Aufgaben-Dschungel bewältigen: 8 Tipps für effiziente To-Do-Listen

Was steht heute an? Was muss bis Ende der Woche fertig werden? Und welche Themen wollen Sie noch in diesem Quartal bearbeiten? Wer in der Aufgabenflut den Überblick behalten will, kann sich mit To-Do-Listen behelfen. Doch es gibt einige Punkte, die Handwerker beim Schreiben der Listen beachten sollten.

Tipp 1: Überfrachten Sie To-Do-Listen nicht!

Nicht jeder Unternehmer führt seine To-Do-Liste im gleichen Stil. „Das ist immer vom Typ abhängig“, sagt Unternehmensberaterin Verena Fink von Woodpecker Finch und Vorstand im Verband „Die KMU-Berater“. Sie rät Handwerkern, nicht nur mit einer To-Do-Liste für die Tagesaufgaben zu arbeiten, sondern mehrere Listen zu führen:

Tipp: Ob eine Aufgabe überhaupt auf einer To-Do-Liste stehen muss, können Unternehmer leicht prüfen. „Ist die Aufgabe innerhalb von zwei Minuten zu erledigen, nehmen Sie sie sich gleich vor und schreiben sie nicht erst auf.“ Alle anderen Tätigkeiten, die mehr Zeit in Anspruch nehmen, lohne es, auf eine Liste zu setzen.

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Tipp 2: Unterteilen und strukturieren Sie komplexe Aufgaben sinnvoll

Wer seine Listen mit weniger Punkten bestückt, aber zu komplexe Aufgaben wählt, bringt sich um Erfolgserlebnisse, weiß Verena Fink. Denn dann dauere es mitunter bis zum Nachmittag, bevor ein Punkt angehakt werden kann. Ihr Tipp: „Zerlegen Sie komplexe Aufgaben in Unteraufgaben und fassen Sie ähnliche To-Dos in Sinneinheiten zusammen“, sagt sie.

Ein weiterer Vorteil von Teilaufgaben: „Sie behalten im Laufe der Woche den Überblick, was Sie schaffen können und erhöhen die Chancen, die folgende Woche nicht mit Altlasten zu überfrachten.“

Sinnvoll ist laut Fink auch, ähnliche Aufgaben wie die Bearbeitung von E-Mails, Telefonaten oder Kontakte zu Personen strukturell zusammenzufassen. „Das kann unser Gehirn leichter verarbeiten und Sie müssen nicht immer von einer Tätigkeit zur nächsten springen“, sagt sie.

Tipp 3: Legen Sie Prioritäten auf jeder Liste fest!

„Die erste Aufgabe auf der Tagesliste muss nicht zwingend die Wichtigste sein“, sagt Verena Fink. Vielmehr sei es sinnvoll, die Dinge zuerst anzugehen, mit denen man am liebsten in den Tag startet. „Wer sich morgens am besten konzentrieren kann, sollte mit einer komplexeren Aufgabe starten und kleine Themen für den Nachmittag aufheben“, sagt sie. Wer lieber mit dem Abarbeiten den Tag beginnt, sollte sich am Morgen kleinere To-Dos vornehmen und danach Themen angehen, die mehr Zeit beanspruchen.

Bei der Priorisierung rät Fink die 80-20-Regel im Hinterkopf zu behalten. Nach dem Pareto-Prinzip lassen sich 80 Prozent der Qualität in der Erledigung von Aufgaben relativ schnell erreichen. Für die letzten 20 Prozent braucht man vergleichsweise lange. So sollten Handwerker sich fragen: Bei welchen meiner Aufgaben genügen 80 Prozent? Und bei welchen Aufgaben muss ich die extra Zeit einplanen, um auf die 100 Prozent zu kommen?

In jedem Fall sei es befreiend, immer wieder eine Aufgabe von der täglichen To-Do-Liste streichen zu können. „Das motiviert für die Weiterarbeit“, weiß Fink.

Tipp 4: Jede Aufgabe braucht eine Frist!

„Es sollte immer klar sein, was bis wann zu tun ist“, sagt KMU-Beraterin Fink. Also gehöre zu jeder Aufgabe auch ein Datum, bis wann sie zu erledigen ist. Auf den Tages- und Wochenlisten seien die Themen schon zeitlich vorsortiert. Fink rät: „Wenn Sie noch kein festes Datum haben, schreiben Sie dennoch eins dazu – zumindest auf der Masterliste.“ Sonst würden Aufgaben vergessen oder von einer Liste verschwinden. Nach hinten datieren könne man Aufgaben immer noch, wenn Wichtigere vorher fertig werden müssen.

Ihr Tipp für die Masterliste: „Wählen Sie eine zeitliche Unterteilung der Aufgaben nach Monaten oder Quartalen, um die Fristen im Blick zu behalten.

Tipp 5: Formulieren sie klar, was hinter jeder Aufgabe steckt

Beim Erstellen von neuen Aufgaben sollten Sie immer alle wichtigen Informationen mit notieren. „Ein Stichwort ist zum Zeitpunkt des Notierens vielleicht noch nachvollziehbar. Aber eine Woche später wissen Sie dann nicht mehr, was Sie damit gemeint haben“, sagt die Unternehmensberaterin. Sie rät daher, Namen der Personen mit aufzuschreiben, die mit einer Aufgabe zu tun haben und konkrete Aufgabenstellungen zu formulieren.

Ihr Tipp für die Formulierung: „Schließen Sie jede Aufgabe mit einem Verb im Präsens ab.“ Zum Beispiel: Kunde XY wegen Auftrag XY bis 12 Uhr anrufen! Oder: E-Mail an Lieferant wegen Material XY für Auftrag XY schreiben. Die Verben dienen hier als Handlungsaufforderung und Motivation für Ihre Arbeit.

Tipp 6: Planen Sie vor dem Feierabend den nächsten Tag!

Als optimalen Zeitpunkt zum Schreiben neuer Tageslisten empfiehlt Fink den Nachmittag oder Abend. Der Vorteil: „Sie können mit dem Tag abschließen und aufgeräumt in den Feierabend gehen.“ Zudem sind sie sicherer, dass Sie nichts vergessen, wenn Sie abends noch neue To-Dos notieren. Am nächsten Morgen ist die Liste griffbereit und Sie können direkt in den Tag starten.

Ausgenommen von dieser Empfehlung seien Unternehmer, die kein Problem mit dem Abschalten am Abend haben. In dem Fall könnten sie die Tagesliste auch morgens als Erstes erstellen.

Tipp 7: Digitale Listen sind flexibler als lose Zettel

Die Vorteile von digital erstellten Listen gegenüber handschriftlich geführten Listen fasst Fink in folgenden Punkten zusammen:

• Effektivität: Die Sortierung ist leichter, weil man Aufgaben einfach verschieben kann, anstatt einen neuen Zettel zu schreiben.
• Leichte Handhabung: Digital können Sie Personen markieren, Kategorien vergeben, Filter anwenden und Kontakte wie E-Mails oder Telefonnummern hinzufügen.
• Kalenderanbindung: Digitale Termine können Sie mit Ihrem Kalender verknüpfen und Fälligkeiten festlegen, so werden Sie erinnert und vergessen Termine nicht mehr.
• Bearbeitung im Team: Zudem ist es möglich, digitale Listen mit mehreren Personen zu bearbeiten und zu teilen und damit auch Aufgaben an Teammitglieder zu delegieren.

Als Nachteile sieht Fink, dass nicht alle digitalen Listen für jeden Nutzer bedienfreundlich sind. Nicht zuletzt funktionieren sie nur, wenn die digitalen Endgeräte ausreichend Strom haben. Sei der Akku mal alle, könnte das problematisch sein.

Handschriftliche erstellte Listen hingegen können leichter verloren gehen und müssen immer wieder neu erstellt werden. Aus Finks Sicht lohnt es sich dennoch, ab und zu eine kleine Liste per Hand zu führen: „Das Wegstreichen nach Erledigung einer Aufgabe ist schon eine enorme Motivation“, sagt sie.

Tipp 8: Nützliche Apps mit To-Do-Listen-Funktion

Es gibt eine Reihe von Apps, die laut Verena Fink gut als To-Do-Listen einsetzbar sind:

• ToDoList: Mit der App können Sie Listen hierarchisch sortieren und Aufgaben nach Prioritäten abspeichern. Dazu gehören immer ein Datum und eine Uhrzeit. Die App ist online und offline kostenfrei nutzbar. Auch eine Spracheingabe von Terminen und Informationen ist möglich.
• Microsoft To-Do: Laut Fink ist das eine recht einfache digitale To-Do-Liste mit Erinnerungsfunktion. Sie ist einfach und intuitiv bedienbar und gut mit Microsoft Hard- und Software kombinierbar.
• Simplenotes: Mit der App können Sie gemeinsam mit dem Team Notizen bearbeiten und teilen. Sie ist nur in der kostenfreien Version erhältlich. Kleiner Nachteil laut Fink: „Die Benennung der Aufgabe erfolgt immer anhand der ersten beiden Zeilen. Wenn man sich darauf einstellt, ist die App gut nutzbar.“

„Meist reichen die kostenfreien Varianten der Apps für die Bearbeitung von Listen aus“, sagt Fink. Ein Upgrade lohne sich für Unternehmer dann, wenn sie eine komplexere Anwendung mit Schnittstellen suchten oder eine Liste mit mehreren Personen bearbeiten wollen.

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