E-Rechnung: Antworten auf die häufigsten 7 Leser-Fragen

Ab dem 1. Januar 2025 kommt die Empfangsverpflichtung bei der E-Rechnung. Das bedeutet auch für Handwerksbetriebe, dass sie in der Lage sein müssen, elektronische Rechnungen von anderen Unternehmen anzunehmen, auszulesen und zu archivieren. Viele Betriebe stecken aktuell noch in den Vorbereitungen. In den letzten Wochen sind viele Leserfragen bei uns in der Redaktion eingegangen. Wir haben deshalb beim Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) nachfragt.

1. Trifft die Pflicht zur E-Rechnung auch Betriebe mit wenig Umsatz?

Zum Empfang von E-Rechnungen sind alle Betriebe und Unternehmen ab 2025 verpflichtet. „Dazu gehört auch die Pflicht, diese elektronischen Rechnungen revisionssicher archivieren zu können“, erklärt Simone Schlewitz, Referatsleiterin im Bereich Steuer- und Finanzpolitik beim ZDH. Die Ausstellungsverpflichtung im B2B-Bereich wiederum – also der Versand von E-Rechnungen – greift erst ab 2027 für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro und ein Jahr später auch für alle anderen Unternehmen. „Für Kleinunternehmer ist im Jahressteuergesetz 2024 allerdings eine Ausnahme vorgesehen“, so die ZDH-Steuerexpertin: „Betriebe mit einem Jahresumsatz von weniger als 25.000 Euro sollen auch künftig keine elektronischen Rechnungen an Geschäftspartner verschicken müssen.“

Bislang war das anders geplant: Laut Wachstumschancengesetz wären Kleinunternehmer ab 2028 verpflichtet gewesen, im B2B-Bereich elektronische Rechnungen zu verschicken. Der Bundestag ist von dieser Regelung mittlerweile abgerückt und hat die Ausnahme von der Ausstellungspflicht für Kleinunternehmer bereits im Jahressteuergesetz 2024 beschlossen. Die Entscheidung des Bundesrats über dieses Gesetz steht allerdings noch aus, die Abstimmung darüber findet im November statt.

2. Gibt es eine „brauchbare“ kostenlose E- Rechnungssoftware, die Betriebe nutzen können?

Inzwischen gibt es auch kostenfreie Tools im Internet, mit denen sich E-Rechnungen visualisieren, also für das menschliche Auge lesbar machen lassen. Doch bilden diese Tools aber den jeweils aktuellen Stand der Technik ab?  

Eine Empfehlung für eine bestimmte kostenlose E-Rechnungssoftware kann der ZDH nicht aussprechen, aber einen Verweis auf den aus Bundesmitteln finanzierten Quba-Viewer geben. Die Forderung aus dem Handwerk nach einem kostenfreien staatlichen Tool zum Auslesen von E-Rechnungen bleibt daher aktuell, wie auch die ZDH-Referatsleiterin bestätigt. Die Bundesregierung hatte dies zuletzt zwar abgelehnt, aber der ZDH befindet sich zu dem Thema auch weiterhin im Austausch.

3. Kosten für die Archivierung von E-Rechnungen: Können Betriebe das steuerlich geltend machen?

„Ja“, sagt Schlewitz. „Handwerksbetriebe können alle Ausgaben als Betriebsausgaben geltend machen, die mit der Umstellung auf die E-Rechnung verbunden sind.“

Die ZDH-Referatsleiterin fügt hinzu: „So wie alle anderen steuerrelevanten Daten müssen auchelektronische Rechnungen revisionssicher gespeichert werden.“ Daher sei für Betriebe auch künftig ein Archivsystem wichtig, dass GoBD-konform ist – also den Grundsätzen „zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ entspricht.

4. E-Rechnungspflichten: Wie viel Digitalisierung muss sein?

Es reicht aus, wenn sich die Betriebe zum 1. Januar 2025 auf das Pflichtprogramm beschränken und sich auf den Empfang, das Auslesen und Archivieren von E-Rechnungen vorbereiten.

„Betriebe sind aber gut beraten, die Umstellung auf die E-Rechnung als Anlass zu nehmen, um die Digitalisierung im Betrieb weiter voranzutreiben. Das kann die betriebsinternen Prozesse deutlich effizienter und schlanker gestalten“, sagt Schlewitz.

„Zum Beispiel können sich die Betriebe für das Komfort-Programm entscheiden und die Eingangsrechnungen automatisiert weiterverarbeiten“, erläutert die ZDH-Mitarbeiterin. Es sei beispielsweise möglich, E-Rechnungen nach der inhaltlichen Prüfung automatisiert in die Buchhaltung einzulesen, zur Zahlung anzuweisen und zu archivieren. „Das birgt ein enormes Einsparpotenzial für Betriebe, sodass mehr Zeit für das Kerngeschäft bleibt“, betont Schlewitz.

5. Personenbezogene Daten in der E-Rechnung: Ist eine verschlüsselte Übermittlung nötig?

Rechnungen nennen in der Regel bereits im Briefkopf einen Ansprechpartner oder werden an eine personalisierte E-Mail-Adresse gesendet. „Somit sind dort personenbezogene Daten vorhanden und der Datenschutz ist zu beachten“, erläutert Markus Peifer, Bereichsleiter Organisation und Recht beim ZDH:

Dem Juristen zufolge schreibt der Datenschutz grundsätzlich vor, dass angemessene organisatorische und technische Maßnahmen ergriffen werden müssen, um Daten vor dem unerlaubten Zugriff Dritter zu schützen. Was dabei erforderlich sei, richte sich unter anderem nach dem Stand der Technik.

Da die Datenübermittlung mit einfachen E-Mails die am weitesten verbreitete digitale Übermittlungsform darstellt, ist diese laut Peifer auch als Stand der Technik anzusehen. Datenschutzrechtlich sei sie also zulässig: „Die sicherste Methode ist es allerdings nicht, da E-Mails in der Regel ohne größeren Aufwand von Dritten unbefugt abgefangen und gelesen werden können“, merkt er an. Betriebe seien daher gut beraten, sich eingehender mit dem Thema Cybersicherheit zu beschäftigten. 

Tipp: E-Rechnung müssen so wie alle Rechnungen geprüft werden. Schlewitz rät Betrieben bei eingehenden Rechnungen immer auch die Bankverbindung zu kontrollieren, um möglichen Betrug zu vermeiden oder einen Cyberangriff zu erkennen: „Wenn Ihr Geschäftspartner plötzlich eine neue Bankverbindung nutzt, sollten Sie zur Sicherheit immer nachfragen und deren Richtigkeit sicherstellen.“

6. Was gilt, wenn Betriebe ihre E-Rechnungen per Cloud archivieren und der Dienstleister gehackt wird oder Pleite geht?

Cloud-Dienstleister gelten rechtlich als sogenannte Auftragsdatenverarbeiter: Sie speichern die E-Rechnungen für den Betrieb in der Cloud und haben an den Daten kein weiteres Eigeninteresse. „Datenschutzrechtlich bleibt daher der Handwerksbetrieb verantwortlich, der die Daten in die Cloud hochlädt“, erläutert Markus Peifer.

Doch welche Folgen hat es für Betriebe, wenn der Dienstleister Opfer eines Hackerangriffs wird und die archivierten E-Rechnungen von dem Angriff auch betroffen sind? „In solchen Fällen müssen Handwerksbetriebe ihre Vertragspartner und die jeweilige Datenschutzaufsichtsbehörde informieren“, sagt der ZDH-Datenschutzexperte.

Sollte der Cloud-Anbieter Insolvenz anmelden, müssten Betriebe hingegen ihre Daten herunterladen und sichern. Dieser Sicherungsvorgang sei mit Blick auf die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen allerdings ohnehin notwendig, so Peifer.

7. Ist Skonto auch bei E-Rechnungen möglich?

„Das Umsatzsteuergesetz verlangt, dass in der E-Rechnung alle Rechnungspflichtangaben in strukturierter Form vorliegen“, erläutert Simone Schlewitz. Dazu gehörten auch Preisnachlässe wie beispielsweise Skonto. Allerdings sehe die aktuelle EU-Norm EN 16931, die der E-Rechnung zugrunde liegt, bisher kein Feld für die strukturierte Erfassung von Preisnachlässen vor. „Aktuell wird die EU-Norm aber überarbeitet, so dass es künftig voraussichtlich auch ein Feld für Skonto geben wird“, erläutert Schlewitz.

Zum jetzigen Zeitpunkt gibt es laut der ZDH-Referatsleiterin aber bereits zwei Möglichkeiten, mit denen Betriebe auch bei E-Rechnungen Skonto gewähren können:

Sie wissen nicht, wie Sie die neuen Pflichten in Ihrem Betrieb umsetzen sollen oder Sie haben Fragen zur E-Rechnung? Dann schreiben Sie uns an leupold@handwerk.com.

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