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Ich will mein Geld zurück! Mitarbeiter müssen Kosten für eine Fortbildung unter Umständen anteilig zurückzahlen.

5 rechtssichere Tipps 

Wann muss ein Mitarbeiter die Fortbildung zurückzahlen?

Betriebe können Mitarbeiter verpflichten, Kosten für eine Fortbildung zurückzuzahlen, wenn sie den Betrieb danach verlassen. Wir sagen Ihnen, worauf es ankommt.

  • Grundsätzlich können Betriebe verlangen, dass Mitarbeiter Kosten für eine Fortbildung zurückzahlen, wenn sie den Betrieb vorzeitig verlassen.
  • Erforderlich ist eine Fortbildungsvereinbarung, die unter anderem genau aufschlüsselt, wie lange sich der Mitarbeiter an den Betrieb bindet und zu welchen Teilen er welche Kosten erstatten muss.
  • Da es hier keine gesetzliche Grundlage gibt, gilt das Alles-oder-nichts-Prinzip: Ist auch nur ein Teil der Rückzahlungsklausel in der Fortbildungsvereinbarung rechtsunwirksam, gilt das für die gesamte Klausel.

Sie haben einem Mitarbeiter eine teure Fortbildung finanziert, doch er will den Betrieb gleich darauf verlassen? Um in diesem Fall nicht allein auf den Kosten sitzen zu bleiben, sollte der Arbeitgeber mit dem Mitarbeiter vor Beginn einer Schulung eine Fortbildungsvereinbarung abschließen, rät Sebastian Trabhardt, Anwalt für Arbeitsrecht. In der Vereinbarung sagt der Arbeitgeber zu, die Fortbildungskosten zu übernehmen. Im Gegenzug verpflichtet sich der Mitarbeiter, nach Beendigung der Maßnahme eine festgelegte Zeit im Betrieb zu bleiben und im Fall eines früheren Ausscheidens die Fortbildungskosten zurückzuzahlen.

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Warum ist eine Vereinbarung für die Rückzahlung der Fortbildungskosten wichtig?

„Grundsätzlich darf der Arbeitgeber den Arbeitnehmer an den Kosten für eine Weiterbildung beteiligen, wenn dieser vor Ablauf bestimmter Fristen aus dem Arbeitsverhältnis ausscheidet“, erklärt Trabhardt. „Es gibt aber kein Gesetz, das festlegt, wie diese Kosten aufgeteilt werden.“ Die Grundlage für entsprechende Vereinbarungen bilden Gerichtsurteile. Die Folge: „Wenn nun ein Teil der Klausel in einer Rückzahlungsvereinbarung nichtig ist, ist die gesamte Rückzahlungsvereinbarung nichtig und der Arbeitgeber bleibt auf den Kosten sitzen“, betont Trabhardt. Er nennt fünf  wichtige Grundsätze, die deshalb klar und gerichtsfest geregelt sein müssen.

1. Betrieb und Mitarbeiter müssen von der Fortbildung profitieren

Rückzahlungsvereinbarungen sind nur gültig, wenn die Fortbildung im beiderseitigen Interesse ist – für Arbeitgeber und Mitarbeiter.

Hintergrund: Eine Pflicht zur Rückzahlung schränkt das Grundrecht des Mitarbeiters auf freie Berufswahl ein. „Deshalb geht es bei der Beteiligung an Fortbildungskosten immer um einen Interessensausgleich“, erklärt Anwalt Trabhardt. Der Arbeitgeber habe einerseits ein Interesse daran, die von ihm finanzierte Schulung für seinen Betrieb nutzen zu können. Daher sei es gerechtfertigt, den Arbeitnehmer bei seinem Ausscheiden an den Kosten zu beteiligen.

Gleichzeitig muss auch der Arbeitnehmer mit der Weiterbildung einen beruflichen Vorteil erlangen. „Eine spezielle Schulung, um eine bestimmte Maschine im Betrieb zu bedienen, dient eher nicht dem Interesse des Arbeitnehmers“, nennt Trabhardt ein Beispiel. Anders sieht es aus, wenn der Arbeitgeber etwa eine Meisterausbildung finanziert. „Meister haben bessere Chancen auf dem Arbeitsmarkt als Gesellen, also profitiert hier auch der Mitarbeiter“, so Trabhardt.

2. Die Betriebsbindung muss zumutbar sein

Zwei Tage Softwareschulung und dafür ein Jahr im Betrieb bleiben? Das funktioniert nicht. „Die Zeit, die der Mitarbeiter an den Betrieb gebunden ist, muss im Verhältnis zur Dauer der Fortbildung stehen“, erläutert Trabhardt. Dabei gelten folgende Zeiten als Richtwerte, wenn der Arbeitgeber den Mitarbeiter freistellt und das Gehalt weiter zahlt:

  • Freistellung bis zu 1 Monat:  6 Monate Bindungspflicht
  • Freistellung bis zu 2 Monaten: 1 Jahr Bindungspflicht
  • Freistellung 3 bis 4 Monate: 2 Jahre Bindungspflicht
  • Freistellung 6 bis 12 Monate: 3 Jahre Bindungspflicht
  • Freistellung 2 bis 4 Jahre: 5 Jahre Bindungspflicht

„Die Fortbildungszeit kann auch gestückelt sein“, betont Trabhardt.

3. Kostentransparenz für den Mitarbeiter

Gleichzeitig muss der Arbeitgeber schon in der Vereinbarung dem Mitarbeiter transparent und nachvollziehbar darlegen, wie und in welcher Höhe er sich gegebenenfalls an den Kosten beteiligen muss. „Dem Arbeitnehmer muss klar ersichtlich sein, worauf er sich finanziell einlässt“, sagt Trabhardt.

Die Kosten müssen aufgeschlüsselt werden: An welchen Kosten wird der Mitarbeiter beteiligt? Nur an den Kursgebühren oder auch Fahrt- und Übernachtungskosten? Auf welcher Grundlage werden sie berechnet? Mus auch weitergezahltes Gehalt erstattet werden? Gilt dabei der Brutto- oder der Nettolohn?

Die Höhe der Rückzahlung muss gestaffelt sein, denn je länger der Mitarbeiter im Unternehmen bleibt, desto länger profitiert der Arbeitgeber von der Fortbildung. „Hier kann man eine monatliche Staffelung zu Grunde legen“, sagt Trabhardt. Bei einer Fortbildung, die sechs Monate dauert und den Mitarbeiter drei Jahre an den Betrieb bindet, würde sich dann die Beteiligung jeden Monat um 1/36stel reduzieren.

4. Die Kündigung ist vom Mitarbeiter zu verantworten

„Der Arbeitnehmer darf nur an den Kosten für die Weiterbildung beteiligt werden, wenn er auch die Verantwortung für das Ausscheiden aus dem Betrieb trägt“, erläutert Rechtsanwalt Trabhardt. Dazu zählt die eigene Kündigung. Aber: Nicht jede Eigenkündigung ist durch den Arbeitnehmer zu vertreten. Der Arbeitnehmer muss sich nicht an den Kosten beteiligen, wenn er kündigt, weil

  • der Arbeitgeber sich vertragswidrig verhalten hat, zum Beispiel keinen Lohn gezahlt hat oder
  • eine Krankheit ihn berufsunfähig macht.

„Hier kommt es nicht darauf an, wie wahrscheinlich solche Fälle sind“, betont Trabhardt. „Sie müssen der Vollständigkeit halber aufgenommen werden, damit nicht die gesamte Rückzahlungsvereinbarung unwirksam ist.“

Aber auch eine Kündigung durch den Arbeitgeber kann durch den Mitarbeiter zu verantworten sein. Das wäre zum Beispiel der Fall, wenn es sich um eine verhaltensbedingte Kündigung handelt. „Das muss der Arbeitgeber nachweisen können, etwa durch Abmahnungen“, so Trabhardt. Er rät daher auch Betrieben mit weniger als zehn Vollzeitangestellten, die nicht dem Kündigungsschutzgesetz unterliegen, in diesem Fall Mitarbeiter abzumahnen.

5. Kostenteilung bei Abbruch oder Nichtbestehen

Der Mitarbeiter bricht die Fortbildung vorzeitig ab oder fällt durch die Abschlussprüfung? „Auch diesen Fall sollte man in der Vereinbarung regeln, wenn der Mitarbeiter an den Kosten beteiligt werden soll“, meint der Arbeitsrechtsexperte. Hier komme es ebenfalls auf die Verantwortung des Arbeitnehmers an. „Wenn er von sich aus die Weiterbildung abbricht, liegt die Verantwortung bei ihm.“

Anders sehe es aus, wenn der Mitarbeiter trotz aller Anstrengungen die Prüfung nicht besteht. Wenn der Abbruch oder das Nichtbestehen der Ausbildung auf eine intellektuelle Überforderung des Mitarbeiters zurückzuführen ist, könne er Mitarbeiter nicht an den Kosten beteiligt werden. „Hier müsste der Arbeitgeber nachweisen, dass der Mitarbeiter sich nicht ausreichend vorbereitet hat. Das dürfte im Einzelfall schwierig sein“, so Trabhardt.

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