Steuerfalle: Diese 10 Fahrtenbuch-Urteile sollten Sie kennen!

• Firmenwagen und deren private Nutzung sorgen immer wieder für Streit mit dem Finanzamt und/oder mit den Mitarbeitern: Was ist erlaubt, was ist verboten – und wer haftet für die Steuern?
• Manchmal überraschen die Finanzgerichte mit ihren Urteilen: Wenn sie zum Beispiel ein Fahrtenbuch trotz zahlreicher Mängel akzeptieren. Meistens jedoch gewinnt das Finanzamt,  wenn die Angaben zu privaten Fahrten offensichtlich falsch sind.
• Eine klare Ansage gilt indes auch den Mitarbeitenden, wenn sie ein Fahrtenbuch nicht ordentlich führen.

1. Kleine Mängel: Wann ist ein Fahrtenbuch ungültig?

Unvollständige Angaben sind ein Grund, aus dem das Finanzamt regelmäßig Fahrtenbücher verwirft. Doch kleinere Mängel muss der Fiskus akzeptieren, wie dieser Fall vor dem Finanzgericht Niedersachsen zeigt:

Bei einer Betriebsprüfung entdeckte der Prüfer im Fahrtenbuch Abkürzungen statt vollständiger Kundennamen und Ortsangaben, fehlende Ortsangaben bei Hotelübernachtungen, fehlende Aufzeichnungen von Tankstopps und Abweichungen der Kilometerangaben zwischen Fahrtenbuch und Routenplaner. Nach Ansicht des Finanzgerichts kommt es jedoch darauf an, ob trotz solcher Mängel „eine hinreichende Gewähr für die Vollständigkeit und Richtigkeit der Angaben“ bestehe und der zu versteuernde Privatanteil nachweisbar sei. Das sei hier der Fall. (Urteil vom 16. Juni 2021, Az. 9 K 276/19).

2. Nachträgliches Fahrtenbuch: Wie fliegt das auf?

Das Fahrtenbuch nachträglich kaufen und ausfüllen? Keine gute Idee! Für das Finanzgericht Rheinland-Pfalz war das in diesem Fall besonders leicht zu erkennen:

Die Fahrtenbücher waren in den Jahren, für die sie gelten sollten, noch gar nicht erhältlich. Folge: Der Fahrer musste nach dem Urteil seinen Privatanteil nach der 1-Prozent-Methode versteuern. Weil es sich um einen Maserati handelte, kostete ihn das Urteil teilweise das 15-fache dessen, was er in seinen Fahrtenbüchern eingetragen hatte. (Urteil vom 13. November 2017, Az. 5 K 1391/15)

3. Fahrtenbuch ohne Tankkostennachweis: Ist das erlaubt?

Ohne Tankkostennachweise muss das Finanzamt keine Fahrtenbücher. Es genügt nicht, die Tankkosten zu schätzen, hat der Bundesfinanzhof (BFH) entschieden.

In dem Fall hatten die Mitarbeitende privat genutzte Firmenwagen an der betriebseigenen Tanksäule betankt. Die Säule zeigte jedoch weder Mengen noch Preise an und gab keine Belege aus. Der Arbeitgeber konnte zwar die Gesamtkosten belegen und den Verbrauch für die Fahrzeuge der einzelnen Mitarbeiter schätzen – sogar mit einem „Sicherheitsaufschlag“. Der BFH besteht jedoch auf für den Einzelfall nachgewiesenen Tankkosten (Urteil vom 29. September 2022, Az. V R 29/20)

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4. Elektronisches Fahrtenbuch: Sind die GPS-Daten genug?

Elektronische Fahrtenbücher erkennt das Finanzamt in der Regel als Nachweis von dienstlichen und privaten Fahrten an. Dennoch verwarf das Finanzgericht Niedersachsen ein solches digitales Fahrtenbuch.

Der Grund: Unvollständige Angaben und Abweichungen bei den Kilometerständen zwischen Fahrtenbuch und Werkstattrechnungen beim Firmenwagen eines Geschäftsführers. Der Geschäftsführer hätte die Kilometerstände nach jeder Fahrt festhalten und die Anlässe notieren müssen – was sein elektronisches Fahrtenbuch nicht automatisch tat. (Urteil vom 23. Januar 2019, Az. 3 K 107/18).

5. Keine Privatnutzung: Dennoch Steuern für Privatnutzung?

Wer als geschäftsführender Gesellschafter 50 Prozent oder mehr an seiner GmbH hält, muss für die private Nutzung des Dienstwagens Steuern zahlen. Das gilt auch dann, wenn das Unternehmen ein Privatnutzungsverbot ausspricht, hat das Finanzgericht Köln entschieden.

Begründung des Gerichts: Es sei „weltfremd anzunehmen, dass eine private Pkw-Nutzung unterbleibe“, nur weil dies vertraglich ausgeschlossen wurde. Selbst wenn der Geschäftsführer privat ein vergleichbares Fahrzeug besitzt, dürfe das Finanzamt immer noch von einer Privatnutzung ausgehen. Einzige Ausnahme: Wirklich ausschließen lasse sich die private Nutzung nur anhand eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs für den Dienstwagen. (Urteil vom 8. Dezember 2022, Az. 13 K 1001/19)

6. Nachträgliche Steuern: Kein Verlass mehr auf Finanzbeamte?

Dass der Fiskus sogar für längst abgeschlossene Jahre nachträglich Steuern für die Privatnutzung kassieren darf, zeigt ein Urteil des Finanzgerichts Münster:

In dem Fall hatte das Finanzamt zunächst die Steuerbescheide einer Unternehmerin für die Jahre 2015 und 2016 ohne einen Vorbehalt der Nachprüfung erlassen. Obwohl die Frau bei Abgabe der Steuererklärungen noch mit den Finanzbeamten über die Anschaffung eines Wagens für betriebliche und private Zwecke geplaudert hatte. Bei einer Betriebsprüfung 2019 fiel den Beamten dann das Auto ins Auge. Die Folge: Nachzahlungen mittels 1-Prozent-Methode, da es kein Fahrtenbuch gab.

Die Frau sah das Finanzamt in der Verantwortung, sie habe den Wagen dort ja erwähnt. Das Finanzgericht gab dem Finanzamt Recht: Aus den Steuererklärungen war nicht erkennbar, ob die Frau die private Pkw-Nutzung als Privatentnahmen berücksichtigt hat. Das hätten erst die Betriebsprüfer festgestellt. (Urteil vom 23. August 2021, Az. 9 K 1968/20 E)

7. Haftung: Müssen Mitarbeiter für Fehler im Fahrtenbuch zahlen?

Für Lohnsteuernachzahlungen wegen eines nicht ordnungsgemäß geführten Fahrtenbuches kann der Arbeitgeber Mitarbeiter haftbar machen. Das ist auch nachträglich möglich, wenn der Mitarbeiter den Betrieb längst verlassen hat, entschied das Bundesarbeitsgericht in diesem Fall:

Wenn sich ein Mitarbeiter für ein Fahrtenbuch anstelle der Ein-Prozent-Methode entscheide, müsse er das Fahrtenbuch nach den gesetzlichen Anforderungen führen. Es sei nicht Sache des Chefs, den Mitarbeiter auf mögliche Fehler hinzuweisen. Für nachträglich zu entrichtende Lohnsteuer hafte daher der Mitarbeiter. Das gelte auch dann, wenn Arbeitgeber und Arbeitnehmer eine Verjährung von Nachforderungen vereinbart hatten. (Urteil vom 17. Oktober 2018, Az. 5 AZR 538/17)

8. Wie lässt sich der Anscheinsbeweis widerlegen?

In der Regel unterstellt das Finanzamt, dass ein Firmenwagen auch privat genutzt wird, wenn er dafür geeignet ist. Das ist der sogenannte Anscheinsbeweis – und der ist nur schwer zu widerlegen. In diesem Fall gelang das einem Unternehmer jedoch vor dem niedersächsischen Finanzgericht:

Als Firmenwagen nutzte er einen neuen Fiat Doblò Easy 2.0 16V Multijet, privat einen 15 Jahre alten Mercedes Benz C 280 T. Für den Fiskus eine klare Sache: Da der Eigentümer für den Fiat kein Fahrtenbuch geführt hatte, forderten die Betriebsprüfer eine Steuernachzahlung. Das Finanzgericht sah das anders: Der Mercedes und der Fiat seien mit Blick auf Funktionen und Zwecke gleichwertig, insbesondere hinsichtlich Motorleistung, Hubraum, Höchstgeschwindigkeit und Ausstattung. Folglich griff der Anscheinsbeweis hier nicht. (Urteil vom 19. Februar 2020, Az. 9 K 104/19)

9. Unleserliche Handschrift: Ist eine nachträgliche Abschrift erlaubt?

Dass Fahrtenbücher für Betriebsprüfer lesbar sind, ist eine grundlegende Voraussetzung für ihre steuerliche Anerkennung. Davon gibt es keine Ausnahme – selbst dann nicht, wenn wie in diesem Fall Arthritis Schuld ist an der unleserlichen Handschrift. Auf nachträglich erstellte Abschriften ließ sich das Finanzgericht München nicht ein und ebenso wenig auf ein graphologisches Gutachten. Für ein ordentliches Fahrtenbuch sei die allgemeine Lesbarkeit nun einmal Voraussetzung. (Urteil vom 9. März 2021, Az. 6 K 2915/17)

10. Was gilt bei Firmenwagen für den Investitionsabzugsbetrag?

Wer ein Dienstauto für den Betrieb anschafft, kann dafür den Steuervorteil des Investitionsabzugsbetrags nutzen. Diese steuerfreie Rücklage ist für Firmenwagen zulässig, wenn der Anteil der Privatfahrten höchstens 10 Prozent beträgt.

Für den Nachweis brauchen Sie jedoch ein Fahrtenbuch, wie ein Fall des Finanzgerichts Münster zeigt: Der Betriebsinhaber hatte die Privatfahrten nach der 1-Prozent-Methode versteuert. Daraufhin machte das Finanzamt den Investitionsabzugsbetrag rückgängig, da es Zweifel an der fast ausschließlich betrieblichen Nutzung hatte.

Nachgereichte Belege und eine nachträglich erstellte Liste seiner Fahrten lehnte auch das Finanzgericht ab. Das entspreche nicht den Anforderungen an ein ordnungsgemäß und zeitnah  geführtes Fahrtenbuch, entschied das Gericht: „Angesichts der nach den nachträglichen Berechnungen der Kläger nur geringfügigen Unterschreitung der 10-Prozent-Grenze sind diese ungenauen Angaben nicht als Nachweis dafür geeignet, dass diese Grenze in den maßgeblichen Zeiträumen unterschritten wurde.“ (Urteil vom 10. Juli 2019, Az. 7 K 2862/17 E)

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