Auf einen Blick:
- Ein elektronisches Fahrtenbuch muss mehr leisten als nur die vollautomatische Aufzeichnung von Bewegungsdaten per GPS auf einem Server. Die können sogar kritisch werden, wenn das Finanzamt so nicht erfasste Privatfahrten zum Supermarkt nachweisen kann.
- Erlaubt und nötig sind händische, zeitnahe Ergänzungen zu Fahrtziel, Anlass und private Unterbrechungen durch den Fahrer. Wer sich nicht darum kümmert, landet zwangsweise bei der Ein-Prozent-Methode.
- Was ein elektronisches Fahrtenbuch nicht darf: Jahre später noch Änderungen zulassen.
Elektronische Fahrtenbücher gehören längst als Nachweis von dienstlichen und privaten Fahrten zum anerkannten Standard. Dass bedeutet aber nicht, dass das Finanzamt automatisch alles anerkennt, was Hersteller als „elektronisches Fahrtenbuch“ bezeichnen. Das kann an den unzureichenden Spezifikationen des Produkts liegen, aber auch am Verhalten des Nutzers, wie ein aktuelles Urteil des Finanzgerichts Niedersachsen zeigt.
Fette Strafe für schlampiges Fahrtenbuch
Der Fall: Fehlerhaftes Fahrtenbuch – trotz GPS-Daten auf dem Server
Vor dem Finanzgericht ging es um den Fall eines geschäftsführenden Gesellschafters einer Unternehmer-Gesellschaft (UG). Er nutzte seinen Dienstwagen auch privat. Den Privatanteil ermittelte er mit einer sogenannten Telematiklösung mit der Funktion „elektronisches Fahrtenbuch“. Die Hardware konnte auf den standardisierten Fahrzeug-Diagnosestecker aller Fahrzeugtypen aufgesteckt werden. Der eingebaute GPS-Empfänger übermittelte laufend die aktuelle Position und zeichnete Bewegungsdaten auf einem zentralen Server auf. Das Ziel: die Erstellung eines elektronischen Fahrtenbuches.
Das Finanzamt erkannte dieses Fahrtenbuch jedoch nicht an und berechnete den geldwerten Vorteil mittels der 1-Prozent-Methode. Denn bei einer Betriebsprüfung stellten die Beamten einige Ungereimtheiten festen:
- So bemerkten Sie bei den Kilometerständen Abweichungen von mehr als 9.000 Kilometern zwischen diesem Fahrtenbuch und Werkstattrechnungen.
- Auffällig war auch, dass das Fahrtenbuch nach einem Fahrzeugwechsel für den neuen Wagen den Kilometerstand des Vorgängers einfach übernahm und fortschrieb.
- Die Aufzeichnungen zu den einzelnen Fahrtanlässen waren nicht immer vollständig.
Das Urteil: Nutzer muss fehlende Daten zeitnah und vollständig ergänzen!
Die Klage des Geschäftsführers wies das Finanzgericht Niedersachsen ab. Das Fahrtenbuch war nach Auffassung der Richter nicht ordnungsgemäß. Es reiche nicht aus, dass die Fahrten per GPS ermittelt und zeitnah aufzeichnet wurden. Vielmehr müssten wirklich alle für ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch erforderlichen Angaben zeitnah in das Fahrtenbuch eingetragen werden.
Die verwendete Telematiklösung hatte jedoch nur die Positionen und Bewegungsdaten gespeichert, während andere Angaben zur Fahrt – wie der Name des Kunden und Anlass der Fahrt – vom Anwender zeitnah hätte ergänzt werden müssen. Der Geschäftsführer habe jedoch "nicht nachgewiesen, das Fahrtenbuch überhaupt zeitnah und ordnungsgemäß geführt zu haben". Vielmehr habe er die Kilometerstände jeweils zum Ende der privaten und dienstlichen Fahrten nicht festgehalten, die Anlässe der Fahrten fehlerhaft aufgezeichnet und private Fahrtunterbrechungen nicht kenntlich gemacht. Fahrtunterbrechungen konnte das Gericht zum Beispiel anhand von GPS-Daten nachweisen, die eine Fahrtunterbrechung bei einem Lebensmittelmarkt belegten. Nicht einmal die tagesaktuellen Kilometerstände konnte der Geschäftsführer nachweisen – weil er die elektronischen Aufzeichnungen nie mit den tatsächlichen Tachoständen verglichen hatte.
Warnung vom Gericht: Nachträgliche Änderungen ausschließen!
Nicht zuletzt erinnerte das Gericht daran, dass ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch „in geschlossener Form“ geführt werden soll, „um so nachträgliche Einfügungen oder Änderungen auszuschließen oder als solche erkennbar zu machen“. Die Richter äußerten daher generelle Zweifel, ob eine solche technische Lösung, die nach Jahren noch Änderungen zulässt, überhaupt als elektronisches Fahrtenbuch anerkannt werden kann. (Urteil v. 23. Januar 2019, Az. 3 K 107/18).
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