Auf einen Blick:
- Wer als Chef im Handwerk auf Baustellen und in der Werkstatt mitarbeitet, hat zu wenig Zeit für Führungsaufgaben und muss Verantwortung an das Team abgeben.
- Ab einer bestimmten Betriebsgröße ist es wirtschaftlich tragbar, wenn Sie sich aus den produktiven Arbeiten zurückzuziehen. Ob Sie sich das leisten können, verrät unser kostenloses Excel-Tool zum Downloaden.
- Damit Sie sich wirklich auf Ihre administrativen Aufgaben konzentrieren können, brauchen Sie dann noch einen Vorarbeiter, der Sie entlastet, und ein Team, das sich darauf einlässt. Das gelingt überraschend gut, wenn Sie dabei Schritt für Schritt vorgehen – und neue Abläufe nicht ganz alleine festlegen.
Produktiv mitzuarbeiten auf der Baustelle, in der Werkstatt, beim Kunden – für viele Chefs im Handwerk war das lange Zeit selbstverständlich. Doch immer mehr Betriebsinhaber wollen das nicht oder ihnen fehlt dafür die Zeit. „Die administrativen Aufgaben sind in den vergangenen Jahren immer mehr, komplizierter und aufwendiger geworden“, bestätigt Meike Seghorn von der Gillhaus Unternehmensberatung in Varel.
Die Konsequenz: Eigentlich müssten sich viel mehr Chefs im Handwerk voll auf Führungsaufgaben konzentrieren und die produktive Arbeit anderen überlassen. Ob das gelingt, hängt von der Betriebsgröße ab.
1. Schritt: Planungsrechnung – was passiert, wenn Sie nicht produktiv arbeiten?
„Ab fünf bis sechs Mitarbeitern könnte die Chefs vieler Betriebe im Büro bleiben“, schätzt Seghorn. „Ist das Unternehmen jedoch kleiner, dann ist er als Fachkraft wirtschaftlich unverzichtbar. Dann muss er produktiv mitarbeiten.“
Fünf bis sechs Mitarbeiter? Das ist eine grobe Faustformel für die Betriebsgröße und kann je nach Unternehmen im Handwerk anders aussehen, weiß Seghorn. Der erste Schritt sei daher eine Planungsrechnung: „Wer mehr am Betrieb arbeiten will, sollte erst kalkulieren, wie sich das auswirkt: Wie viel produktive Stunden stehen dem Betrieb dann noch zur Verfügung?“ Denn wenn Sie als Chef nicht mehr produktiv arbeiten, müssen die anderen Fachkräfte die Fixkosten und den Unternehmerlohn alleine erarbeiten.
Mit diesem kostenlosen Excel-Tool der Gillhaus Unternehmensberatung können Sie eine vereinfachte Planungsrechnung schnell selbst durchführen. Laden Sie sich jetzt kostenfrei die Excel-Datei herunter, indem Sie das folgende Formular ausfüllen!
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2. Schritt: Ziele und Aufgaben als Chef festlegen
Es gibt gute Gründe, sich auf Führungsaufgaben zu konzentrieren. Erster Effekt: Sie haben mehr Zeit für die täglichen organisatorischen Dinge. Doch mit denen können Sie sich leicht in ein neues Hamsterrad manövrieren, unabhängig von der Betriebsgröße.
Darum sei es wichtig, sich konkrete Ziele und Aufgaben vorzunehmen, empfiehlt Seghorn. Zum Beispiel:
- Richten Sie Ihr Unternehmen strategisch neu aus: auf neue Geschäftsfelder, andere Kunden oder lohnendere Aufträge.
- Gestalten Sie Prozesse und Strukturen neu, um die Produktivität zu erhöhen, die Effizienz im Büro zu steigern oder die Reklamationsquote zu senken.
- Konzentrieren Sie sich stärker auf die Akquise, für eine bessere Auftragsquote bei Ihren Angeboten und damit Ihr Team immer gut ausgelastet ist.
- Setzen Sie sich stärker mit ihren Zahlen auseinander, um Ihren Betrieb besser in den Griff zu bekommen.
Zugleich sollten Sie diese Ziele mit betriebswirtschaftlichen Kennzahlen verbinden, die Sie regelmäßig kontrollieren, empfiehlt die Unternehmensberaterin. „So vergewissern Sie sich, dass Ihre Planungsrechnung Realität wird.“
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3. Schritt: Delegieren Sie an einen Vorarbeiter
Bevor Sie sich auf Führungsaufgaben konzentrieren, brauchen Sie eine zusätzliche Führungskraft. Jemand anderes muss die Verantwortung auf der Baustelle oder in der Werkstatt übernehmen. Sonst landen sofort wieder alle Probleme bei Ihnen. Oder die Produktivität im Team sinkt. „Wenn jemand die Leitungsfunktion hat, zum Beispiel als Vorarbeiter oder Baustellenleiter, arbeiten alle geordneter und produktiver“, bestätigt Seghorn.
Für eine solche Aufgabe kämen Mitarbeiter infrage, die fachlich qualifiziert und bereit sind, Verantwortung zu übernehmen. Ein solcher Anführer sei in motivierten Teams nicht sehr schwer zu finden, berichtet die Beraterin. „Aber wenn in einem Team niemand als Vorarbeiter geeignet ist, dann sollte der Chef dringend sein eigenes Führungsverhalten überprüfen: Hat er die eigenen Leute bewusst klein gehalten hat?“
Wichtig sei die Akzeptanz des neuen Vorarbeiters im Team: „Je besser er seine Kollegen motivieren kann und je mehr Spaß sie haben, desto erfolgreicher wird er in seiner neuen Rolle sein.“
Berücksichtigen Sie in Ihrer Planungsrechnung, dass der neue Vorarbeiter weniger Stunden für produktive Aufgaben zu Verfügung steht. „Das muss ich mit kalkulieren, damit meine Planungsrechnung aufgeht“, betont Seghorn.
Dabei seien die produktivsten Vorarbeiter nicht unbedingt die besten, warnt die Beraterin: „Es gibt Vorarbeiter, die machen nur das allernötigste und sind vor allem produktiv tätig. Andere sehen die Leitung der Baustelle als ihre Hauptaufgabe und arbeiten nur ein paar Stunden produktiv mit, wenn sie freie Kapazität haben – so einer wäre mir als Chef lieber.“
Kennen Sie die unproduktiven Stunden Ihrer Mitarbeiter?
4. Schritt: Holen Sie das Team ins Boot
Sollen Veränderungsprozesse nicht am Widerstand der Mitarbeiter scheitern, dann beziehen Sie Ihr Team rechtzeitig ein. Der richtige Zeitpunkt sei gekommen, wenn Sie – bis dahin vertraulich – den neuen Vorarbeiter bestimmt haben.
„Stellen Sie im Team ganz offen vor, was Sie vorhaben und welche Ziele Sie damit verfolgen“, empfiehlt Seghorn. Das sei die Grundlage, um gemeinsam neue Prozesse festzulegen. „Da kommen oft gute Anregungen und dadurch übernehmen die Mitarbeiter auch Verantwortung.“
5. Schritt: Standards erhöhen die Verantwortung im Team
Damit der Vorarbeiter Sie wirklich entlastet, müssen Sie ihm nicht nur Aufgaben übertragen, sondern auch das Team in die Verantwortung nehmen.
„Oft entscheiden Chefs im Handwerk alles alleine und die Mitarbeiter lehnen sich entspannt zurück“, berichtet Seghorn aus ihrer Beratungspraxis. In solchen Betrieben sei es wichtig, die Mitarbeiter „in kleinen Schritten“ mitzunehmen.
So könne es sinnvoll sein, nicht sofort die komplette Bauleitung an den Vorarbeiter zu übertragen, sondern zunächst einzelne Aufgaben. Hilfreich seien zudem Checklisten als Standards für immer wiederkehrende Aufgaben. Diese Standards legen fest, was welcher Mitarbeiter wann und wie zu machen hat.
Anfangs könne es schon etwas mühselig sein, solche Strukturen zu schaffen, räumt Seghorn ein. „Aber es hilft Ihnen, die Kontrolle zu behalten und die Mitarbeiter mehr in die Verantwortung zu nehmen.“
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