Mit einfachen Maßnahmen lässt sich der Aufwand minimieren.
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GoBD leicht gemacht

GoBD-Verfahrensdokumentation: So überzeugen Handwerker das Finanzamt!

Je kleiner der Betrieb, desto einfacher erstellen Handwerker eine GoBD-konforme Verfahrensdokumentation für das Finanzamt. Ein Experte verrät, was Sie wirklich brauchen, wie Sie anfangen und wie lange das dauert.

Inhaltsverzeichnis

Auf einen Blick:

  • Eine Verfahrensdokumentation zur Beschreibung aller buchungsrelevanten Abläufe und der IT ist in den Grundsätzen der ordnungsgemäßen digitalen Buchführung (GoBD) vorgeschrieben.
  • Die Verfahrensdokumentation bietet Vorteile: Zum einen muss sonst irgendjemand im Betrieb alles im Kopf haben und dem Betriebsprüfer erklären können – auch wenn der Chef nicht da ist. Zum anderen ist die Dokumentation eine gute Basis für eine entspannte Betriebsprüfung.
  • Aufwand: Für kleine Betriebe ist der Aufwand einigermaßen kalkulierbar: Rund ein Mann-Tag pro Mitarbeiter sollte genügen, wenn alle Informationen verfügbar sind.
  • Prioritäten setzen: Statt akribisch alle Punkte im Detail abzuarbeiten, sollten sich Betriebe auf die risikorelevanten Aufgaben und Prozesse konzentrieren, auf Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Bargeldgeschäfte, Belege, Verträge und Inventur.
  • Entlastung: Nutzen Sie vorhandene Unterlagen, erstellen Sie Grafiken statt Texte und fragen Sie die zuständigen Mitarbeiter.
  • Absichern: Ergänzend sind regelmäßige, stichprobenartige Kontrollen wichtig: Wenn Sie die ebenfalls gut dokumentieren, sind die Prüfer hoffentlich milde gestimmt.

Wer in seinem Betrieb buchführungsrelevante Daten elektronisch verarbeitet, der braucht eine Verfahrensdokumentation – so schreiben es die Grundsätze der ordnungsgemäßen digitalen Buchführung (GoBD) vor. In der Praxis berichten jedoch Steuerberater immer wieder, dass viele Betriebe nicht wissen, wie wichtig die Verfahrensdokumentation bei einer Betriebsprüfung ist. Und wer davon weiß, scheue oft den Aufwand.

Was sich nach viel bürokratischem Aufwand anhört, können kleine Betriebe jedoch mit relativ einfachen Mitteln selbst erstellen, wenn sie sich auf die wichtigsten Punkte konzentrieren, sagt Steuerberater Michael de Beer von der Kanzlei Gehrke Econ in Hannover. Zudem habe eine Verfahrensdokumentation einen entscheidenden Vorteil: Sie helfe dem Betrieb dabei, eine Betriebsprüfung unbeschadet zu überstehen.

Warum ist die Verfahrensdokumentation für den Betrieb so wichtig?

Die Verfahrensdokumentation ist das Erste, was sich jeder Betriebsprüfer anschaut: „Sie ist wie ein Handbuch für den Betriebsprüfer, damit er sich schnell zurechtfindet“, sagt Steuerberater Michael de Beer. Denn in jedem Unternehmen sind die Abläufe und der EDV-Einsatz anders organisiert. Um sie beurteilen zu können, müssen Organisation und Abläufe für den Betriebsprüfer nachvollziehbar und nachprüfbar sein – anhand der Verfahrensdokumentation. „Wenn der Betriebsprüfer sieht, dass alles durchdacht und dokumentiert ist und regelmäßig intern kontrolliert wird, dann wird er kleine Fehler eher verzeihen, statt gleich die ganze Buchführung zu verwerfen.“

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Verfahrensdokumentation: Es geht auch ohne – doch das ist riskant!

Es besteht zwar die Pflicht zum Erstellen einer schriftlichen Verfahrensdokumentation. In den GoBD heißt es aber dazu: Wenn Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der digitalen Buchführung auch ohne Verfahrensdokumentation gewährleistet sind, „dann stellt das Fehlen einer Verfahrensdokumentation allein keinen formellen Mangel dar, … der zum Verwerfen der Buchführung führen kann“, sagt de Beer.

Das bedeute umgekehrt aber auch, dass jemand im Betrieb ohne Dokumentation alle Infos im Kopf haben muss und so erklären kann, dass sie für den Prüfer leicht nachvollziehbar und nachprüfbar ist. Und das müsse selbst dann möglich sein, wenn der Chef gerade nicht da ist, zum Beispiel bei einer unangekündigten Kassennachschau. Deshalb rät de Beer dazu, eine Dokumentation zu erstellen, statt sich in einer solchen Stresssituation auf das Gedächtnis zu verlassen.

Was gehört in eine Verfahrensdokumentation?

Gemäß den GoBD besteht eine Verfahrensdokumentation „in der Regel“ aus vier Teilen:

  • Allgemeine Beschreibung: „Sie soll dem Betriebsprüfer einen Überblick über das Unternehmen verschaffen“, sagt de Beer. Was ist der Unternehmenszweck – was leistet oder produziert es? Aufbauorganisation: Wer hat welche Aufgaben im Betrieb? Ablauforganisation: Wie sind die Abläufe im Unternehmen strukturiert? Auch „steuerrelevante Eckdaten“ gehörten hinein, ergänzt der Experte, zum Beispiel wie der Betrieb den Gewinn ermittelt, die Rechnungseingänge bearbeitet, erfasst und ob es Bargeldgeschäfte gibt.
  • Anwenderdokumentation: Sie soll laut de Beer alle rechnungslegungsrelevanten Prozesse darstellen, auf kritische Bearbeitungsschritte hinweisen und Kontrollen schildern. Orientierung geben dabei die Kernprozesse. Wer erfasst zum Beispiel wie die Lieferantenstammdaten? Wie werden Sie auf Richtigkeit geprüft und welchen Weg nehmen sie innerhalb und zwischen DV-Systemen.
  • Technische Systemdokumentation: Hier geht es um die Dokumentation der eingesetzten IT inklusive Hardware, Software, Konfigurationen und Berechtigungskonzepten wie auch des IT-Verantwortlichen und der Nutzer.
  • Betriebsdokumentation: Sie soll dokumentieren, was der Betrieb unternimmt, damit seine EDV stabil und sicher funktioniert. Zu dokumentieren sind Anweisungen zur Betriebssicherheit und Zugriffsrechten. Auch Notfallpläne gehören dazu, falls das System ausfällt: Ist die ordnungsgemäße Buchführung dann gesichert, zum Beispiel durch Anweisungen für handschriftliche Aufzeichnungen und eine nachträgliche digitale Erfassung?

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