Betriebsprüfung: Fiskus muss auf Datenschutz achten!

Auf einen Blick:

• Bei einer Betriebsprüfung kann das Finanzamt einen Datenträger anfordern, muss dabei aber die Interessen des Steuerpflichtigen am Schutz seiner Daten berücksichtigen, indem es Angaben zur Art und Dauer der Nutzung und Speicherung macht. Der bisher übliche allgemeine Verweis auf die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU) genügt dafür nicht.
• Das hat das Finanzgericht München entschieden. Nun liegt der Fall zur Revision beim Bundesfinanzhof.

Erstellt ein Handwerksbetrieb steuerrelevante Unterlagen mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems, dann dürfen Finanzbeamte bei einer Betriebsprüfung Einsicht in die gespeicherten Daten nehmen und auch deren Überlassung verlangen. Daher fordern Betriebsprüfer regelmäßig schon in der Prüfungsanordnung die Überlassung eines Datenträgers an – ohne weitere Angaben zu Art und Dauer der Nutzung und Speicherung. Doch genau dazu seien Finanzämter verpflichtet, meint das Finanzgericht.

In dem behandelten Fall forderte der Betriebsprüfer mit einer Prüfungsanordnung auch die Überlassung eines Datenträgers an. Er berief sich dabei auf die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU). Aus der Prüfungsanordnung ging jedoch nicht hervor, wie und wo der Prüfer die Daten auswerten wird und wie lange er sie speichern würde. Dagegen wehrten sich die Betroffenen: Ohne diese Angaben sei die Prüfungsanordnung rechtswidrig.

Das Finanzgericht München gab dem Kläger Recht. Zwar sei die Finanzverwaltung gemäß GDPdU grundsätzlich berechtigt, einen solchen Datenträger anzufordern. Allerdings müsse sie dabei den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit beachten, es gehe dabei um Datenschutz: Sie dürfe „nicht übermäßig in die Rechte des Steuerpflichtigen“ eingreifen, zu denen auch dessen Interesse am Schutz seiner persönlichen Daten gehöre.

Folglich müsse die Finanzverwaltung Angaben zum Umfang und zur Dauer der Datennutzung machen. Ein Verweis auf die GDPdU sei dafür zu wenig. Denn in ihr ist "nicht geregelt, ob die Auswertung und Speicherung des überlassenen Datenträgers lediglich in den Räumen der Klägerin oder in den Räumen des Finanzamtes oder eventuell auch auf Rechnern außerhalb der Diensträume des Finanzamtes, etwa auf dem Laptop des Betriebsprüfers, erfolgen kann“. Diese Informationen müsse die Prüfungsanordnung aus Gründen der Verhältnismäßigkeit enthalten.

Das Finanzgericht verweist in seiner Entscheidung auf die Gefahr von unberechtigten Zugriffen auf die Daten: Die Finanzverwaltung müsse „der Gefahr einer missbräuchlichen Verwendung der Daten Rechnung tragen und hierbei nach Möglichkeit auch dafür sorgen, dass die in einem Datenträger komprimierten Daten außerhalb der Geschäftsräume des Steuerpflichtigen oder der Diensträume der Finanzverwaltung, etwa infolge von Diebstahl des Prüfer-Laptops nicht in fremde Hände geraten können“. Der Datenschutz werde hingegen angemessen berücksichtigt, wenn die Daten des Steuerpflichtigen nur in seinen Geschäftsräumen oder in den Räumen des Finanzamtes ausgewertet werden.

Zudem gebiete es der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit, dass die überlassenen Daten „nach dem tatsächlichen Abschluss der Außenprüfung nicht weiter auf dem Laptop des Prüfers gespeichert bleiben, sondern nur noch – bis zum Abschluss eines möglicherweise stattfindenden Rechtsbehelfsverfahrens – in den Diensträumen der Finanzverwaltung gespeichert bleiben“. (FG München, Urteil vom 27. Juni 2018, Az. 1 K 2318/17)

Das Urteil ist zur Revision zugelassen. Das letzte Wort hat nun der Bundesfinanzhof (Az. VIII R 24/18)

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