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Gute Vorbereitung ist wichtig: Jemand aus dem Team sollte neue Kollegen in Empfang nehmen.

Von Begrüßungsmappe bis Willkommenskarte

7 Tipps: So begrüßen Sie neue Kollegen im Team

Der erste Arbeitstag ist für alle Beteiligten aufregend: Mit diesen 7 Tipps verschaffen Sie Ihren neuen Mitarbeitern oder Azubis einen guten Start.

  • Für den ersten Eindruck gibt es keine zweite Chance: Deshalb ist es für die Zusammenarbeit wichtig, dass der erste Arbeitstag für neue Mitarbeiter und Azubis gut läuft.
  • Eine Expertin gibt 7 Tipps, was Betriebe am ersten Tag für neue Kollegen organisieren können – darunter sind zum Beispiel die Willkommensmappe, ein Betriebsrundgang und ein erstes Feedback-Gespräch.
  • Bei Lehrlingen sind einige Besonderheiten zu berücksichtigen. Denn zum einen vergeht bei Azubis zwischen Vertragsunterschrift und erstem Arbeitstag meist viel Zeit und zum anderen ist die Arbeitswelt für sie oft Neuland.

Ein neuer Mitarbeiter oder Azubi fängt bei Ihnen an und nichts ist vorbereitet? Das ist keine gute Idee! „So ruinieren Sie schnell den guten Eindruck, den Sie während des gesamten Bewerbungsprozesses mühsam aufgebaut haben“, sagt Coach Andrea Eigel von der Marketing-Agentur Kaleidoskop. Sie gibt 7 Tipps, wie Sie neue Kollegen im Team richtig begrüßen, damit die sich in Ihrem Betrieb willkommen fühlen.  

Tipp 1: Eine Willkommenskarte oder ein Begrüßungsvideo

Zwischen Vertragsunterschrift und erstem Arbeitstag vergehen gerade bei Azubis meist Wochen. „Deshalb ist es wichtig, die Zeit bis zum Ausbildungsbeginn zu überbrücken“, sagt Eigel. Dafür reichten Kleinigkeiten. Zum Beispiel könnten Betriebe per Post eine Karte und eine Broschüre mit Infos zum Unternehmen versenden. Oder die Azubis aus den anderen Lehrjahren könnten ein Begrüßungsvideo für den neuen Azubi drehen. „All das schafft eine Bindung zum Ausbildungsbetrieb“, so Eigel.

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Tipp 2: Begrüßung organisieren

Am ersten Arbeitstag muss jemand die neuen Mitarbeiter oder Azubis in Empfang nehmen: „Sie sollten vorab klären, wer diese Aufgabe übernimmt und wie der erste Tag strukturiert ist“, sagt Eigel. Ein gut organisierter Start sei wichtig, damit sich die neuen Kollegen angenommen und wertgeschätzt fühlen. Wer neue Kollegen im Betrieb willkommen heißt, sei zweitrangig – je nach Betriebsgröße könne das ein Mitarbeiter oder auch der Chef sein.

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Tipp 3: Arbeitsplatz und Arbeitsmaterial vorbereiten

Handwerker brauchen die richtige Arbeitskleidung und Werkzeug, Mitarbeiter im Büro benötigen einen Schreibtisch mit Computer, Telefon und sonstigem Arbeitsmaterial. „All das sollte am ersten Tag vorbereitet sein“, empfiehlt Eigel. „Damit vermitteln Sie den neuen Kollegen, dass Sie sich vorbereitet haben und dass Sie sich auf sie freuen.“

Doch Vorbereitung ist auch noch aus einem anderen Grund wichtig: „Nur, wenn Sie Ihre Mitarbeiter mit dem richtigen Arbeitsmaterial ausstatten, können sie mit ihrer Arbeit anfangen“, sagt die Expertin. Wenn Sie jedoch am ersten Tag die passende Arbeitskleidung und Werkzeug erst bestellen müssen, vergeuden sie wertvolle Arbeitszeit.

Die richtige Ausstattung erfordert eine gute Organisation. Dafür hat Eigel einen Tipp: „Erstellen Sie eine Checkliste, was am jeweiligen Arbeitsplatz benötigt wird, dann vergessen Sie nichts.“

Tipp 4: Eine Begrüßungsmappe

Ob neue Namen, Strukturen oder Regeln – am ersten Arbeitstag prasseln auf neue Mitarbeiter viele Informationen ein. Es ist schwer, sich all das zu merken. Eigel rät Betrieben deshalb, eine Willkommensmappe für die neuen Teammitglieder zu erstellen und dort die wichtigsten Informationen festzuhalten. Zum Beispiel:

  • die wichtigsten Ansprechpartner und deren Telefonnummern,
  • wichtige Regeln im Arbeitsalltag und
  • ein Organigramm bei größeren Betrieben.

„Je größer der Betrieb ist, desto schwieriger ist es für die Neuen“, sagt die Expertin. „Eine Mappe gibt ihnen eine schnelle Orientierung, weil sie dort bei Bedarf alles Wichtige noch einmal nachlesen können.“

Tipp 5: Betriebsrundgang

Wenn Sie mit Ihren Bewerbern beim Vorstellungsgespräch keinen Rundgang durch den Betrieb gemacht haben, sollten Sie das laut Eigel am ersten Tag nachholen. „Sie erleichtern Ihren neuen Mitarbeitern und Azubis so die Orientierung“, sagt die Expertin.

Der Rundgang durch Sozialräume, Lager, Büro oder Werkstatt sollte für die Belegschaft allerdings nicht zur Überraschung werden. Deshalb empfiehlt Eigel: „Kündigen Sie Ihren Mitarbeitern an, wann neue Kollegen im Betrieb anfangen und was Sie für deren ersten Arbeitstag planen.“

Tipp 6: Ein Pate für Azubis

Für viele Azubis ist die Arbeitswelt komplettes Neuland. Sie müssen sich mit neuen Abläufen und Strukturen vertraut machen, die ganz anders sind als in der Schule. Die jungen Leute haben deshalb viele Fragen zu Betriebsabläufen oder dem Berichtsheft. „Damit wendet sich kein Azubi gerne an den Chef oder Vorgesetzten“, meint Eigel. Aus diesem Grund empfiehlt sie, Azubis vom ersten Arbeitstag an einen Paten an die Seite zu stellen.

„Der Pate kann zum Beispiel ein Azubi aus einem höheren Ausbildungsjahr oder auch ein erfahrener Mitarbeiter sein“, sagt Eigel. Es gebe viele Möglichkeiten, die Patenschaft zu gestalten. So könne der Pate einfach der erste Ansprechpartner für Azubis sein. Es könne aber auch regelmäßige Termine für den Azubi und ihren Paten geben.

Tipp 7: Kurzes Feedback-Gespräch am Ende

Am ersten Arbeitstag lernen neue Mitarbeiter und Azubis viel Neues. Nicht alles ist auf Anhieb klar. Eigel rät Vorgesetzten, sich am Ende des Tages noch einmal Zeit für ein Gespräch zu nehmen: „Offene Fragen oder Probleme sollten auf jeden Fall geklärt werden, damit die Neuen am nächsten Tag mit einem guten Gefühl in den Betrieb zurückkehren.“

Eigel zufolge können auch Vorgesetzte von Feedback-Gesprächen profitieren: „Neue Mitarbeiter haben noch einen unverstellten Blick und sind noch nicht betriebsblind.“ Deshalb rät sie Führungskräften, explizit nach den ersten Erfahrungen im Betrieb zu fragen: „So finden Sie heraus, was den neuen Kollegen positiv bei Ihnen auffällt und ob sie möglicherweise andere Arbeitsabläufe gewohnt sind.“

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