Das Bundesfinanzministerium will Unternehmen ab 2025 untereinander zu elektronischen Rechnungen verpflichten. Vor allem, weil sich so Umsatzsteuerbetrug leichter bekämpfen lasse. Als positiven Nebeneffekt soll die Digitalisierung der Rechnungen Effizienzvorteile für die Wirtschaft bringen.
Ob diese Hoffnung wohl aufgeht – zumindest diesmal? Die Erfahrungen des Handwerks mit öffentlichen Aufträgen stimmen nicht gerade optimistisch.
Zum Beispiel Christine Eggers: Sie ist Prokuristin der Ewald Kalinowsky GmbH & Co. KG in Bad Bevensen. Das Unternehmen ist im Tief- und Straßenbau für öffentliche Auftraggeber tätig. Bund, Land und Kommunen gehören zu ihren Kunden. Digitale Rechnungen gehören für die Bauingenieurin zum Alltag.
Digitalisierung funktioniert nicht bei allen Auftraggebern
Frau Eggers, seit fast drei Jahren verlangt der Bund zwingend digitale Rechnungen. Welche Hürden hatten Sie bei der Umstellung zu nehmen?
Christine Eggers: Bei der Autobahn GmbH des Bundes gehen seit 2020 die Rechnungen per E-Mail an eine zentrale Adresse. Da gab es keine echten Hürden. Wir erstellen Rechnungen seit 1990 digital. Seit circa 15 Jahren erfolgt auch die Übermittlung in digitaler Form. Die Erstellung erfolgt mit unserem Abrechnungsprogramm, lässt das Einlesen und die Prüfung in einer anderen Software jedoch zu.
Es wäre schön, wenn das bei allen Auftraggebern so einfach funktionieren würde. Jedoch fordern viele weiterhin die Vorlage der Rechnung inklusive zur Prüfung erforderlicher Unterlagen in mehrfacher Ausfertigung in Papierform.
Wenn Kunden bei Abschlägen noch Handarbeit erwarten
Sollte die Übertragung elektronischer Rechnungen nicht alles effizienter machen?
Eggers: Die Übermittlung elektronischer Datenformate ist nicht das Problem, sondern die Aufmaße und Mengennachweise. Beim einen Amt läuft alles digital und beim anderen machen wir dann wieder einen Schritt 30 Jahre zurück und sollen alles händisch erledigen.
Die einen erwarten digitale Aufmaße und lassen in Abschlagsrechnungen Schätzwerte für die Mengenermittlung zu. Aber es gibt auch immer noch Ausschreibungen, in denen gleich auf der ersten Seite „wir akzeptieren nur händische Aufmaße" steht. Das gilt dann auch für Zwischenaufmaße und die Mengenermittlungen der Abschlagsrechnungen und das bedeutet für uns doppelte Arbeit.
Von uns erwartet man, dass wir mit der Zeit gehen, dann sollte das auch für die andere Seite gelten. Es ist aber allen klar, dass es auf beiden Seiten noch Jahre dauert, bis alle Beteiligten ausschließlich digital arbeiten.
Zahlungseingang: fristgerecht – aber mehr auch nicht
Wo sehen Sie noch Verbesserungspotenzial?
Eggers: Eine zeitnahe Vergütung wäre schön. Wenn wir Rechnungen oder Abschlagsrechnungen stellen, dann ist die Leistung oder Teilleistung fertig. Wenn wir unser Geld erst nach 14 oder 20 Tagen bekommen, dann sind wir schon 20 Tage weiter, die wir vorfinanzieren. Daran haben digitale Rechnungen leider nichts geändert. Es wäre wünschenswert, wenn die VOB-Zahlungsziele nicht regelmäßig voll ausgenutzt würden. Wichtig wäre für uns eine Möglichkeit, dass Abschlagsrechnungen zeitnah geprüft und vergütet werden, dass man sich dabei auf Mengennachweise einigt, die für beide Seiten machbar sind, und dass pünktlich bezahlt wird.
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