Auch Länder und Kommunen nehmen XRechnungen an.
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Unternehmensfinanzierung

Neue Pflicht: Bund verlangt XRechnungen bei öffentlichen Aufträgen

Daten statt Papier: Ab 27. November bezahlt der Bund nur noch XRechnungen. Auch Länder und Kommunen akzeptieren diese elektronische Rechnung. Was ist zu tun?

Inhaltsverzeichnis

Auf einen Blick:

  • Rechte und Pflichten: Alle öffentlichen Auftraggeber müssen seit April sogenannten XRechnungen akzeptieren – maschinenlesbare und standardisierte elektronische Rechnungen im XML-Format. Beim Bund und in Bremen werden XRechnungen nun sogar zur Pflicht für Auftragnehmer, andere Länder wollen folgen.
  • Ausnahmen: Direktbestellungen bis 1.000 Euro sind davon ausgenommen. Auch wer als Subunternehmer an öffentlichen Aufträgen beteiligt ist, muss sich keine Gedanken über die XRechnung machen.
  • Wege der XRechnung: Der einfachste Weg zur XRechnung ist die händische Eingabe der Rechnungsdaten in einem der Rechnungserstellungsportale. Wer regelmäßig für die öffentliche Hand arbeitet, wird um eine Anpassung von Software und Abläufen allerdings kaum herumkommen.
  • Aufwand: Hier sind zunächst die Softwareanbieter gefragt. Hinzu kommen Schulungen und die Dokumentation im Betrieb.
  • Pflichtangaben: Auch XRechnungen müssen alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben enthalten. Hinzu kommen weiteren Pflichtangaben, welche die Auftraggeber verlangen.
  • Vorteile: Läuft die elektronische Rechnung in Ihrem Betrieb erst einmal, sparen Sie Zeit und Kosten und kommen im Idealfall schneller an Ihr Geld.

Bei öffentlichen Aufträgen tut sich einiges in Sachen „elektronische Rechnung“:

  • Recht der Auftragnehmer auf XRechnung: Seit April 2020 müssen alle öffentlichen Auftraggeber in Bund, Ländern und Kommunen elektronische Rechnungen in einem bestimmten Format akzeptieren – die sogenannte XRechnung.
  • Pflicht der Auftragnehmer zur XRechnung: Noch weiter geht nun der Bund. Er schreibt vom 27. November an die XRechnung verpflichtend vor. Andere Rechnungen, etwa in Papierform oder als PDF, werden öffentliche Auftraggeber des Bundes nicht mehr bezahlen.
  • Pläne der Bundesländer: Vier Länder wollen ihre Lieferanten ebenfalls zur XRechnung verpflichten. Bremen startet damit am 27. November 2020. Baden-Württemberg und das Saarland wollen am 1. Januar 2022 folgen, Hessen am 18. April 2024.

XRechnungen sind standardisierte Dateien mit einheitlich aufgebauten, strukturierten und maschinenlesbaren Daten im XML-Format. Damit setzen Bund und Länder eine Richtlinie der Europäischen Union um, welche die elektronische Rechnung bei öffentlichen Aufträgen vorantreiben und standardisieren will.

Die EU-Richtlinie sieht auch die Pflicht zur Annahme von XRechnungen vor. Über andere Punkte entscheiden jedoch die Gesetzgeber des Bundes und der Länder, zum Beispiel über eine Pflicht zur XRechnung für Auftragnehmer. Das führt zu teilweise unterschiedlichen Regelungen in den Bundesländern. Davon sind auch die kommunalen Auftraggeber betroffen, denn für sie gelten die jeweiligen Vorgaben ihres Bundeslands.

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Ausnahme: Direktaufträge bis 1.000 Euro

Bundesbehörden schreiben die XRechnung zwar verpflichtend vor, machen jedoch eine für kleinere Aufträge wichtige Ausnahme: Für sogenannte Direktaufträge ohne Vergabeverfahren bis zu einer Obergrenze von 1.000 Euro pro Auftrag sei die XRechnung nicht vorgeschrieben, sagt Robert Härtel, E-Government-Experte beim Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH).

Subunternehmer müssen keine XRechnungen stellen

Wer an größeren öffentlichen Aufträgen als Subunternehmer beteiligt ist, muss ebenfalls keine XRechnungen schreiben, so Härtel. „Es sei denn, der Auftraggeber verlangt dieses seinerseits von seinen Auftragnehmern.“

Wie erstelle ich XRechnungen?

Um XRechnungen zu erstellen, benötigen Sie eine geeignete Rechnungssoftware. Viele Softwarehersteller haben ihre Software bereits per Update dafür eingerichtet, andere arbeiten noch daran. Besprechen Sie daher mit Ihrem Softwareanbieter und Ihrem Steuerberater, welche Möglichkeiten Sie haben.

Die Umstellung auf XRechnung ist in erster Linie Sache der Softwarehersteller. „Wenn mein Softwarehersteller das umsetzt, mir eine neue Programmversion liefert und ich auf Knopfdruck XRechnungen erstellen kann, wird der Aufwand minimal sein“, sagt Robert Härtel.

Größer werde der Aufwand für Betriebe ausfallen, die ihre Rechnungen bisher zum Beispiel in Word geschrieben haben oder deren Softwarelieferant Probleme bei der Umstellung auf die XRechnung sieht. „Wie die Dienstleister damit umgehen, ist schwer zu beantworten“, sagt Härtel. Unter Umständen müssten „Betriebe je nach Unternehmensgröße relativ hohe Kosten für eine neue Software einkalkulieren“.

Sein Rat: Je mehr Aufträge ein Betrieb für öffentliche Auftraggeber übernimmt und je größer die Umsätze dabei sind, desto sinnvoller sei es, die Software XRechnungsfähig zu machen. Wer hingen nur sporadisch für öffentliche Auftraggeber arbeitet, für den könne die händische Eingabe der Rechnungsdaten im jeweiligen Rechnungsportal des Auftraggebers die günstigere Alternative sein.

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