E-Rechnung wird Pflicht: Das müssen Handwerker wissen

Die Pflicht zur E-Rechnung kommt, das haben Bundestag und Bundesrat mit dem Wachstumschancengesetz beschlossen. Sie trifft alle Handwerksbetriebe, die mit gewerblichen Auftragnehmern und gewerblichen Auftraggebern zusammenarbeiten.

Pflicht zur E-Rechnung: Was sich für Betriebe ab 2025 ändert

„Ab 1. Januar 2025 müssen Betriebe in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen“, sagt Simone Schlewitz, Referatsleiterin Steuer- und Finanzpolitik beim Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH). Die Annahmepflicht bedeutet: Ab dem kommenden Jahr müssen Betriebe sowohl eingehende XRechnungen als auch Rechnungen im ZUGFeRD-Format auslesen können.

„Dafür benötigen sie eine Visualisierungssoftware, weil die XRechnung nur aus einem Datensatz besteht“, sagt Schlewitz. Sie empfiehlt Betrieben, sich spätestens in der zweiten Jahreshälfte um die Anschaffung eines solchen Tools zu kümmern.

Durch das Wachstumschancengesetz kommen jedoch noch weitere Pflichten auf Betriebe zu:

• Ab 1. Januar 2027 dürfen Unternehmen, die einen Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro haben, nur noch E-Rechnungen an Gewerbekunden verschicken.
• Ab 1. Januar 2028 wird die E-Rechnung dann auch für Unternehmen verpflichtend, die einen Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 Euro haben.

„Das bedeutet, dass die Papierrechnung aus dem B2B-Bereich spätestens ab 2028 verschwindet“, sagt die ZDH-Mitarbeiterin. Sie weist allerdings darauf hin, dass es zwei Ausnahmen gibt: Fahrscheine und Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sind von der E-Rechnungspflicht dauerhaft ausgenommen.

E-Rechnung und GoBD: Was Betriebe wissen müssen

Bei der Archivierung der eingehenden E-Rechnungen müssen die Betriebe die GoBD beachten – also die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form.

Doch was bedeutet das genau? „Alle Rechnungen, die elektronisch eingehen, müssen auch elektronisch gespeichert werden“, erläutert Schlewitz. Der ZDH-Mitarbeiterin zufolge benötigen Betriebe dafür ein Speichermedium, das mindestens 10 Jahre lang existiert und von dem die Daten jederzeit auswertbar abgerufen werden können: „Nur so ist eine ordnungsgemäße Archivierung von E-Rechnungen möglich.“ Ein geeignetes Speichermedium könne zum Beispiel eine Cloud-Lösung sein.

Das bestätigt auch Christian Goede-Diedering, Referent bei der Datev. Er weist zudem darauf hin, dass für E-Rechnungen bei der Archivierung die gleichen Anforderungen gelten, wie bei der Papierrechnung: „Betriebe müssen daher die Unversehrtheit und die Lesbarkeit der Daten gewährleisten sowie die Echtheit der Herkunft nachweisen können“, betont der Jurist.

Mit Blick auf die GoBD haben Betriebe noch eine weitere Pflicht: „Sie müssen unbedingt auch die Verfahrensdokumentation anpassen“, sagt Goede-Diedering. Dort sollten Handwerker festhalten, wie sie mit eingehenden E-Rechnungen umgehen und wie sie die Rechnungen archivieren.“

Der Datev-Mitarbeiter empfiehlt Handwerksunternehmern, den Eingang von E-Rechnungen zu regeln: „Richten Sie für Ihren Betrieb eine E-Mail-Adresse für E-Rechnungen ein und bitten Sie Ihre Geschäftspartner, Rechnungen nur an diese Adresse zu schicken.“

Falls Geschäftspartner mal eine E-Rechnung an eine andere Adresse zustellen, sollten Betriebe diese laut Goede-Diedering nicht akzeptieren und die E-Mails auch nicht intern weiterleiten: „Bei der Betriebsprüfung stellt sich sonst die Frage der Vollständigkeit.“ Prüfer könnten dann in eine vertiefte Belegprüfung einsteigen, einen Verstoß der Aufbewahrungsvorschriften mit einem Bußgeld belegen und eventuelle Hinzuschätzungen ins Auge fassen.

Vorbereitung auf die E-Rechnung: Was Betriebe jetzt tun sollten

2024 müssen sich Betriebe zumindest darum kümmern, wie sie ab dem kommenden Jahr E-Rechnungen empfangen und wie sie die eingehenden Rechnungen archivieren. „Setzen Sie sich am besten zeitnah damit auseinander und überlegen Sie, wie Sie Ihren Betrieb aufstellen wollen“, rät Schlewitz Handwerksunternehmern. Für die Vorbereitung hat sie fünf Tipps:

• Tipp 1: Wenn Sie einen Steuerberater haben, sollten Sie zeitnah besprechen, wie Sie künftig zusammenarbeiten wollen.
• Tipp 2: Sollten Sie keinen Steuerberater haben, sollten Sie sich an Ihren IT-Dienstleister wenden und ihn nach geeigneten Software-Lösungen zum Empfang, zur Erstellung und zur Archivierung von E-Rechnungen fragen.
• Tipp 3: Verschaffen Sie sich einen Überblick, an wen Sie Rechnungen verschicken. Sind es hauptsächlich Privatkunden, oder senden Sie auch Rechnungen an Gewerbekunden und die öffentliche Hand?
• Tipp 4: Überlegen Sie sich, ob Sie nur das Pflichtprogramm umsetzen wollen. Oder wollen Sie die E-Rechnung zum Anlass nehmen, um noch weitere Bereiche in Ihrem Betrieb zu digitalisieren – zum Beispiel die automatisierte Weiterverarbeitung der E-Rechnung?
• Tipp 5: Der ZDH hat eine Praxishilfe zur E-Rechnung erstellt, die Betriebe über ihre Handwerkskammer oder ihren Fachverband beziehen können.

Aufwand, aber auch Chancen: Welche Vorteile die E-Rechnung hat

Die Vorbereitung auf die E-Rechnung ist für Betriebe mit Aufwand verbunden. Doch laut Schlewitz hat die elektronische Rechnung auch Vorteile „Bei Rechnungen, die auf Papier oder im PDF-Format eingehen, müssen Betriebe immer prüfen, ob alle gesetzlich vorgeschriebenen Rechnungsangaben aufgeführt sind.“ Dieser Prüfschritt entfällt künftig: „E-Rechnungen enthalten zwingend alle Pflichtangaben, sodass Betriebe sie nicht prüfen müssen“, erläutert die ZDH-Mitarbeiterin.

Doch von welchem Zeitgewinn können Handwerker bei der Bearbeitung von Eingangsrechnungen etwa ausgehen? Laut Christian Goede-Diedering benötigen Betriebe im Schnitt fast 27 Minuten, um eine eingehende Rechnung zu prüfen, freizugeben und die Zahlung anzuweisen. „Bei Rechnungen im PDF-Format sinkt der Zeitaufwand auf knapp 10 Minuten“, sagt der Datev-Mitarbeiter. „Die Weiterverarbeitung von E-Rechnungen liegt im Schnitt bei 2 Minuten und 20 Sekunden, da sie nur freigegeben und bezahlt werden müssen“, sagt Goede-Diedering.

Sie wissen nicht, wie Sie die neuen Pflichten in Ihrem Betrieb umsetzen sollen oder Sie haben Fragen zur E-Rechnung? Dann schreiben Sie uns an leupold@handwerk.com.

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