Umstellung auf E-Rechnung: „Das ist in 6 Monaten machbar“

„Digitalisierung ist kein Sprint, sondern ein Marathon“, sagt Sabrina Gerlof, Digitalisierungsbeauftragte beim Baugeschäft Wolf in Hildesheim. Doch die 39-Jährige ist davon überzeugt, dass sich der Rechnungsein- und -ausgang innerhalb von drei bis sechs Monaten auf die elektronische Rechnung (E-Rechnung) umstellen lässt.

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E-Rechnung: Welche Pflichten ab 2025 kommen

Der Baubetrieb steckt mitten in einem digitalen Transformationsprozess: „Wir digitalisieren gerade unsere gesamten Abläufe im Büro und für das Handwerksteam. Dazu gehört auch, dass wir ab dem 1. Juni 2024 nur noch elektronische Rechnungen verschicken werden“, berichtet Gerlof. Sie weiß, dass der Handwerksbetrieb damit schon im Sommer für die Pflichten gerüstet sein wird, die bald auf Unternehmen zukommen. Ab 2025 müssen Betriebe in der Lage sein, von Gewerbekunden elektronische Rechnungen zu empfangen und spätestens ab 2028 müssen Betriebe auch solche Rechnungen an ihre gewerblichen Kunden verschicken.

Tipp: Mehr zu den Pflichten, lesen Sie im Beitrag E-Rechnung wird Pflicht: Das müssen Handwerker wissen.

Das Baugeschäft Wolf beschränkt sich nicht darauf, nur die Pflichtanforderungen bei der E-Rechnung zu erfüllen. „Ich will meinen Betrieb zukunftsfähig aufstellen“, sagt Betriebsinhaber Christoph Wilkending. Im Herbst 2023 habe er daher mit Unterstützung von Gerlof angefangen, eine Digitalstrategie für den Baubetrieb zu entwickeln und will damit bewusst einen Schritt weiter gehen.

Erste Schritte: So stellt der Baubetrieb auf die E-Rechnung um

Nach einer ersten Bestandsaufnahme setzten sich Gerlof und Wilkending zunächst mit dem Steuerberater des Betrieb zusammen: Bis November 2023 seien zwischen Steuerbüro und Baubetrieb regelmäßig Aktenordner hin und her gependelt: „Effektiv war das nicht“, betont Gerlof.

„Wir haben uns deshalb darauf verständigt, dass wir künftig über eine Plattform zusammenarbeiten“, sagt die Digitalisierungsbeauftragte. Die Wahl sei letztendlich auf „Unternehmen online“ von der Datev gefallen. „Zunächst haben wir die Softwarelösung getestet und zum Jahreswechsel dann komplett umgestellt“, sagt Gerlof. Im Baubetrieb hat sich seither viel verändert: „Seit Januar arbeiten wir komplett papierlos und haben unsere Ablage ist in der Cloud“, sagt sie. Bei der Umstellung habe der IT-Dienstleister des Betriebs geholfen.

Ab Sommer werden ZUGFeRD-Rechnungen verschickt

Nun steht der nächste Meilenstein im Digitalisierungsprozess an: die Umstellung auf die elektronische Rechnung. Dafür gibt es zwei etablierte Formate, die die gesetzlichen Anforderungen erfüllen: XRechnung und ZUGFeRD.

„Wir haben uns für eine Softwarelösung entschieden, die E-Rechnungen in beiden Formaten verarbeiten kann“, sagt Gerlof. Künftig wolle der Betrieb allerdings bevorzugt Rechnungen im ZUGFeRD-Format versenden: „Anders als bei XRechnungen besteht das ZUGFeRD-Format nicht nur aus einem strukturierten Datensatz. Es gibt auch eine Visualisierung als PDF-Datei“, erläutert die Mitarbeiterin.

Die ersten E-Rechnungen sollen schon im Sommer rausgehen. Doch was ist, wenn die Kunden noch keine Rechnungen im ZUGFeRD-Format empfangen können? „Das ist nicht schlimm“, meint Gerlof. „Sie sehen dann nur die PDF-Datei und können die strukturierten Daten der E-Rechnung nicht auslesen.“

Vorbereitung auf die E-Rechnung: Was noch fehlt

Bislang liegt das Baugeschäft Wolf mit den Vorbereitungen gut im Zeitplan. Doch Sabrina Gerlof weiß auch, dass noch ein großes Stück Arbeit vor ihr liegt. Zum einen müssten die Mitarbeitenden im Büro geschult werden. Und zum anderen müssten die neuen Prozesse noch schriftlich festgehalten werden, damit die GoBD-Verfahrensdokumentation entsprechend angepasst werden könne.

Gerlof ist zuversichtlich, dass beides gelingen wird. „Wir haben früh mit den Vorbereitungen begonnen und das Team zieht gut mit.“ Für Handwerksbetriebe, die mit der Umstellung erst beginnen, hat sie zwei Tipps: „Gehen Sie frühzeitig in den Dialog mit Ihrem Steuerberater oder IT-Dienstleister und benennen Sie einen Projektverantwortlichen in Ihrem Team.“ Vor der E-Rechnung brauche niemand Angst haben, die Umstellung sei schaffbar.

Beim Baugeschäft Wolf wird der Digitalisierungsprozess laut Gerlof nicht mit der Umstellung auf die E-Rechnung nicht abgeschlossen sein: „Künftig wollen wir die Arbeit, Kommunikation und den Informationsfluss in vielen Bereichen leichter machen.“

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