3 Warnzeichen, dass Ihrem Betrieb eine wirtschaftliche Schieflage droht

Für Unternehmer im Handwerk sind die Zeiten fordernd. Eine Krise scheint die nächste abzulösen. Die Folge: Betriebe müssen sich permanent auf neue Bedingungen einstellen. „Diese dynamischen Umstände erzeugen einen hohen Druck auf die Unternehmer“, sagt Susann Ruppert, Betriebsberaterin bei der Handwerkskammer Oldenburg. „Sie müssen ihre Strategie immer wieder auf den Prüfstand stellen, um sich anzupassen.“ Im Alltag gerät das leicht aus dem Fokus.

Umso wichtiger ist es, Frühwarnzeichen dafür wahrzunehmen, dass der Betrieb in finanzielle Schieflage rutscht. Ruppert nennt drei wichtige Signale, bei denen Ihre Alarmglocken schrillen sollten, und gibt Tipps, wie Sie am besten reagieren können.

Warnzeichen 1: Offene Posten nehmen zu

„Dreh- und Angelpunkt im Betrieb ist die Liquidität“, betont Ruppert. „Gerät sie unter Druck, entsteht schnell eine Negativspirale.“

Hellhörig sollten Sie daher werden, wenn sich bei Ihnen offene Rechnungen türmen, während die Zahlungen weiterlaufen. „Gerade in Betrieben, die keine eigene Buchhaltungskraft haben, gerät die Kontrolle der Außenstände schnell aus dem Blick“, sagt Ruppert. Doch wenn zu wenig Geld hereinkommt, droht die Gefahr, mit eigenen Verpflichtungen ins Hintertreffen zu geraten.

Warnzeichen 2: Sie reizen Ihre Zahlungsziele und Ihren Kontokorrentkredit aus

Hand aufs Herz: Wie schnell zahlen Sie Ihre Rechnungen? Können Sie sie schnell begleichen und dabei Skonto ziehen? Oder dehnen Sie alle Zahlungsziele so weit wie möglich aus, um flüssig zu bleiben?

Zahlungsziele auszureizen kann gleich zwei negative Folgen haben, warnt Ruppert: „Wenn ich bei Lieferanten kein Skonto mehr nutzen kann, komme ich auf mittlere Sicht zu deutlich höheren Kosten.“ Zudem kann der Lieferant mit schlechteren Bedingungen und kürzeren Zahlungszielen reagieren.

Ähnliches gilt für Ihre Bank: „Wenn Sie Ihren Kontokorrentkredit komplett ausreizen müssen, kostet Sie das zunächst hohe Zinsen“, sagt die Beraterin. Auf längere Sicht kann die Bank die Kreditlinie senken oder auch höhere Zinsen fordern.

Warnzeichen 3: Nacharbeiten drücken auf die Produktivität

Es häufen sich Nacharbeiten oder zusätzliche Aufgaben, die nicht einkalkuliert wurden? „Das kann die Produktivität massiv senken“, sagt Ruppert. Denn Mitarbeitende, die eigentlich schon neue Aufgaben übernehmen sollten, müssen alte Aufträge länger bearbeiten. „Viele Betriebe kalkulieren solche Posten nicht im Angebot ein und können sie dann kaum noch in Rechnung stellen“, weiß die Beraterin aus Erfahrung. Die Situation verschärft sich, wenn dadurch Terminverpflichtungen nicht eingehalten werden können. „Im schlimmsten Fall drohen Vertragsstrafen“, sagt Ruppert. 

Die gute Nachricht: Wenn Sie diese Warnzeichen bemerken, können Sie schnell handeln und langfristig vorbeugen. Sechs Tipps, die Ihnen weiterhelfen.

Tipp 1: Stellen Sie eine vorausschauende Liquiditätsplanung auf

„Um die Liquidität im Blick zu behalten, sollte jeder Betrieb eine Liquiditätsplanung für mehrere Monate aufstellen, besser noch länger“, sagt Ruppert. Darin sammeln Sie die wichtigsten Zahlungsein- und -ausgänge: Wann müssen welche Summen an wen gezahlt werden? Wann kommen die Zahlungen von Kunden – zumindest nach Zahlungsziel? Wie hoch ist meine Kreditlinie bei der Bank? Und passen diese Finanzbewegungen so zueinander, dass kein zu großes Defizit entsteht?

„Mit einer guten Planung kann ich mögliche Engpässe frühzeitig erkennen, und Gegenmaßnahmen einleiten“, erklärt die Beraterin.

Tipp 2: Etablieren Sie ein Forderungsmanagement

Eine dieser Gegenmaßnahmen ist die Einrichtung eines gut organisierten Forderungsmanagements. „Dazu gehören Abschlags- und Teilrechnungen ebenso wie eine schnelle Abschlussrechnung, klare Zahlungsziele und aktives Nachhaken, wenn sie nicht eingehalten werden“, beschreibt Ruppert. Viele Handwerker scheuten sich, Mahnungen zu schreiben, weil sie es sich nicht mit ihrem Auftraggeber verderben wollten. Doch: „Eine klare Haltung an diesem Punkt ist extrem wichtig, um die Liquidität zu sichern“, betont die Beraterin.

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Tipp 3: Gestalten Sie Ihre Angebote kalkulationsstabil und nachtragssicher

Die Dynamik, in der Ihr Betrieb sich behauptet, sollte sich auch in Ihren Angeboten niederschlagen, rät Ruppert. „Verankern Sie in eine Preisgleitklausel und schützen Sie sich vor unvorhersehbaren Kostensteigerungen“, sagt sie. Durch eine präzise Beschreibung der beauftragten Leistungen und der zugrunde liegenden Annahmen könnten Sie zusätzliche Arbeiten leichter begründen und abrechnen. Darüber hinaus empfiehlt sie, die Fristen für die Gültigkeit der Angebote bewusst kurz zu halten sowie im Angebot eine Regelung zum Umgang mit Nachträgen zu vereinbaren.

Tipp 4: Passen Sie Ihre Bestände an die aktuelle Situation an

Wie halten Sie es mit Ihren Beständen? Ist das Lager voll oder bestellen Sie just-in-time? „Diese Frage ist für Unternehmen nicht leicht zu bewerten“, räumt Ruppert ein. Galt früher die Überzeugung, dass große Lager vor allem eine Belastung für die Liquidität seien, kommt angesichts von Lieferengpässen und schwankenden Preisen den Beständen wieder eine andere Bedeutung zu – wer Baustoffe oder Ersatzteile im Lager hat, kann im Zweifel schneller zum Fixpreis liefern als der Wettbewerb.

„In diesem dynamischen Spannungsfeld die richtigen Entscheidungen zu treffen, ist schon die Königsdisziplin“, sagt Ruppert. Sie empfiehlt daher, die Bestände regelmäßig mit Blick auf die Auftragssituation und die Beschaffungssituation zu überprüfen und immer wieder neu zu bewerten. 

Tipp 5: Optimieren Sie Abläufe für mehr Produktivität

Gute Baustellenorganisation, eine optimale Arbeitsvorbereitung, korrekte Erfassung von Arbeitszeiten und Aufgaben – es gibt Stellschrauben, mit denen Sie die Produktivität steigern können. „Handwerksunternehmer werden immer mehr zu Projektmanagern, die viele Bälle in der Luft halten müssen“, sagt Ruppert. Aber: „Wenn sich das entsprechende Bewusstsein entwickelt hat, ist diese Aufgabe auch mit technischer Unterstützung zu bewältigen.“ Zahlreiche Tools könnten in vielen Punkten sehr gut helfen, von mobiler Zeiterfassung bis hin zum Controlling.

Tipp 6: Suchen Sie eine offene Kommunikation mit Lieferanten, Banken und Steuerberater

Es droht ein Engpass? Dann sollten Sie sich nicht verstecken und hoffen, dass die Krise von allein verschwindet. „Eine offene Kommunikation mit allen Stakeholdern, von der Bank über Lieferanten bis zum Finanzamt, ist jetzt wichtig“, betont Ruppert. Viele sorgten sich, ihren Ruf zu beschädigen, wenn sie über Probleme sprächen. Doch das Gegenteil sei der Fall, meint die Beraterin. „Schwierigkeiten zu thematisieren, baut Vertrauen auf – und nur so können Sie über günstigere Bedingungen oder schnelle Maßnahmen sprechen.“ Um nicht kalt von einer Krise erwischt zu werden, sollten Sie sich zudem regelmäßig mit Ihrem Steuerberater austauschen, so Ruppert.

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