Auf einen Blick:
- Der Metallbaumeister Jörg Tiemann-Immen und sein Team sind beruflich viel unterwegs.
- Um dennoch jederzeit vollen Zugriff auf seine Projekte zu haben, entschied sich der Unternehmer für den Umstieg in die Cloud.
- Im Herbst vollzog er den Wechsel. Das habe sich gelohnt. „In mehrerer Hinsicht“, sagt Tiemann-Immen.
Branchensoftware aus der Cloud gibt es immer mehr; direkt aus dem Handwerk kommt sie allerdings fast nie. Beim Service Cloudstructor ist das anders: Er wurde vom Gütersloher Bauunternehmen Hagedorn ins Leben gerufen. Cloudstructor verspricht eine All-in-One Lösung zur kompletten digitalen Steuerung eines Handwerksbetriebs zu sein. Als Rundum-sorglos-Paket übernehme Cloudstructor Beratung, Einrichtung und Support. Den Handwerksbetrieben entstehe kein Mehraufwand. Teil der Lösung seien Microsoft 365 (die Cloudversion des Officepakets) inklusive Microsoft Teams zur Kommunikation, die ERP-Handwerkersoftware Hero sowie der Sicherheitsdienst Hornetsecurity und einige weitere.
Mobil alles im Blick
Im Sommer startete der Dienst. Zu den ersten Kunden zählt Metallbaumeister Jörg Tiemann-Immen, Geschäftsführer des zehn Mitarbeiter starken Unternehmens JTI-Metallbau. Die Handwerker aus Ostercappeln bei Osnabrück sind spezialisiert auf Garagentore, Industrietore, Verladetechnik und Kundendienst und 30 Jahre am Markt. „Kundendienst und Reparaturen sind ein wesentlicher Bestandteil unseres Geschäfts“, sagt Jörg Tiemann-Immen. Deswegen wollte er eine Cloud-Lösung haben: „Damit wir überall auf unsere Daten zugreifen können“, erzählt der Unternehmer.
Sein altes System, bestehend aus einem zentralen Rechner mit kleinem Server und einer ERP-Software, konnte das nicht leisten. Ein Freund, der bei Hagedorn arbeitet, habe ihm Cloudstructor empfohlen. Die Lösung versprach alles, was sich Tiemann-Immen wünschte: viel Service, so dass er sich nicht kümmern muss, vollen Zugriff auf seine Projekte von unterwegs, sichere Backups und all das für 69 Euro im Monat. „Meine erste Reaktion war: klar, wer es glaubt“, sagt der Metallbaumeister. Heute sagt er: „Bis hierhin wurden alle Versprechen eingehalten.“
Kein Stress beim Umstieg
Wenig Aufwand mit dem Umstieg zu haben, hatte für den Unternehmer angesichts voller Auftragsbücher und langer Arbeitstage eine besonders hohe Priorität. Die Einrichtung der Software und den Umzug der alten Daten habe ein IT-Experte von Cloudstructor realisiert. „Das läuft alles aus der Ferne und wir mussten uns dabei praktisch um nichts kümmern“, sagt Tiemann-Immen. In der Umstellungsphase habe der Betrieb seine alte Software parallel weitergenutzt.
Hat sich der Umstieg gelohnt? „Ja, in mehrerer Hinsicht“, sagt Tiemann-Immen. Er könne nun standortunabhängig jederzeit Informationen zu Projekten abrufen und hat bei Fragen zu einem bestimmten Projekt direkt eine Antwort parat – ob unterwegs, im Büro oder zu Hause auf der Couch.
Team übernimmt mehr Verantwortung
Außerdem habe die Cloudsoftware die Selbstorganisation im Team gefordert. „Uns erleichtert Cloudstructor die Organisation der Aufträge. Mein Team arbeitet jetzt selbstständiger“, sagt der Metallbaumeister. Ruft ein Kunde auf dem Handy von Tiemann-Immen an und meldet einen Anfahrschaden am Tor, lässt er sich einige Fotos des Schadens schicken. Von unterwegs legt er den Auftrag mit den benötigten Informationen und Bildern an. Dann würden die Teams eigenverantwortlich nachsehen, ob sie ihn übernehmen können. „Wer bald fertig und vielleicht in der Nähe ist, übernimmt den Auftrag, ruft den Kunden an und kann direkt zu ihm rüberfahren.“ Vor Einsatz der Cloud-Software, hätte man stattdessen die einzelnen Teams durchtelefoniert, um zu sehen, wer einen Auftrag übernehmen kann.
Auch die Sicherung der Daten sei komfortabel. Hatte Tiemann-Immen seine Backups einst auf einem eigenen Server gemacht, erfolge die Datensicherung nun automatisch in der Cloud. Versprochen wird im Ernstfall eine 24/7-Datenwiederherstellung. „Wenn mir im Worst Case das Haus abbrennt, könnte ich trotzdem nahtlos weiterarbeiten“, sagt der Unternehmer.
Auch Angebote und Rechnungen schreibe Jörg Tiemann-Immen über die neue Software. Alle Funktionen von Cloudstructor nutzt der Unternehmer aktuell aber noch nicht. „Unsere Zeiterfassung machen wir zum Beispiel noch analog. Künftig werden wir uns aber anschauen, ob wir Zeiterfassung und Lohnabrechnung auch mit dem System abbilden“, sagt er.
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