Wenn das Team dicht macht – diese 6 Schritte helfen!

Probleme gegenüber dem Chef anzusprechen – das fällt vielen Mitarbeitern schwer. Fast die Hälfte aller Beschäftigten traut sich nicht, gegenüber dem Vorgesetzten Schwierigkeiten im Betrieb zu äußern. Und selbst in kleinen Betrieben hat jeder Dritte Angst, seine Meinung offen zu sagen, ermittelte der Deutsche Gewerkschaftsbund (DGB) mit dem Index Gute Arbeit 2018.

Kritik bleibt stecken? Das kann böse Folgen haben

Das kann fatale Folgen haben. Wenn Mitarbeiter sich scheuen, schlechte Nachrichten an den Chef weiterzuleiten, ändert sich an Missständen nichts. Negatives Kunden-Feedback bleibt stecken und niemand reagiert darauf. „Ein unzufriedener Kunde kann bis zu sieben andere mitziehen“, sagt Anja Mýrdal, Unternehmerberaterin und Coach aus Scheeßel. Oder der frustrierte Mitarbeiter kündigt. „Beides kann ein kleines Unternehmen in ernste Schwierigkeiten bringen.“

Was also tun, wenn die Mitarbeiter keine Rückmeldung geben? 6 Schritte, wie Sie das ändern können.

1. Schritt: Finden Sie heraus, warum Ihre Mitarbeiter mauern

Wenn ihre Mitarbeiter Probleme mit Kunden oder Arbeitsabläufen nicht ansprechen, hat das fast immer mit Ihnen zu tun. Klar, es gibt schüchterne Menschen, die ohnehin nur sehr selten offen ihre Meinung äußern. Aber erst mal heißt es für Sie: Hand aufs Herz – wie reagieren Sie auf schlechte Nachrichten? „Unternehmer sind oft dominante, ungeduldige Menschen, die ihren Betrieb nach vorne bringen wollen“, erklärt Anja Mýrdal. Auf Kritik oder Probleme reagieren sie unwirsch oder gar wütend. Ihr Mitarbeiter wird es sich dann zweimal überlegen, bevor er wieder ein Problem anspricht.

Falls das auf Sie nicht zutrifft, denken Sie zurück? Gab es ein schwieriges Ereignis, wie beispielsweise eine Kündigung oder einen heftigen Streit? „Dann sind die anderen im Team schon deshalb verunsichert und zurückhaltend“, so Mýrdal.

Vielleicht wissen Ihre Mitarbeiter aber auch gar nicht, dass sie Rückmeldung geben sollten. „Erklären Sie Ihren Leuten, wie wichtig ihr Feedback für Sie und das Unternehmen ist“, sagt die Unternehmerberaterin.

2. Schritt: Stellen Sie klar, wofür Sie stehen

Erinnern Sie sich an Ihre schlimmsten Lehrer in der Schule? Das waren die unberechenbaren – nie wusste man, wie sie reagieren. Diesen Fehler sollten Sie gegenüber Ihren Mitarbeitern nicht machen. Deshalb: Klären Sie für sich, welche Werte in Ihrem Betrieb zählen und erarbeiten Sie mit Ihrem Team ein Leitbild. „Dieses Leitbild ist die Grundlage für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit, weil sich echte Werte im Verhalten widerspiegeln“, erläutert Anja Mýrdal. Und: „Es sollte auch etwas zum Thema Kommunikation in diesem Leitbild stehen.“

3. Schritt: Füllen Sie Ihre Werte mit Leben

Ein Leitbild aufzuschreiben ist eine Sache, es mit Leben zu füllen, eine zweite. Sie müssen sich schon selbst an Ihre Grundsätze halten. Wenn Sie also einen respektvollen Umgang ankündigen, müssen Sie ihn auch so vorleben. Das heißt:

• Zuhören und den anderen ausreden lassen.
• Nicht sofort das Gehörte bewerten, sondern erst mal nur die Information für sich nehmen.

4. Schritt: Schaffen Sie Räume für Rückmeldungen

Um Ihr Team zu ermutigen, auch schwierige Dinge anzusprechen, müssen Sie mögliche Hürden abbauen. Nicht jeder äußert sich gern in großer Runde. Und wenn Ihre Mitarbeiter sich vor Ihrer Reaktion fürchten, erst recht nicht. Also schaffen Sie Räume, in denen Rückmeldungen „gefahrlos“ möglich sind.

„Vorgesetzte können Mitarbeitern die Gelegenheit geben, sich anonym zu äußern“, sagt Anja Mýrdal. Etwa, indem sie einen Fragebogen erstellen, der ohne Namensnennung abgegeben werden kann.

Fragen Sie aktiv nach, wie die Arbeit des Tages verlaufen ist und suchen Sie Einzelgespräche. Und vor allem: Merken Sie sich, was Ihre Mitarbeiter äußern, auch wenn es nur Andeutungen sind. Dann können Sie ein paar Tage später erneut nachfragen, ob das Problem behoben ist.

5. Schritt: Sorgen Sie für Transparenz

„Wenn Probleme zur Sprache kommen, muss der Chef beurteilen, wie relevant die Rückmeldungen sind und zeigen, dass er sie ernst nimmt.“ Er könne beispielsweise in einer Mitarbeiterrunde das Problem benennen und das Team bei der Änderung um Unterstützung bitten.

„Transparenz sorgt für Vertrauen“, betont Mýrdal. Und nur in einer vertrauensvollen Atmosphäre bekommen Sie eine ehrliche Rückmeldung. Denn: „Vertrauen ist der Schlüssel dafür, dass sich die Mitarbeiter angstfrei in einem Unternehmen bewegen“, so die Beraterin. „Das kann man nicht erzwingen. Aber man kann es sich erarbeiten.“

6. Schritt: Trainieren Sie sich und Ihr Team

Sie müssen nicht alles allein machen. Wenn Sie feststellen, dass Ihnen trotz ehrlich gemeintem Leitbild immer noch bei Stress die Hutschnur platzt, dann können Sie ein anderes Verhalten trainieren. Ein Gruppentraining ist eine Möglichkeit, um andere Formen des Stressabbaus zu finden oder eine andere Kommunikation zu lernen. „Manchmal kann es aber auch sinnvoll sein, ein Einzelcoaching in Anspruch zu nehmen“, sagt Kommunikationsexpertin Anja Mýrdal. Denn auch Persönliches spiegelt sich im Verhalten und dem kann man oft besser außerhalb einer Gruppe auf die Spur kommen.

Auch Ihr Team sollte eine rücksichtsvolle Kommunikation üben. Es nutzt wenig, wenn Sie sich anders verhalten, nun aber die Mitarbeiter jeden verschrecken, der ein Problem anspricht.