Neue Pflicht: Bund verlangt XRechnungen bei öffentlichen Aufträgen

Auf einen Blick:

• Rechte und Pflichten: Alle öffentlichen Auftraggeber müssen seit April sogenannten XRechnungen akzeptieren – maschinenlesbare und standardisierte elektronische Rechnungen im XML-Format. Beim Bund und in Bremen werden XRechnungen nun sogar zur Pflicht für Auftragnehmer, andere Länder wollen folgen.
• Ausnahmen: Direktbestellungen bis 1.000 Euro sind davon ausgenommen. Auch wer als Subunternehmer an öffentlichen Aufträgen beteiligt ist, muss sich keine Gedanken über die XRechnung machen.
• Wege der XRechnung: Der einfachste Weg zur XRechnung ist die händische Eingabe der Rechnungsdaten in einem der Rechnungserstellungsportale. Wer regelmäßig für die öffentliche Hand arbeitet, wird um eine Anpassung von Software und Abläufen allerdings kaum herumkommen.
• Aufwand: Hier sind zunächst die Softwareanbieter gefragt. Hinzu kommen Schulungen und die Dokumentation im Betrieb.
• Pflichtangaben: Auch XRechnungen müssen alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben enthalten. Hinzu kommen weiteren Pflichtangaben, welche die Auftraggeber verlangen.
• Vorteile: Läuft die elektronische Rechnung in Ihrem Betrieb erst einmal, sparen Sie Zeit und Kosten und kommen im Idealfall schneller an Ihr Geld.

Bei öffentlichen Aufträgen tut sich einiges in Sachen „elektronische Rechnung“:

• Recht der Auftragnehmer auf XRechnung: Seit April 2020 müssen alle öffentlichen Auftraggeber in Bund, Ländern und Kommunen elektronische Rechnungen in einem bestimmten Format akzeptieren – die sogenannte XRechnung.
• Pflicht der Auftragnehmer zur XRechnung: Noch weiter geht nun der Bund. Er schreibt vom 27. November an die XRechnung verpflichtend vor. Andere Rechnungen, etwa in Papierform oder als PDF, werden öffentliche Auftraggeber des Bundes nicht mehr bezahlen.
• Pläne der Bundesländer: Vier Länder wollen ihre Lieferanten ebenfalls zur XRechnung verpflichten. Bremen startet damit am 27. November 2020. Baden-Württemberg und das Saarland wollen am 1. Januar 2022 folgen, Hessen am 18. April 2024.

XRechnungen sind standardisierte Dateien mit einheitlich aufgebauten, strukturierten und maschinenlesbaren Daten im XML-Format. Damit setzen Bund und Länder eine Richtlinie der Europäischen Union um, welche die elektronische Rechnung bei öffentlichen Aufträgen vorantreiben und standardisieren will.

Die EU-Richtlinie sieht auch die Pflicht zur Annahme von XRechnungen vor. Über andere Punkte entscheiden jedoch die Gesetzgeber des Bundes und der Länder, zum Beispiel über eine Pflicht zur XRechnung für Auftragnehmer. Das führt zu teilweise unterschiedlichen Regelungen in den Bundesländern. Davon sind auch die kommunalen Auftraggeber betroffen, denn für sie gelten die jeweiligen Vorgaben ihres Bundeslands.

Bundesbehörden schreiben die XRechnung zwar verpflichtend vor, machen jedoch eine für kleinere Aufträge wichtige Ausnahme: Für sogenannte Direktaufträge ohne Vergabeverfahren bis zu einer Obergrenze von 1.000 Euro pro Auftrag sei die XRechnung nicht vorgeschrieben, sagt Robert Härtel, E-Government-Experte beim Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH).

Wer an größeren öffentlichen Aufträgen als Subunternehmer beteiligt ist, muss ebenfalls keine XRechnungen schreiben, so Härtel. „Es sei denn, der Auftraggeber verlangt dieses seinerseits von seinen Auftragnehmern.“

Um XRechnungen zu erstellen, benötigen Sie eine geeignete Rechnungssoftware. Viele Softwarehersteller haben ihre Software bereits per Update dafür eingerichtet, andere arbeiten noch daran. Besprechen Sie daher mit Ihrem Softwareanbieter und Ihrem Steuerberater, welche Möglichkeiten Sie haben.

Die Umstellung auf XRechnung ist in erster Linie Sache der Softwarehersteller. „Wenn mein Softwarehersteller das umsetzt, mir eine neue Programmversion liefert und ich auf Knopfdruck XRechnungen erstellen kann, wird der Aufwand minimal sein“, sagt Robert Härtel.

Größer werde der Aufwand für Betriebe ausfallen, die ihre Rechnungen bisher zum Beispiel in Word geschrieben haben oder deren Softwarelieferant Probleme bei der Umstellung auf die XRechnung sieht. „Wie die Dienstleister damit umgehen, ist schwer zu beantworten“, sagt Härtel. Unter Umständen müssten „Betriebe je nach Unternehmensgröße relativ hohe Kosten für eine neue Software einkalkulieren“.

Sein Rat: Je mehr Aufträge ein Betrieb für öffentliche Auftraggeber übernimmt und je größer die Umsätze dabei sind, desto sinnvoller sei es, die Software XRechnungsfähig zu machen. Wer hingen nur sporadisch für öffentliche Auftraggeber arbeitet, für den könne die händische Eingabe der Rechnungsdaten im jeweiligen Rechnungsportal des Auftraggebers die günstigere Alternative sein.

Die öffentlichen Auftraggeber betreiben eigene Rechnungseingangsplattformen und bieten verschiedene Übertragungswege für die XRechnung an. Von den Auftraggebern erhalten Sie eine dafür notwendige sogenannte Leitweg-ID und weitere Informationen.

Die Bundesverwaltung betreibt zwei Rechnungsportale für XRechnungen:

• ZRE: für Rechnungen an Bundesbehörden, zum Beispiel an Bundesministerien
• OZG-RE: für Rechnungen an Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung wie zum Beispiel die Zollbehörden und Bundespolizei.

Für beide Rechnungsportale gibt es mehrere Übertragungswege:

• manuelle Eingabe der Rechnungsdaten
• manueller Upload der fertigen XRechnung per Webservice im Portal und manueller Versand per E-Mail oder DE-Mail
• Übertragung aus der Rechnungssoftware per E-Mail oder DE-Mail oder über das europäische Dokumententausch-Netzwerk PEPPOL.

Welches der richtige Übertragungsweg für Sie ist, hängt davon ab, ob Ihre Rechnungssoftware bereits XRechnungen erstellen kann und welche Übertragungsmöglichkeiten sie bietet.

In den Ländern und Kommunen ist die Übertragung nicht ganz so einheitlich geregelt. Die Bundesländer entscheiden selbst, welche Übertragungswege ihre Behörden und Kommunen anbieten müssen. Zwei Beispiele:

• In Sachsen-Anhalt bieten Auftraggeber der öffentlichen Hand die gleichen Übertragungswege an wie der Bund.
• Behörden in Niedersachsen bieten derzeit den Upload an, die händische Eingabe und den Versand per E-Mail. DE-Mail und PEPPOL sollen später möglich sein.

Zur Umstellung der Software kommen weitere Aufwände hinzu, die Sie einplanen sollten:

• Schulungen – Planen Sie ausreichend Zeit ein, um die neuen Funktionen der Software kennenzulernen und eventuell Mitarbeiter zu schulen. Auch dabei wird Ihnen der Softwareanbieter in der Regel helfen.
• Dokumentation – Denken Sie daran, alle Änderungen, die sich aus der Einführung von XRechnungen in Ihrem Betrieb ergeben, in Ihrer GoBD-Verfahrensdokumentation zu erfassen.
• Rechnungsaufbau – Auch der Rechnungsaufbau einer XRechnung kann für den einen oder anderen Betrieb eine Umstellung bedeuten, ergänzt Ivo Moszynski von Softwarehaus Datev und Vorsitzender des Forums Elektronische Rechnung (FeRD). „Den standardisierten Aufbau der XRechnung muss ich zwingend einhalten und klären, wie meine Rechnungsinhalte in den neuen Aufbau hinein passen.“

Die eigentliche XRechnung, die der Auftraggeber erhält, ist nur maschinell lesbar. Bieten Softwarehersteller zusätzlich eine lesbare Version an, so dient diese nur betriebsinternen Zwecken. Versand und Aufbewahrung müssen digital im Original XML-Format erfolgen.

Einen anderen Weg hat das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) gewählt: eine Mischform, die den Versand strukturierter maschinenlesbarer XML-Rechnungsdaten als eine Art unveränderbaren Anhang am PDF erlaubt. Deren kostenlos downloadbare Version ZUGFeRD 2.1.1 sei im Profil XRechnung voll kompatibel zu den Verwaltungsvorgaben, betont Ivo Moszynski. Damit sei ZUGFeRD vielfältig nutzbar, zum Beispiel auch für GoBD-konforme PDF-Rechnungen an Privatkunden.

Doch „wir können nicht mit einhundertprozentiger Sicherheit sagen, dass die Verwaltung ZUGFeRD akzeptiert“, sagt der Experte. „Der Bund und jedes Land habe dazu unterschiedliche Vorgaben“. „Einige wollen nur die XRechnung, andere wollen alle EU-normkonformen Formate akzeptieren.“ Der Bund habe seine Plattformen so konfiguriert, dass ZUGFeRD-Rechnungen dort angenommen würden, „das Land Bremen nach heutigem Stand hingegen nicht“. Moszynski rechnet mit weiteren Anpassungen durch die Verwaltungen. Daher müssten sie die Betriebe mit dem jeweiligen Auftraggeber abstimmen.

Robert Härtel vom ZDH sieht Handlungsmöglichkeiten bei den Ländern: „Die Annahme und Gleichstellung von ZUGFeRD oder anderen gängigen Rechnungsformaten in der Rechnungsannahme würde den Rechnungseingangsplattformen sicher nicht schaden und wäre für die Betriebe von Vorteil.“

Auftraggeber des Bundes verlangen nach Angaben des Verbandes elektronischer Rechnungen in der XRechnungen einige zusätzliche Pflichtangaben:

• Leitweg-Identifikationsnummer
• Bankverbindung
• Zahlungsbedingungen
• E-Mail-Adresse oder DE-Mail-Adresse
• Lieferantennummer
• Bestellnummer

Auch das regeln die Bundesländer unterschiedlich. So verlangen zum Beispiel Niedersachsen und Bremen die gleichen Pflichtangaben wie der Bund. Sachsen-Anhalt hingegen verlangt nur Leitweg-ID, Bankverbindung, Zahlungsbedingungen und E-Mail-Adresse.

Zudem müssen auch XRechnungen alle umsatzsteuerrechtlichen Anforderungen erfüllen – so wie jede andere Rechnung auch. Dazu gehören folgende Informationen:

• vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
• Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmens
• Ausstellungsdatum
• eine eindeutige, einmalig vergebene Rechnungsnummer
• Leistungsbeschreibung: Umfang und Art der Leistung oder Menge und die Art der gelieferten Gegenstände
• Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
• Nettobeträge ohne Umsatzsteuer
• Umsatzsteuersatz und Steuerbetrag
• vereinbarte Entgeltminderungen wie Rabatte und Skonto
• ein Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers

Ob E-Rechnung oder XRechnung, ob private oder öffentliche Auftraggeber – elektronische Rechnungen bieten einige Vorteile, sobald die Umstellung einmal vollzogen ist:

Zeitersparnis und Kostensenkung bei der Rechnungserstellung

Zeitersparnis und schnellere Bezahlung bei der Rechnungsbearbeitung durch den Auftraggeber

schnellerer Zugriff auf archivierte Rechnungen.

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