Informationen finden: Wie lange ist der Ansprechpartner nicht erreichbar, wer hilft mir in der Zwischenzeit und wie erreiche ich diese Person?
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