Handwerker digitalisiert: Arbeitserleichterung für alle!

Auf einen Blick:

• Die Arbeit dort abrechnen, wo sie entsteht und gleichzeitig Prozesse verschlanken und Frust vermeiden. Damit sein Digitalisierungsprojekt diese Ziele erreicht, optimiert Unternehmer Martin Berteit auch die Prozesse in seinem Betrieb.
• Der Betrieb verabschiedet sich von handgeschriebenen Zetteln. Die Monteure werden mit iPads ausgestattet und bekommen mehr Verantwortung. So vermeidet der Betrieb künftig doppelte Arbeiten und reduziert Fehlerquellen.
• Unterstützung für sein Digitalisierungsvorhaben hat der Betrieb etwa im Digitalbonus des Landes Niedersachsen gefunden.

Er hat Barcamps besucht, sich mit den Prozessen in seinem Betrieb beschäftigt und checkt regelmäßig, welche Software-Erfahrungen seine Branchenkollegen machen. Martin Berteit ist auf den nächsten Digitalisierungsschritt seines Betriebs gut vorbereitet. Nun kann die Umsetzungsphase in dem Unternehmen für Bad, Heizung und Energie beginnen.

Das Digitalisierungsziel der 9-köpfigen Röder & Berteit GmbH: Weniger Zettelwirtschaft, keine doppelten Arbeiten, klare Verantwortlichkeiten, mehr Entlastung, Effizienz und Zeitersparnis. Um das zu erreichen, setzt Martin Berteit auf neue Hard- und Software, und auf die richtige Arbeitsorganisation.

„Wir lagern die Arbeitsvorbereitung dorthin aus, wo das meiste Knowhow ist“, erklärt der 44-jährige Unternehmer. Was bedeutet das genau? Martin Berteit erklärt das an einem Beispiel aus der bisherigen Betriebspraxis: Ein Kunde ruft an und meldet eine Störung. Ein Mitarbeiter fährt dann mit einem vorausgefüllten Auftrag zum Kunden und ergänzt vor Ort händisch die fehlenden Daten. Darin trägt er zum Beispiel ein, um welche Anlage es sich handelt und welche Ersatzteile er zur Reparatur benötigt. Er übergibt den Zettel an den Innendienst, der für die Bestellung zuständig ist. Und hier beginnen die Reibungsverluste.

„Handgeschriebene Zettel verursachen extrem viel Nacharbeit für den Innendienst“, sagt Berteit. Grund: „Da entstehen Nachfragen, weil ein Wort nicht gelesen werden kann, die Kollegen müssen die Teile nachrecherchieren und bestellen – und wurde dann doch mal eine falsche Komponente angefordert, erzeugt das Frust auf allen Seiten.“

Die Lösung des Unternehmers: Künftig sollen die Monteure diesen Teil der Arbeitsorganisation übernehmen und sich gewissermaßen selbst versorgen. „Unsere Monteure wissen am besten, was sie brauchen. Sie wählen die passenden Teile künftig aus, bauen sie ein und vermerken sie im digitalen Kundendienstbericht“, erklärt der Installateur- & Heizungsbaumeister. Der Bericht wird dann nur noch vom Innendienst auf Plausibilität geprüft. „Die Recherche sparen wir uns komplett und reduzieren gleichzeitig Fehlerquellen“, erklärt Martin Berteit.

Positiver Nebeneffekt: Bisher ließ sich die Zusatzarbeit, die der Innendienst für die Monteure erledigt hat, nicht beim Kunden abrechnen. Muss sich künftig aber ein Monteur beim Vor-Ort-Termin Gedanken machen, passiert all das direkt beim Kunden und kann dort auch ordnungsgemäß abgerechnet werden.

Für die Umsetzung wird Martin Berteit seine Branchensoftware des Bielefelder Herstellers Label um ein mobiles Kundendienstmodul erweitern. Außerdem schafft er für die 4 Monteure je ein iPad an, mit dem sie Berichte ausfüllen und ergänzen können. „Damit können sie Bestellungen beim Großhandel auslösen und die Verfügbarkeit beim Abhollager prüfen. Für jeden Mitarbeiter können wir dann hinterlegen, ob die Bestellungen vom Innendienst freigegeben werden sollen oder ob die Bestellung direkt ausgeführt wird“, erklärt Berteit.

Den finanziellen Aufwand reduziert der Unternehmer, indem er Mittel aus dem niedersächsischen Digitalbonus beantragt hat und bewilligt bekam. „Über den Digitalbonus wird die Anschaffung der Hardware zu 50 Prozent bezuschusst, was eine echte Hilfe ist“, sagt Berteit. Um das Projekt erfolgreich mit den Mitarbeitern umzusetzen und auf größtmögliche Akzeptanz zählen zu können, nutzt der Betrieb zudem die Unterstützung des Programms „Unternehmenswert:Mensch plus“.

So wird der Innendienst Arbeitsaufträge künftig digital vorbereiten und den Kundendienstmitarbeitern auf ihre iPads schicken. Dabei können die Aufträge direkt mit wichtigen Kontaktdaten, Zusatzinformationen und zusätzlichen Bildern versehen werden. Für einen optimalen Informationsfluss diktieren die Monteure am Ende eines Auftragsabschnitts einfach einen kurzen Text in den Kundendienstbericht – das soll dank Spracherkennung ganz ohne zeitraubende Tastatureingabe möglich sein.

Auch Aufträge bei Bestandskunden soll das System erleichtern, indem es den Mitarbeitern Zugriff auf die Projekthistorie gibt. Das sei insbesondere bei längeren Neubauprojekten hilfreich, wo durch wechselnde Gewerke im Bauprozess längere Pausen entstehen können und einzelne Bauabschnitte von unterschiedlichen Monteuren betreut werden. Noch in diesem Jahr soll das Vorhaben umgesetzt sein. Martin Berteit ist sicher, dass die neue Hard- und Software in Kombination mit den neuen Arbeitsabläufen allen Mitarbeiter die Arbeit erleichtern wird.

Einen Tipp für andere digitalisierungswillige Kollegen hat Unternehmer Martin Berteit noch: „Auf Facebook bin ich seit längerem Mitglied in zwei großen Erfa-Gruppe für Digitalisierung: CRAFTcamp und Labelwin Label Software Anwender“. In den Gruppe hat Berteit viel über die Erfahrungen anderer Kollegen, bestimmte Problemstellungen und Lösungsansätze gelesen. „Das bringt einen gewissen Wissensvorsprung für das eigene Projekt“, erzählt der Unternehmer. Auch in der laufenden Anwendung von Digitalisierungslösungen sei so eine Gruppe hilfreich: „Wer eine konkrete Frage postet, erhält oft in wenigen Minuten eine hilfreiche Antwort“, sagt Berteit, „und ich freue mich auch, wenn ich dort jemandem weiterhelfen kann.“

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