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Nicht bezahlte Rechnungen schneller eintreiben: Wer Kunden zu viel Zeit lässt, riskiert empfindliche Ausfälle.

Unternehmensfinanzierung

9 clevere Tipps, wenn Kunden nicht pünktlich zahlen

Ein Kunde hat die Rechnung nicht bezahlt? Diese Inkasso-Expertin verrät ihre besten Tipps und Tricks, wie Sie jetzt schnell an Ihr Geld kommen!

  • Wenn ein Kunde die Rechnung nicht bezahlt, spielt Zeit eine große Rolle: Je geduldiger Sie als Auftragnehmer sind, desto länger müssen Sie warten. Umso mehr sinkt die Zahlungsbereitschaft der Kunden.   Umso größer ist das Risiko, dass Sie am Ende leer ausgehen.
  • Wie lange Sie auf Ihr Geld warten, hängt zum Teil von Ihnen ab: Gerichtliche Mahnverfahren und Pfändung dauern Monate. Beschleunigen können Sie das Verfahren jedoch vorher schon: Indem Sie bei Auftragsvergabe die richtigen Infos abfragen, kurze Zahlungsziele setzen und bei Verzug zügig und gesetzeskonform mahnen.
  • Unnötige Kosten vermeiden Sie dabei durch eine fundierte schnelle Entscheidung: Dran bleiben oder ausbuchen? Bei den nötigen Infos können Experten helfen.

Zahlt ein Kunde nicht pünktlich seine Rechnung, dann können mit Anrufen und Mahnungen leicht Monate vergehen, bis Handwerker endlich an ihr Geld kommen. Diese Erfahrungen macht Karin Wessels-Kuipers immer wieder. Eigentlich müsste sich die Rechtsanwältin über solche Zahlungsprobleme freuen, verdient sie als als Chefin der Compass-Inkasso GmbH im niedersächsischen Aurich doch damit ihr Geld. Doch das Gegenteil ist der Fall: „Plätschert der eigene Mahnlauf des Handwerks über Monate so dahin, ist die Zahlungsbereitschaft des Schuldners gleich Null.“ Dann müsse sie erst einmal dessen Zahlungsmotivation wieder steigern.

Wessels-Kuipers zählt auch eine Reihe Handwerker zu ihren Mandanten. Und die hätten es zumindest ein Stück weit selbst in der Hand, wie schnell ein Kunde am Ende seine Rechnung bezahlt. Schnelle und korrekte Rechnung, schnelle Mahnung und vollständige Daten würden viele Schritte in ansonsten zeitraubenden Mahn- und Vollstreckungsverfahren beschleunigen.

1. Handeln Sie schnell – sonst kassieren andere zuerst!

Aus zwei Gründen sei es wichtig, bei nicht bezahlte Rechnungen Kunden aufs Tempo zu drücken, betont Wessels-Kuipers:

  • Gerichtsfristen: Es könnten ohne weiteres zwei Monate vergehen, bis ein Gericht den Vollstreckungsbescheid ausstellt  – auch bei einer unbestrittenen Forderung. Und erst danach könne der Gerichtsvollzieher aktiv werden. Doch bis der einen Termin mit dem Schuldner wahrnimmt, würden weitere Monate vergehen. Mit einem halben Jahr an Gerichtszeiten müssten Handwerksbetriebe schon rechnen. „Daran kann ich nichts ändern, aber wenn ein Mandant selbst vorher ein halbes Jahr mahnt, haben wir auch diese Zeit verloren.“
  • Andere Gläubiger: „Wenn ein Schuldner eine Rechnung nach der ersten Mahnung nicht zahlt, besteht die große Wahrscheinlichkeit, dass er auch bei anderen Schulden hat. Dann müssen Sie schnell sein“, rät Wessels-Kuipers. „Wer zuerst eine Kontopfändung beantragt, steht im ersten Rang. Wer einen extrem langen Mahnlauf macht, der steht bei der Pfändung erst an dritter oder vierter Stelle – dann dauert es eben länger, bis alles bezahlt ist.“

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2. Rechnung nicht bezahlt: Eine Mahnung ist genug!

Oft würden Betriebe ihren Kunden bei unbezahlten Rechnungen unnötig viel Zeit einräumen, berichtet Wessels-Kuipers: „Viele glauben immer noch, dass sie erst eine Erinnerung und drei Mahnungen schreiben müssen, bevor sie den Vorgang an ein Inkassounternehmen oder einen Anwalt abgeben dürfen.“

Dafür dürfte es – neben einer gewissen Kulanz – vor allem zwei Gründe geben:

  • Kosten: Im Mahnwesen geht es immer auch um die Kostenfrage. Wer muss für Anwälte, Inkasso oder Gerichte zahlen? Denn diesen „Verzugsschaden“ müsse der Schuldner nur tragen, wenn die Zahlung fällig war und er in Verzug ist.
  • Unsicherheit: Die drohenden Kosten führen zu der Frage, wie und wann ein Kunde in Verzug gerät – mit oder ohne Mahnung. Das ist in § 286 BGB geregelt: Er unterscheidet unter anderem zwischen Verbrauchern und Gewerbekunden, ob die Rechnung ein Zahlungsziel enthält oder der gesetzliche Verzug 30 Tage nach Fälligkeit gilt, wann ein Kostenhinweis erforderlich ist und wann der Verzug automisch eintritt.

Deswegen rät Wessels-Kuipers zu einem einheitlichen Vorgehen, bei dem Sie mit wenig Kontroll- und Beweisaufwand auf der sicheren Seite sind:  

  • Schreiben Sie „ein Zahlungsziel nach Ihren Vorstellungen“ in jede Rechnung.
  • Schreiben Sie keine Erinnerung und nur eine einzige Mahnung, mit dem Hinweis, dass sich der Schuldner nach Fristablauf in Verzug befindet und die weiteren Kosten zu tragen hat.
  • Bei Gewerbekunden können Sie auf die Mahnung verzichten, wenn das Zahlungsziel in der Rechnung stand.

3. Zahlungsfrist in Rechnung und Mahnung

Selbst eine Zahlungsfrist in Rechnung oder Mahnung ist seit 2015 rein rechtlich nicht mehr zwingend erforderlich. „Dann gilt automatisch die gesetzliche Zahlungsfrist von 30 Tagen nach § 286 Abs. 3 BGB“, betont Wessels-Kuipers.

Sie rät dennoch dazu, gegenüber Privatkunden Zahlungsfristen in Rechnung und Mahnung zu setzen „Richter sehen das erfahrungsgemäß gerne, wenn es um Auseinandersetzungen mit Verbrauchern geht.“

  • Die Zahlungsfrist in der Rechnung sollte deutlich kürzer sein als 30 Tage. Denn warum sollte ein Handwerker freiwillig so lange auf sein Geld warten. „In der Gestaltung sind Sie frei, schließlich gilt Vertragsfreiheit“, betont die Juristin. Ihr Rat: Die Zahlungsfrist sollte auch in den AGB festgelegt werden.
  • Die Zahlungsfrist in der Mahnung dürfe dann noch einmal deutlich kürzer ausfallen. „Wenn die Frist in der Rechnung bei einer Woche lag, dann genügen in der Mahnung drei Tage. Heute macht doch jeder Online-Banking, da reicht das aus.“

4. Kündigen Sie mögliche weitere Kosten an!

Ob Sie bei einer nicht bezahlten Rechnung einen Anwalt einschalten oder ein Inkasso-Unternehmen: Den Zusatzaufwand muss im gesetzlichen Rahmen der Schuldner tragen. Gewerbekunden müssen Sie auf diese Kosten nicht hinweisen, bei Verbrauchern rät Wessels-Kuipers hingegen dazu.

Sie empfiehlt für die erste und einzige Mahnung daher folgende Formulierung:

Bitte zahlen Sie den o.g. Betrag bis spätestens DATUM. Wir weisen Sie darauf hin, dass Sie sich nach Fristablauf in Verzug befinden und dann durch die Abgabe an unseren Rechtsbeistand weitere Kosten auf Sie zukommen.

Diese Formulierung würden ihre Mandanten oft nutzen, berichtet die Juristin. Das genüge oft, damit Schuldner dann doch zahlen. Und wenn nicht? „Folgt nach dem Verzugseintritt zeitnah das Inkassoschreiben, ist jedem Schuldner klar, dass Sie zielstrebig und ernsthaft Ihren Zahlungsanspruch durchsetzen werden.“

5. Mahnung per E-Mail

Wessels-Kuipers rät zudem dazu, die Mahnung für eine unbezahlte Rechnung per E-Mail zu verschicken. Das beschleunige den ganzen Vorgang zusätzlich. Inzwischen würden immer mehr Gerichte den Zustellungsnachweis per E-Mail einräumen.

Die Vorlage des Ausdrucks aus dem Postausgangssystems für den Abruf der E-Mail vom Server des E-Mail-Kontos des Empfängers gelte als Anscheinsbeweis für den Zugang der E-Mail. So gelte die E-Mail als zugestellt und die Kenntnis des Inhalts könne als Beweis gewertet werden.

6. Besorgen Sie bei Auftragsannahme wichtige Daten!

Kaum kalkulierbare Verzögerungen ergäben sich in Mahn- und Vollstreckungsverfahren durch fehlerhafte oder fehlende Daten, berichtet die Wessels-Kuipers. Ob Einwohnermeldeamt, Insolvenzgericht oder Schuldnerportal: Alle verlangen Informationen zur eindeutigen Identifizierung des Schuldners. „Auch der Gerichtsvollzieher prüft die Angaben genau.“ Fehler da „nur ein Buchstabe“, werde er die nicht bezahlte Rechnung nicht vollstrecken.

Sie empfiehlt von Privatkunden diese Daten bei Auftragserteilung abzufragen:

  • Namen: Bestehen Sie auf Vorname und Name des Kunden. Bei Vornamen wie Betty sollten sie fragen, was im Ausweis steht – vielleicht Bettina? Und lassen Sie sich nie auf „Familie XY“ ein. Eine „Familie“ lasse sich im Mahnantrag nicht aufnehmen. „Aber wenn beide Eheleute mit Namen und Vornamen als Auftraggeber auftreten, haben Sie sogar zwei haftende Schuldner.“
  • Geburtsdatum: Das fragen alle Behörden und Gerichte zur Identifizierung des Schuldners bei Doppeldeutigkeiten ab.
  • E-Mail-Adresse: E-Mails beschleunigen die Zustellung von Schriftstücken erheblich und sind zulässig, wenn der Kunde die E-Mail-Adresse angegeben hat.

Falls sich Kunden über die Fragen wundern: „Argumentieren Sie mit besserer Erreichbarkeit und der Vermeidung von Verwechslungen“, rät Wessels-Kuipers.

Auch bei Firmenkunden hat sie einen Tipp: „Gleichen Sie Firmenname und Rechnungsadresse mit dem Impressum der Website ab, die Angaben dort müssen stimmen!“

7. Verlassen Sie sich bei Aufträgen und Nachträgen nie auf Whatsapp

Zu Verzögerungen von Zahlungen kommt es häufig, wenn Kunden den Anspruch bestreiten. Weil es angeblich keinen Auftrag oder keine Abnahme gab – oder wegen angeblicher Mängel.

Dass sich Handwerker Aufträge, Nachträge und die Abnahme fertiger Leistungen schriftlich bestätigen lassen, sollte selbstverständlich sein, sagt die Juristin. Whatsapp sei dabei hingegen nicht hilfreich. „Kein Richter wird sich einen mehrtägigen Messenger-Verlauf durchlesen, das kann man vergessen.“ Darum sei es immer wichtig, alle rechnungsrelevanten Whatsapp-Absprachen schriftlich zu bestätigen, zum Beispiel per E-Mail.

Falls es mit der Unterschrift für die Abnahme nicht klappt, würden es auch Zeugen und notfalls Fotos tun. „Das ist vor allem dann wichtig, wenn nach einem Betrieb noch andere Gewerke tätig werden, die Schäden verursachen könnten.“

8. Nicht bezahlte Rechnung: Nachfassen oder ausbuchen?

Nicht immer lohne sich der Versuch, bei Kunden offene Rechnungen langwierig einzutreiben, sagt Wessels-Kuipers. „Dann sollte man lieber auf einen Teil verzichten oder den Betrag ausbuchen, statt noch mehr Geld in eine aussichtslose Vollstreckung zu stecken.“

Und wie findet man das heraus? Die Expertin hat dafür einen klaren Ablauf:

  1. Inkassoschreiben: Auf das Schreiben würden viele Kunden mit Zahlung reagieren, denn dann sei ihnen klar, dass es jetzt wirklich ernst wird.
  2. Telefonischer Kontakt: „Ich rufen jeden persönlich an, wenn er nicht zahlt.“ Dabei finde sie heraus, wie die Einkommenssituation und Familienverhältnisse sind. So könne sie leichter entscheiden, ob eine Ratenzahlung möglich ist. Auch ob eine Gehalts- oder Kontopfändung infrage kommt, werde am Telefon schnell klar.
  3. Online-Prüfung: Hat der Kunde schon Einträge über ein Insolvenzverfahren oder im Schuldnerportal? Hat er eine Vermögensauskunft abgegeben? Liegt ein Haftbefehl vor, weil er zu einem Termin mit dem Gerichtsvollzieher nicht erschienen ist?

„Was dann sinnvoll ist, hängt immer von der Höhe der Forderung und den Umständen des Einzelfalls ab.“

9. Klären Sie die Gebühren vorab!

Ob Inkasso oder Rechtsanwalt: Deren Gebühren trägt der säumige Schuldner. Es sei denn, bei ihm ist nichts zu holen, dann bleiben diese Kosten am Handwerker hängen.

Die Höhe der Kosten und damit auch das Kostenrisiko für den Mandanten sind zwar gesetzlich geregelt, aber nicht so leicht zu durchschauen. Die Expertin rät Handwerkern, sich vor einem Inkasso-Auftrag die Gebühren genau erklären zu lassen.

Positiv bewertet Wessels-Kuipers die zum 1. Oktober 2021 anstehenden Änderungen des Inkassorechts. Dabei gehe es unter anderem um eine Senkung Inkassogebühren, vor allem bei kleinen Forderungsbeträgen. „Heute zahlen Schuldner oft kleinere Forderungen einfach nicht aus Protest gegen die im Vergleich zur eigentlichen Schuld recht hohen Gebühren.“ Das betreffe vor allem die Gebühren für Ratenzahlungsvereinbarungen und für Forderung von Kleinstbeträgen unter 50 Euro. „Die Reduzierung der Gebühren im unteren Forderungsbereich wird die Zahlungsbereitschaft der Schuldner erhöhen, zeit- und kostenaufwändige Vollstreckungen durch Gerichtsvollzieher ersparen und das Kostenrisiko für die Gläubiger reduzieren.“

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