Meister berichtet: Zeit sparen mit digitaler Einsatzplanung

Auf einen Blick:

• Digitale Einsatzplanung mit der Meisterwerk App: Marcel Meyer hat mit der Software die Planung am Whiteboard abgelöst. Er sagt: „Der Wechsel hat uns nur Vorteile gebracht.“
• Der 31-Jährige spart durch den Umstieg auf die digitale Einsatzplanung bis zu sechs Stunden pro Woche. Und weil jetzt auch die Mitarbeiter besser über ihre Termine Bescheid wissen, ist in den Mitarbeiterbesprechungen nun Zeit für andere Themen.
• Auch bei der langfristigen Vorausplanung seiner Aufträge hilft die Meisterwerk App dem Betrieb. Hilfreich sei hier die Vergabe verschiedener Stati.

Aufwändig kann so eine Einsatzplanung sein. Die voraussichtliche Auftragsdauer muss festgelegt, die Aufträge den Mitarbeitern zugewiesen und das Ganze in der Arbeitswoche so arrangiert werden, dass möglichst wenig Leerlauf entsteht. Verschiebt sich dann doch ein Termin oder ein Mitarbeiter wird krank, beginnt das Planungsspiel von neuem.

Marcel Meyer kennt das Problem. Die analoge Einsatzplanung hat ihn jede Woche bis zu sechs Stunden gekostet. Meyer leitet den 7 Mitarbeiter starken Betrieb „Meyer - Heizung Sanitär Lüftungstechnik“ aus dem niedersächsischen Damme. Inzwischen teilt der Installateur- und Heizungsbaumeister die Arbeitskapazität seines Teams bequem per App ein. „Der Wechsel hat uns nur Vorteile gebracht“, erzählt der 31-jährige.

Um die Einsätze seiner Mitarbeiter digital zu planen, nutzt der junge Meister die Meisterwerk App. Eine Anzeige auf Instagram führte ihn zu der Software. Es folgten ein Anruf und eine Demoschulung. „Am Ende war ich von dem Produkt überzeugt“, erklärt er.

Die Software ersetzt seine bisherige Planung am Whiteboard vollständig. „Wenn ich jetzt etwas umplanen will, greife ich nicht mehr zum Schwamm, sondern ziehe den Auftrag einfach per Drag & Drop zu seinem neuen Bestimmungsort“, berichtet der Handwerksmeister. Zudem erleichtere das Tool die Terminvergabe mit den Kunden. „Ich sehe auf einen Blick, welcher Mitarbeiter noch eine Lücke hat, in der wir den Kunden unterbringen können.“

Über die mobile App könne das Team jederzeit den aktuellen Planungsstand von unterwegs abrufen und zum Beispiel einsehen, wer mit wem in den nächsten Tagen auf welchen Baustellen eingeplant ist.

Damit sich jeder Mitarbeiter optimal auf seinen nächsten Auftrag vorbereiten kann, lassen sich die Aufträge in der Vorplanung mit allen wichtigen Informationen versehen. „Wir können Arbeitsumfang und Aufwand beschreiben, Fotos und Dateien wie Maßblätter und Angebotsschreiben hinterlegen“, erklärt Marcel Meyer. Vor Ort können die Mitarbeiter zudem Aufträge aktualisieren und ihre Fortschritte dokumentieren. Alle wichtigen Informationen seien jederzeit verfügbar. „Das ist auch enorm hilfreich, wenn ein Team mal den Auftrag eines anderen übernimmt“, erklärt der Handwerksmeister.

So bringt Meyer mit der Meisterwerk App Struktur in die Dokumentation seiner Aufträge. Und das wirke sich insgesamt positiv auf die Abläufe im Betrieb aus. „Vorher war die Einsatzplanung ein großer Posten in den Mitarbeiterbesprechungen. Da der jetzt entfällt, können wir uns auf andere Themen konzentrieren“, erklärt der Betriebsleiter.

Und: In der akuten Phase der Corona-Pandemie habe die Meisterwerk App es dem Team ermöglicht, Distanz zu wahren und dennoch reibungslos zusammenzuarbeiten. „Wir konnten persönlichen Kontakt super vermeiden. Ich habe vom Homeoffice aus disponiert und die Kollegen sind direkt von zu Hause zu den Baustellen gefahren“, erzählt der Handwerksmeister.

Obwohl Meyer das Tool im Wesentlichen für die Einsatzplanung nutzt, habe es ihm auch bei der Organisation der langfristigen Vorausplanung geholfen. Das funktioniert in der Meisterwerk App durch die Vergabe verschiedener Auftrags-Stati wie Anfrage, ungeplant, geplant, in Arbeit und fertig. „Kommt eine Anfrage rein, zu der wir ein Angebot schreiben, lege ich sie an. Entscheidet sich der Kunde dann, uns damit zu beauftragen, wird daraus ein ungeplanter Auftrag. Sobald ich ihn terminiere, fließt er als geplanter Auftrag in unsere Planung ein“, erklärt Meyer. Alle Aufträge im Pool lassen sich nach ihrem Status filtern. So hat der Betrieb sie alle sicher organisiert.

Damit sein Betrieb von der Investition in die Meisterwerk App den größtmöglichen Nutzen zieht, hat Marcel Meyer im gleichen Schritt Tablets für die Monteure angeschafft. „Da sind neben den Auftragsdaten sämtliche Maßblätter und technische Informationen abrufbar und man kann schnell unterwegs etwas nachrecherchieren“, erklärt er.

So sieht sich der junge Handwerksmeister digital sehr gut aufgestellt. „Für den Moment“, sagt er. Denn Meyer weiß schon, wie der nächste Digitalisierungsschritt aussehen könnte: „Meisterwerk plant jetzt noch eine Zeiterfassung in das System zu integrieren – das will ich auch gerne einsetzen.“

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