- Formalitäten spielen bei Kündigungen eine große Rolle, denn im Fall eines Streits werden vor Gericht immer zuerst die formalen Kriterien überprüft. Formale Fehler machen eine Kündigung unwirksam.
- Deshalb sollten Arbeitgeber genau auf Kündigungsfristen und die korrekte Schriftform achten.
- Weitere Fehlerquellen lauern bei der Übergabe des Kündigungsschreibens. Persönliches Überreichen vor Zeugen bringt Sie auf die sichere Seite.
- Fristlose Kündigungen dürfen nicht auf die lange Bank geschoben werden. Nach Bekanntwerden und Klärung des Kündigungsgrundes hat der Arbeitgeber nur zwei Wochen Zeit.
Der Streit um eine Kündigung landet schnell vor dem Arbeitsgericht. „Gerichte prüfen dann immer erst alle Formalitäten“, sagt Dagmar Unger-Hellmich, Fachanwältin für Arbeitsrecht. „Wenn dem Arbeitgeber hier Fehler unterlaufen sind, ist die Kündigung sofort unwirksam. Über Inhalte wird dann gar nicht mehr gesprochen.“
Sie erklärt die größten sechs formalen Fehler – und wie man sie vermeidet.
Fehler 1: Die Schriftform ist nicht korrekt
Eine Kündigung muss schriftlich erfolgen. Eine mündliches: „Sie sind gefeuert“ wie in einer amerikanischen Serie ist in Deutschland nicht möglich. Aber Achtung: Nicht alles, was geschrieben ist, entspricht den Vorstellungen des Gesetzgebers. „Der Arbeitgeber muss ein Schriftstück mit einer Originalunterschrift aushändigen“, sagt Unger-Hellmich. Kündigungen per E-Mail, Fax oder Whatsapp haben vor Gericht keinen Bestand. „Erst beim Zugang der Kündigung im Original beim Arbeitnehmer wird diese wirksam.“
Kündigungsgründe: Wann darf ich Mitarbeiter entlassen?
Fehler 2: Die falsche Person hat unterschrieben
Nicht jeder, der im Betrieb etwas zu sagen hat, darf eine Kündigung unterschreiben. „Die Kündigung muss von demjenigen unterzeichnet werden, der dazu berechtigt ist“, betont die Rechtsanwältin. Das können Geschäftsführer, Vorstände, Prokuristen, Gesellschafter einer OHG oder GbR sein, in der Regel auch Personalleiter.
„Unterschreibt jemand anders in Vertretung oder im Auftrag, muss eine schriftliche Kündigungsvollmacht im Original beigefügt werden“, erklärt Unger-Hellmich. Eine Ausnahme davon gilt nur, wenn im Betrieb bekannt ist, dass derjenige über Vollmachten für Kündigungen oder Einstellungen verfügt und diese Aufgabe auch ausübt.
„Fehlt die Vollmacht, kann die Kündigung vom Arbeitnehmer sofort zurückgewiesen werden, was zu deren Unwirksamkeit führt“, so Unger-Hellmich. Aber: Erfolgt keine Zurückweisung bleibt die Kündigung trotz fehlender Originalvollmacht wirksam.
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Fehler 3: Die Kündigungsfrist wird nicht eingehalten
Für eine ordentliche Kündigung gelten Kündigungsfristen. „Diese korrekt zu bestimmen, ist nicht immer einfach“, sagt Unger-Hellmich. Es gibt gesetzliche, tarif- und arbeitsvertragliche Fristen. „Nach dem Gesetz orientiert sich die Länge der Kündigungsfrist an der Betriebszugehörigkeit. Und auch die ist nicht immer leicht zu klären“.
Auch der Zeitpunkt der Übergabe der Kündigung muss korrekt berechnet werden. Die Formulierungen in Arbeits- oder Tarifverträgen sind für Laien nicht immer klar verständlich, so dass schnell ein Fehler passiert. „Wenn zum Beispiel jemand zum 31. Januar das Unternehmen verlassen soll und eine Kündigungsfrist von einem Monat zum Ende des Kalendermonats gilt, muss die Kündigung spätestens am 31. Dezember zugestellt sein“, rechnet Unger-Hellmich vor.
Die Anwältin rät daher, im Kündigungsschreiben das Datum, zu dem der Vertrag endet, immer mit dem Zusatz „oder zum nächstmöglichen Zeitpunkt“ zu ergänzen. „Damit wäre eine falsche Berechnung der Kündigungsfrist unschädlich.“ Die Kündigung würde dann bei einer falsch berechneten Frist nur später wirksam, statt komplett ungültig zu sein.
Fehler 4: Die Zustellung ist unklar
Ein wichtiger Punkt beim Thema Kündigung ist die korrekte Zustellung, denn die Einhaltung der Kündigungsfrist orientiert sich an der Zustellung. Auch die Drei-Wochen-Frist für eine Klage gegen die Kündigung läuft ab dem Moment der Zustellung. „In diesem Punkt sollte man nichts dem Zufall überlassen“, sagt Unger-Hellmich.
Am besten sei es, die Kündigung persönlich vor Zeugen zu überreichen und sich den Erhalt quittieren zu lassen. „Das ist natürlich nicht immer möglich“, so die Rechtsanwältin. Als Alternative sei eine Zustellung per Boten sinnvoll. „Dann schickt man am besten zwei Leute, damit man Zeugen hat.“ Denn wenn der Arbeitnehmer die Annahme der Kündigung verweigert, gilt sie trotzdem als zugestellt. Die Beweislast hierfür obliegt aber dem Arbeitgeber.
Ein Einschreiben reiche hingegen nicht immer aus, um diesen Beweis auch gerichtsfest zu erbringen. Die Kündigung per Übergabeeinschreiben gelte erst dann als zugestellt, wenn der Mitarbeiter sie auch in Empfang nimmt – was er verweigern kann. „Selbst bei Einwurfeinschreiben, bei denen früher die Benachrichtigung der Post anerkannt wurde, kippt die Rechtsprechung gerade“, warnt Unger-Hellmich.
Fehler 5: Die fristlose Kündigung bleibt zu lange liegen
Außerordentliche, also in der Regel fristlose Kündigungen haben eigene Vorschriften. Sie dürfen nur aus wichtigen Gründen erfolgen und es muss zügig gehen. „Der Arbeitgeber muss 14 Tage nach Kenntnis des Kündigungsgrundes die Kündigung aussprechen“, sagt Unger-Hellmich.
Eine Ausnahme sei nur möglich, wenn der Sachverhalt, der zu der fristlosen Kündigung geführt hat, erst aufgeklärt werden muss. „Dann ist der Zeitpunkt des Endes der Aufklärung ausschlaggebend“, so die Anwältin.
Sie empfiehlt zudem, bei einer außerordentlichen fristlosen Kündigung vorsorglich immer auch ordentlich fristgerecht zu kündigen. „Man weiß nicht, ob der Grund für die außerordentliche Kündigung auch vor Gericht Bestand hat. „ Deshalb sollte die Formulierung „hilfsweise ordentlich zum nächstmöglichen Zeitpunkt“ eingefügt werden.
Fehler 6: Der Betriebsrat ist nicht beteiligt
Egal wie groß Ihr Unternehmen ist – sobald Sie einen Betriebsrat haben, muss er vor einer geplanten Entlassung unter Angabe der Kündigungsgründe unterrichtet werden. „Sonst ist eine Kündigung unwirksam“, warnt Unger-Hellmich. Zustimmen muss der Betriebsrat übrigens nicht – das ist nur erforderlich, wenn ein Betriebsratsmitglied entlassen werden soll.
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