DSGVO und Kündigung: Wann müssen welche Daten gelöscht werden?

Das Landesarbeitsgericht Sachsen-Anhalt hat kürzlich einen Arbeitgeber dazu verurteilt, die Abmahnung eines ehemaligen Mitarbeiters zu löschen. Begründung: die DSGVO. Dieses Urteil wirft die Frage auf: Dürfen Betriebe überhaupt Daten von ehemaligen Mitarbeitern speichern? Gibt es möglicherweise Daten, die Betriebe behalten dürfen? Nathalie Oberthür, Fachanwältin für Arbeitsrecht in Köln und Vorsitzende des Arbeitsrechtsausschusses des Deutschen Anwaltvereins, kennt die Antworten.

Mitarbeiterdaten speichern: Das gilt rechtlich!

Ob Name, Anschrift oder Kontonummer – Arbeitgeber haben von ihren Mitarbeitern so einige personenbezogene Daten. Und das dürfen sie auch. „Laut Bundesdatenschutzgesetz dürfen Unternehmen die Daten ihrer Mitarbeiter verarbeiten und speichern, wenn das für die Durchführung des Arbeitsverhältnisses erforderlich ist“, erläutert Arbeitsrechtlerin Nathalie Oberthür.

Anders sieht es aus, wenn ein Mitarbeiter aus dem Unternehmen ausscheidet. „Dann kommt die DSGVO ins Spiel“, sagt die Juristin. Dann müssten sich Unternehmer die Frage stellen, ob sie noch ein berechtigtes Interesse haben, die Daten ehemaliger Mitarbeiter zu speichern. „Liegt das nicht vor, müssen Betriebe die Daten löschen“, sagt die Rechtsanwältin.

Löschen von Mitarbeiterdaten: Was Betriebe vorher klären sollten

Rechtsanwältin Nathalie Oberthür zufolge kann ein berechtigtes Interesse zum Beispiel vorliegen, wenn Mitarbeiter noch Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis haben. Das sei zum Beispiel der Fall, wenn Mitarbeiter

• eine Betriebsrente bekommen,
• noch Anspruch auf Vergütung für nicht genommenen Urlaub haben oder
• noch eine Vergütung von Überstunden bekommen.

„Alle dafür relevanten Daten dürfen Arbeitgeber aufbewahren“, sagt Oberthür. Gleiches gelte, wenn Betriebe mit ihren Mitarbeitern im Arbeitsvertrag ein nachvertragliches Wettbewerbsverbot vereinbart hatten.

Welche Fristen sind bei der Löschung von Daten zu beachten?

Wer anfängt, die Daten ehemaliger Mitarbeiter zu entsorgen, darf allerdings nicht wahllos alles vernichten. Rechtsanwältin Nathalie Oberthür weist darauf hin, dass es bei manchen Unterlagen Aufbewahrungsfristen gibt, die Arbeitgeber zwingend einhalten müssen.

• So sind sie zum Beispiel dazu verpflichtet, die Gehaltsunterlagen sechs bis zehn Jahre aufzubewahren. Die Sechs-Jahres-Frist gilt etwa für Lohnkonten, Reisekostenabrechnungen und Fahrtenbücher. Lohnunterlagen, die auch für die Gewinnermittlung von Bedeutung sind, dürfen erst nach zehn Jahren weg.
• Auch bei der Arbeitszeitdokumentation müssen Arbeitgeber Aufbewahrungsfristen beachten. Arbeitszeitnachweise sind sechs Jahre aufzubewahren. Bei besonderen Arbeitszeitdokumentationen nach dem Arbeitszeit- und Mindestlohngesetz beträgt die Aufbewahrungspflicht zwei Jahre rückwirkend. Das gilt auch bei Minijobbern.

Darum sollten Chefs die Namen ihrer ehemaligen Mitarbeiter notieren

Welcher Mitarbeiter hat wann in meinem Betrieb gearbeitet? Diese Frage ist nicht nur für Unternehmer interessant, die sich gerne mit der Geschichte ihres Betriebes auseinandersetzen. Nach Einschätzung von Arbeitsrechtlerin Nathalie Oberthür sollten Arbeitgeber die Namen ihrer ehemaligen Mitarbeiter auf jeden Fall dokumentieren.

„Bei Neueinstellungen mit befristetem Arbeitsvertrag müssen Arbeitgeber prüfen, ob der Mitarbeiter vorher schon mal im Betrieb beschäftigt war“, erläutert sie. Hintergrund sei ein Urteil des Bundesverfassungsgerichts aus dem Jahr 2018. Danach dürfen Arbeitgeber Arbeitsverträge nicht sachgrundlos befristen, wenn der Arbeitnehmer nicht zuvor schon einmal beschäftigt war.

Gerade bei gängigen Nachnamen wie Müller oder Maier kann es allerdings schwer sein, ehemalige Mitarbeiter nach langer Zeit allein anhand ihres Namens zu identifizieren. Nach Einschätzung von Rechtsanwältin Oberthür können Betriebe zur besseren Identifikation auch noch das Geburtsdatum ehemaliger Mitarbeiter vermerken. „Weitere Daten wie Anschrift, Handynummer oder E-Mail-Adresse dürfen aber sicher nicht zu diesem Zweck gespeichert werden“, so die Juristin.

E-Mail oder Handynummer: Mit ehemaligen Mitarbeitern Kontakt halten

Manche Mitarbeiter kehren einem Betrieb aus privaten Gründen den Rücken, weil sie umziehen oder bei einem anderen Arbeitgeber Berufserfahrung sammeln wollen. Eine Kündigung muss daher kein Schlussstrich für immer sein. Aus diesem Grund kann es sich für Betriebe lohnen, mit ehemaligen Mitarbeitern Kontakt zu halten.

Das Problem daran: Arbeitgeber dürfen Kontaktdaten wie E-Mail-Adresse und Handynummer Ehemaliger nicht einfach so speichern. „Dafür brauchen sie eine Einwilligung der Betroffenen“, sagt Arbeitsrechtlerin Nathalie Oberthür. Sie empfiehlt Unternehmern, sich die Einwilligung unter Angabe der konkreten Zwecksetzung schriftlich geben zu lassen und die ehemaligen Mitarbeiter auf ihr Widerrufsrecht aufmerksam zu machen.

Nach der Kündigung: Dürfen Arbeitgeber eine Abmahnung behalten?

Abmahnungen haben im Arbeitsrecht im Wesentlichen zwei Funktionen. Arbeitgeber senden damit ein Warnsignal an Mitarbeiter. Außerdem dokumentieren sie so Pflichtverletzungen und sichern sich damit für mögliche Rechtsstreitigkeiten ab.

Verlässt ein Mitarbeiter, der in der Vergangenheit eine Abmahnung kassiert hat, den Betrieb, sollten sich Arbeitgeber nach Einschätzung von Rechtsanwältin Oberthür eine Frage stellen: Wozu brauche ich die Abmahnung noch? Die Antwort könne ein möglicher Prozess vor einem Arbeitsgericht sein, so Oberthür. Für solchen Fälle dürften Arbeitgeber Abmahnungen selbstverständlich behalten.

Anders sieht es aber aus, wenn Betriebe und Mitarbeiter friedlich getrennte Wege gehen: „Sobald ein qualifiziertes Arbeitszeugnis erteilt wurde, haben Arbeitgeber in der Regel kein berechtigtes Interesse mehr, eine Abmahnung zu behalten“, so die Juristin. Der eine oder andere mag da einwenden, dass er die Abmahnung noch mal brauchen könne, wenn er den Mitarbeiter noch einmal einstellt. Doch dazu hat Oberthür eine klare Haltung: „Das wirkt sehr konstruiert.“

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