Auf einen Blick:
- Fällt das Wort Cloud, werden Handwerk meist skeptisch, sagt Keno Kruse, Beauftragter für Innovation und Technologie (BIT) an der Handwerkskammer für Ostfriesland.
- Weniger unbeliebt als das Wort Cloud, seien die Dienste, die ohne eine Cloud-Anbindung gar nicht denkbar wären. Zum Beispiel Messenger wie Whatsapp oder Microsoft 365.
- Auch für einige Aufgaben im Handwerk sei Cloud-Software prädestiniert, sagt Kruse.
- Der Berater gibt Tipps, woran man vertrauenswürdige Anbieter erkennt.
Cloud-Software wie Messenger oder E-Mail-Dienste sind im Handwerk weit verbreitet, auch wenn man sie selten mit dem Begriff „Cloud“ in Verbindung bringt. Geht es darum, größere Teile der Unternehmensdaten in die Cloud zu übertragen, überwiegt bei Unternehmern dagegen eher Skepsis, sagt Keno Kruse, Beauftragter für Innovation und Technologie (BIT) mit Schwerpunkt Digitalisierung an der Handwerkskammer für Ostfriesland. Wie berechtigt ist die Skepsis? Und was zeichnet vertrauenswürdige Anbieter aus? Im Interview beantwortet Kruse sieben zentrale Fragen rund um das Thema Cloud-Software.
Stärke: Ortsunabhängigkeit
Wie (un-)beliebt sind Cloud-Lösungen aktuell im Handwerk? Sobald das Wort „Cloud“ bewusst in den Raum geworfen wird, herrscht eine große Skepsis. Gleichzeitig arbeiten viele Handwerker bereits mit Anwendungen, die ohne Cloud-Speicher gar nicht funktionieren würden: Messenger zum Beispiel, Apps zur Baustellendokumentation und –kommunikation oder Microsoft 365. Ich glaube ein Problem ist, dass die Cloud ein abstraktes Wort ist. Dabei bedeutet Cloud nicht, dass Daten irgendwo unkontrolliert herumfliegen. Sie liegen nur auf anderen Rechnern: zum Beispiel im Rechenzentrum des Anbieters.
Welche Prozesse im Handwerk sind prädestiniert dafür, in die Cloud verlagert zu werden? Ein klassisches Thema ist die Zeiterfassung. Sobald die Mitarbeitenden auf Baustellen und Kundenterminen Zeiten erfassen sollen, passiert das im Regelfall über eine Cloud-Lösung. Auch wenn die Branchensoftware erneuert wird, stehen Betriebe immer vor der Frage, ob sie sich für eine Cloud-Variante entscheiden. Wollen Chefs jederzeit ortsunabhängig Zugriff auf ihre Daten haben, spricht das häufig für die Cloud.
Kein Stress mit der Systempflege
Wie finden Betriebe heraus, ob sie reif für die Cloud sind? Handwerksunternehmer, die noch nicht genau wissen, wie für sie die optimale Digitalisierungslösung aussieht, können sich kostenlos beraten lassen. Wir BIT-Berater an den Handwerkskammern helfen ihnen bei der Orientierung. Ich empfehle bei einer Beratung keine direkten Produkte, aber kann bei der Auswahl helfen. Ob ein Unternehmen dann mit einer Cloud-Lösung am besten beraten ist oder nicht, hängt von den persönlichen Ansprüchen ab.
Was kann für die Cloud sprechen? Viele Betriebe haben eigene Server, die leistungsfähig genug sind, um theoretisch den Komfort von Cloud-Lösungen über die eigene Infrastruktur abzubilden. Das Problem ist hier oft die Wartung und Pflege. Das System wurde einmalig eingerichtet und läuft oft ohne umfangreiche Serviceverträge zur Wartung des Systems. Dann liegt die Verantwortung der Pflege oft beim Unternehmer, der dieser Verantwortung selten mit hoher Priorität nachkommen kann. Werden Patches und Sicherheitsupdates zu spät eingespielt, erhöht sich die Gefahr für Cyberangriffe.
Wo läge hier der Vorteil für die Cloud? In der Cloud ist die Pflege des Systems im monatlichen Preis enthalten. Der Komfort ist höher, die Software wird häufiger optimiert und man muss sich weniger kümmern. Im Grunde wird damit die eigene IT outgesourced – damit aber natürlich auch die Hoheit über die eigenen Daten. Umso wichtiger ist es mit dem Anbieter zu klären, was mit den Daten bei einem Anbieterwechsel passiert. Können sie übertragen werden? In welchem Format liegen sie dann vor? Auch das Thema Offline-Verfügbarkeit sollte gegebenenfalls geklärt werden.
Datensicherheit ist kein Zufall
Wie ist es um die Sicherheit der Cloud bestellt? Bei Cloud-Diensten geht es viel um Vertrauen. Hin und wieder hört man von Datenlecks und Hacks, das erschüttert das Vertrauen. Cyberangriffe gibt es aber auch bei kleinen Unternehmen, ebenso wie Ausfälle der eigenen IT-Infrastruktur und Datenverluste – man findet dazu nur im Normalfall keine Zeitungsberichte. Gute Cloud-Dienstleister investieren viel darin, eine hohe Datensicherheit zu gewährleisten. Verglichen mit den meisten selbst eingerichteten IT-Infrastrukturen im Handwerk dürften die Dienste guter Cloud-Anbieter sicherer sein.
Was sorgt für Vertrauen? Die DSGVO-Konformität ist ein guter Indikator für einen vertrauenswürdigen Anbieter. Jeder Cloud-Dienstleister mit Sitz in der EU muss sie erfüllen. Eine ISO 27001 Zertifizierung, die unter anderem die Implementierung von geeigneten Sicherheitsmechanismen voraussetzt, ist ein weiteres Qualitätsmerkmal. Wer sichergehen will, dass seine Daten im Fall eines Totalausfalls eines Rechenzentrums weiterhin verfügbar sind, sollte darauf achten, dass der Anbieter eine sogenannte Fallback-Lösung bietet: Das heißt, er speichert eine Kopie der Daten zusätzlich an einem anderen Ort.
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