Auf einen Blick:
- Die Lohnabrechnung hat der Malerbetrieb Beil nicht an einen Steuerberater outgesourcet. Der Handwerksbetrieb nutzt seit Jahren ein Lohnbuchhaltungsprogramm.
- Fällt jemand aus dem Team krankheitsbedingt aus, ruft die Software die eAU bei der Krankenkasse ab.
- Der Betrieb teilt die Lohnabrechnung auf zwei Daten auf. Das erspart eine Korrektur, wenn am Monatsende noch jemand krank wird.
„Mit der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) hatte ich bislang noch kein Problem“, sagt Claudia Beil. Die Betriebswirtin kümmert sich beim bayerischen Malerbetrieb Beil um die Lohnabrechnung. Dazu gehört mittlerweile seit mehr als einem Jahr auch der eAU-Abruf bei der Krankenkasse, wenn jemand aus dem Team krankheitsbedingt ausfällt. „Das klappt mit unserem Lohnabrechnungsprogramm reibungslos“, sagt die Unternehmerfrau. Für handwerk.com war das Anlass nachzufragen – schließlich klagen viele Handwerksbetriebe über gestiegene Aufwände beziehungsweise über Probleme beim Abruf der digitalen Krankschreibung.
Betrieb macht Lohnbuchhaltung selbst
Von der Krankmeldung bis zum eAU-Abruf: Wie sieht der Prozess bei Ihnen aus?
Claudia Beil: Wenn unsere Mitarbeitenden krank sind, rufen sie morgens meist an oder schreiben eine Whatsapp-Nachricht. Die meisten gehen dann noch am gleichen Tag zum Arzt und informieren uns anschließend über die Dauer der Krankschreibung. Wie, ist ganz unterschiedlich: Manche rufen an und teilen uns mit, bis wann sie voraussichtlich ausfallen. Andere schicken ein Foto von ihrem gelben Schein und schwärzen die Diagnose.
In unser Lohnbuchhaltungsprogramm trage ich dann ein, an welchen Tagen der Mitarbeiter krankheitsbedingt ausfällt. Anschließend fragt mich das Programm automatisch, ob ein Attest vorliegt. Wenn ich „ja“ anklicke, startet das Programm automatisch den Abruf der eAU sobald ich die Lohnabrechnung am Monatsende mache. Das funktioniert wunderbar.
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Lohnabrechnung zwei Mal im Monat
Funktioniert es auch, wenn sich jemand an dem Tag krank meldet, an dem Sie die Lohnabrechnung machen?
Claudia Beil: Ja. Wir haben mit unseren Mitarbeitenden vereinbart, dass sie jeden Monat zwei Lohnzahlungen von uns erhalten. Drei Kalendertage vor dem Monatswechsel erhalten sie 80 Prozent ihres Lohnes. Am dritten Kalendertag des neuen Monats bekommen sie dann die restlichen 20 Prozent.
Diese Aufteilung hat für uns folgenden Vorteil: Uns bleibt eine Korrekturabrechnung erspart, wenn der Mitarbeiter in der Zeit zwischen Lohnabrechnung und Monatsende noch krank ausfällt, Minusstunden macht oder kurzfristig Urlaub beantragt. Denn das können wir bei der zweiten Lohnabrechnung problemlos berücksichtigen und gegebenenfalls auch noch die eAU bei der Krankenkasse abrufen.
Wie viel Zeit kostet Sie die Lohnabrechnung pro Monat?
Claudia Beil: Bei jeder Lohnabrechnung habe ich pro Mitarbeiter einen Aufwand von etwa 10 Minuten. Derzeit beschäftigen wir 6 Mitarbeitende. Das bedeutet unterm Strich: Pro Monat bin ich zwei Stunden mit der Lohnabrechnung beschäftigt und wenn es schlecht läuft, dann sind es nicht mehr als drei Stunden.
Der Aufwand hält sich dank unseres Abrechnungsprogramms Quick-Lohn zum Glück in Grenzen. Voraussetzung ist allerdings, dass alles gut vorbereitet ist. Ich brauche für die Lohnabrechnung einen Überblick über die Arbeitstage, Überstunden und Minusstunden, Urlaubstage und Krankheitstage.
Arbeitszeiterfassung noch nicht digital
Wie schaffen Sie das, haben Sie die Arbeitszeiterfassung digitalisiert?
Claudia Beil: Nein, noch nicht. Bislang haben wir noch Stundenzettel im Einsatz, die unsere Mitarbeitenden bei mir im Büro abgeben. Künftig wollen wir aber die Arbeitszeiterfassung digitalisieren. Daher prüfen wir gerade, ob wir ein Tablet für jeden bei uns im Team anschaffen.
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