- Firmenwagen und deren private Nutzung sorgen immer wieder für Streit mit dem Finanzamt und/oder mit den Mitarbeitern: Was ist erlaubt, was ist verboten – und wer haftet für die Steuern?
- Manchmal überraschen die Finanzgerichte mit ihren Urteilen: So kann ein Halter im Einzelfall die Verbrauchskosten schätzen und auf ein Fahrtenbuch verzichten. In einem anderen Fall akzeptierte ein Finanzgericht ein Fahrtenbuch trotz zahlreicher Mängel, weil die nicht schwerwiegend waren.
- Weniger überraschend sind die Entscheidungen, wenn die Angaben zu den privaten Fahrten offensichtlich nicht schlüssig sind, zum Beispiel weil ein Fahrtenbuch nachweislich erst Jahre später gekauft und ausgefüllt wurde.
- Eine klare Ansage gilt indes auch den Mitarbeitern, die Firmenwagen privat nutzen: Wer sein Fahrtenbuch nicht ordentlich führt, haftet für die Steuernachzahlungen.
1. Nachträgliches Fahrtenbuch: Wie fliegt das auf?
Das Fahrtenbuch nachträglich kaufen und ausfüllen? Mit Fahrten an Tagen, an denen der Wagen schon wieder verkauft war? Keine gute Idee! Denn für das Finanzgericht Rheinland-Pfalz waren diese Mängel in einem Fall besonders leicht zu erkennen:
Die vom Fahrer genutzten Fahrtenbücher waren in den Jahren, für die sie gelten sollten, noch gar nicht auf dem Markt erhältlich. Da es sich in diesem Fall um einen Maserati handelte, musste der Fahrer nach dem Urteil seinen Privatanteil nach der 1-Prozent-Methode versteuern – teilweise das 15-fache dessen, was er in seinen Fahrtenbüchern eingetragen hatte. (Urteil vom 13. November 2017, Az. 5 K 1391/15)
2. Verbrauch geschätzt – statt Fahrtenbuch: Wann ist das erlaubt?
Eigentlich kommt es bei Fahrtenbüchern auf jedes Detail an – Schätzungen sind tabu. Doch eine Ausnahme hat in diesem Fall das Finanzgericht München gemacht:
Die Mitarbeiter betankten ihre auch privat genutzten Firmenwagen an der betriebseigenen Tanksäule, die weder Mengen noch Preise anzeigte. Jedoch konnte der Arbeitgeber die Gesamtkosten mittels der Einkaufsrechnungen belegen und durfte daher den Verbrauch für die Fahrzeuge der einzelnen Mitarbeiter schätzen. (Urteil vom 16. Oktober 2020, Az. 8 K 611/19).
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3. Elektronisches Fahrtenbuch: Sind die GPS-Daten genug?
Elektronische Fahrtenbücher erkennt das Finanzamt in der Regel als Nachweis von dienstlichen und privaten Fahrten an. Dennoch verwarf das Finanzgericht Niedersachsen in diesem Fall ein solches digitales Fahrtenbuch:
Zum Verhängnis wurden einem geschäftsführenden Gesellschafter unter anderem Abweichungen bei den Kilometerständen zwischen Fahrtenbuch und Werkstattrechnungen und unvollständige Angaben. Der Geschäftsführer hätte die Kilometerstände nach jeder Fahrt festhalten und die Anlässe notieren müssen – was sein elektronisches Fahrtenbuch nicht automatisch tat. (Urteil vom 23. Januar 2019, Az. 3 K 107/18).
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4. Haftung: Müssen Mitarbeiter für Fehler im Fahrtenbuch zahlen?
Für Lohnsteuernachzahlungen wegen eines nicht ordnungsgemäß geführten Fahrtenbuches kann der Arbeitgeber Mitarbeiter haftbar machen. Das ist auch nachträglich möglich, wenn der Mitarbeiter den Betrieb längst verlassen hat, entschied das Bundesarbeitsgericht in diesem Fall:
Wenn sich ein Mitarbeiter für ein Fahrtenbuch anstelle der Ein-Prozent-Methode entscheide, müsse er das Fahrtenbuch nach den gesetzlichen Anforderungen führen. Es sei nicht Sache des Chefs, den Mitarbeiter auf mögliche Fehler hinzuweisen. Für nachträglich zu entrichtende Lohnsteuer hafte daher der Mitarbeiter. Das gelte auch dann, wenn Arbeitgeber und Arbeitnehmer eine Verjährung von Nachforderungen vereinbart hatten. (Urteil vom 17. Oktober 2018, Az. 5 AZR 538/17)
5. Wie lässt sich der Anscheinsbeweis widerlegen?
In der Regel unterstellt das Finanzamt, dass ein Firmenwagen auch privat genutzt wird, wenn er dafür geeignet ist. Das ist der sogenannte Anscheinsbeweis – und der ist nur schwer zu widerlegen. In diesem Fall gelang das einem Unternehmer jedoch vor dem niedersächsischen Finanzgericht:
Als Firmenwagen nutzte er einen neuen Fiat Doblò Easy 2.0 16V Multijet, privat einen 15 Jahre alten Mercedes Benz C 280 T. Für den Fiskus eine klare Sache: Da der Eigentümer für den Fiat kein Fahrtenbuch geführt hatte, forderten die Betriebsprüfer eine Steuernachzahlung. Das Finanzgericht sah das anders: Der Mercedes und der Fiat seien mit Blick auf Funktionen und Zwecke gleichwertig, insbesondere hinsichtlich Motorleistung, Hubraum, Höchstgeschwindigkeit und Ausstattung. Folglich griff der Anscheinsbeweis hier nicht. (Urteil vom 19. Februar 2020, Az. 9 K 104/19)
6. Kleine Mängel: Wann ist ein Fahrtenbuch ungültig?
Unvollständige Angaben sind ein Grund, aus dem das Finanzamt regelmäßig Fahrtenbücher verwirft. Doch kleinere Mängel muss der Fiskus akzeptieren, wie dieser Fall vor dem Finanzgericht Niedersachsen zeigt:
Bei einer Betriebsprüfung entdeckte der Prüfer im Fahrtenbuch Abkürzungen statt vollständiger Kundennamen und Ortsangaben, fehlende Ortsangaben bei Hotelübernachtungen, fehlende Aufzeichnungen von Tankstopps und Abweichungen der Kilometerangaben zwischen Fahrtenbuch und Routenplaner. Nach Ansicht des Finanzgerichts kommt es jedoch darauf an, ob trotz solcher Mängel „eine hinreichende Gewähr für die Vollständigkeit und Richtigkeit der Angaben“ bestehe und der zu versteuernde Privatanteil nachweisbar sei. Das sei hier der Fall. (Urteil vom 16. Juni 2021, Az. 9 K 276/19).
7. Unleserliche Handschrift: Ist eine nachträgliche Abschrift erlaubt?
Dass Fahrtenbücher für Betriebsprüfer lesbar sind, ist eine grundlegende Voraussetzung für ihre steuerliche Anerkennung. Davon gibt es keine Ausnahme – selbst dann nicht, wenn wie in diesem Fall Arthritis Schuld ist an der unleserlichen Handschrift. Auf nachträglich erstellte Abschriften ließ sich das Finanzgericht München nicht ein und ebenso wenig auf ein graphologisches Gutachten. Für ein ordentliches Fahrtenbuch sei die allgemeine Lesbarkeit nun einmal Voraussetzung. (Urteil vom 9. März 2021, Az. 6 K 2915/17)
8. Minijob: Akzeptiert das Finanzamt einen Firmenwagen für die Ehefrau?
Die Ehefrau arbeitete als Minijobberin im Betrieb mit – und durfte dank dieses Jobs einen Firmenwagen uneingeschränkt privat nutzen, zusätzlich zum Barlohn. Versteuern wollte das Paar die private Nutzung nach der 1-Prozent-Methode.
Doch auf den Betriebsausgabenabzug für die Lohnkosten ließ sich das Finanzamt nicht ein: Es gebe überhaupt kein steuerlich anzuerkennendes Arbeitsverhältnis, weil diese Entlohnung einem Fremdvergleich bei Minijobs mit fremden Dritten nicht standhalte. Der Bundesfinanzhof sah das auch so. Die Richter hielten eine „uneingeschränkte und zudem selbstbeteiligungsfreie Nutzungsüberlassung eines Firmenwagens für Privatfahrten an einen familienfremden Minijobber für ausgeschlossen“ – und damit sei eine solche Vereinbarung zwischen Ehegatten unzulässig. (Urteil vom 10. Oktober 2018, veröffentlicht am 26.2.2019, Az. X R 44/17 und X R 45/17)
9. Was gilt bei Firmenwagen für den Investitionsabzugsbetrag?
Wer ein Dienstauto für den Betrieb anschafft, kann dafür den Steuervorteil des Investitionsabzugsbetrags nutzen. Diese steuerfreie Rücklage ist für Firmenwagen zulässig, wenn der Anteil der Privatfahrten höchstens 10 Prozent beträgt.
Für den Nachweis brauchen Sie jedoch ein Fahrtenbuch, wie ein Fall des Finanzgerichts Münster zeigt: Der Betriebsinhaber hatte die Privatfahrten nach der 1-Prozent-Methode versteuert. Daraufhin machte das Finanzamt den Investitionsabzugsbetrag rückgängig, da es Zweifel an der fast ausschließlich betrieblichen Nutzung hatte.
Nachgereichte Belege und eine nachträglich erstellte Liste seiner Fahrten lehnte auch das Finanzgericht ab. Das entspreche nicht den Anforderungen an ein ordnungsgemäß und zeitnah geführtes Fahrtenbuch, entschied das Gericht: „Angesichts der nach den nachträglichen Berechnungen der Kläger nur geringfügigen Unterschreitung der 10-Prozent-Grenze sind diese ungenauen Angaben nicht als Nachweis dafür geeignet, dass diese Grenze in den maßgeblichen Zeiträumen unterschritten wurde.“ (Urteil vom 10. Juli 2019, Az. 7 K 2862/17 E)
10. Wann akzeptiert das Finanzamt Luxuswagen als Dienstwagen?
Bei sportlichen Luxuswagen als Firmenfahrzeuge in Handwerksbetrieben steigt das Finanzamt meist auf die Bremse.
In anderen Branchen kann das anders aussehen, wie zwei Entscheidungen des Finanzgerichts Hamburg zeigen: Im einen Fall erkannte es den Lamborghini eines Gebäudereinigers steuerlich nicht als Betriebsausgaben an, weil es sich um einen „unangemessenen Repräsentationsaufwand“ handele. Der Wagen sei „seinem Erscheinungsbild nach der Prototyp eines Sportwagens“, der „trotz serienmäßiger Herstellung im Straßenbild Aufsehen erregt“ und der „sportlichen Betätigung“ wie auch der „privaten Liebhaberei“ des Geschäftsführers diene. (Urteil vom 11. Oktober 2018, Az. 2 K 116/18).
Als angemessen befand das Gericht hingegen den gebrauchten Ferrari eines in der regenerativen Energieerzeugung tätigen Projektentwicklers: Er habe ein „repräsentatives Fahrzeug“ für Netzwerktreffen und Besuche potenzieller Investoren benötigt, entschied das Gericht. (Urteil vom 27. September 2018, Az. 3 K 96/17).
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