Image
digitale-betriebspruefung.jpeg
Foto: standret - stock.adobe.com
GoBD-konforme Software und Verfahrensdokumentation in der Betriebsprüfung? Sie müssen nicht alles selbst erledigen.

Steuern

Vorsicht Steuernachzahlungen: Sind Sie fit für die digitale Betriebsprüfung?

Software, Dateien, Verfahrensdokumentation – in der Betriebsprüfung durch das Finanzamt dreht sich (fast) alles um die Digitalisierung. So einfach bereitet dieser Steuerberater Handwerker darauf vor.

  • Sie wollen Steuernachzahlungen nach einer digitalen Betriebsprüfung durch das Finanzamt vermeiden? Dann brauchen Sie die richtige Software und eine wasserdichte Verfahrensdokumentation. Denn das sind neben elektronischen Registrierkassen die wichtigsten Angriffspunkte für die Prüfer. 
  • Helfen könnte Ihnen bei der Dokumentation und Software-Auswahl Ihr Steuerberater. Das senkt den Aufwand und die Risiken.
  • Steuerberater Armin Schiehser zum Beispiel geht dabei systematisch vor: Bestandaufnahme, Verfahrensdokumentation erstellen und Software-Empfehlungen geben – das erledigt er für seine Mandaten in wenigen Stunden.
  • Für kleinere Betriebe hat der Experte zwei Software-Empfehlungen parat, die es schon für rund 10 Euro Monat im Monat gibt.

Betriebsprüfungen werden immer digitaler: Was nicht den GoBD entspricht, öffnet dem Fiskus schnell und einfach den Weg für Zuschätzungen und Steuernachzahlungen. GoBD – das steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Die GoBD bieten vor allem drei Angriffspunkte: Software – erlaubt sie nachträgliche Änderungen? Dateien – können sie manipuliert werden? Dokumentationen – wie sind die Abläufe im Betrieb und wo können Fehler passieren?

Die GoBD-konforme Umstellung stellt Betriebsinhaber noch immer vor große Herausforderungen. Obwohl sie eigentlich seit 2015 Pflicht ist Wie es einfacher und schneller geht, weiß Steuerberater Armin Schiehser aus Lohr.

Image
Armin-Schiehser-02.jpeg
Foto: privat K.O-Kriterium für die Software: „Rechnungen dürfen nicht mehr änderbar sein, sonst ist das Programm nicht GoBD-konform“, warnt Steuerberater Armin Schiehser.

Angriffspunkte: Kasse, Verfahrensdokumentation, Software

Herr Schiehser, wo greifen die Betriebsprüfer derzeit am häufigsten zu und werden fündig?

Armin Schiehser: Wenn es eine Kasse gibt, ist die immer der erste Angriffspunkt. Wer meint, dass er unbedingt mit Bargeld hantieren muss, der braucht eine GoBD-konforme Kasse und eine Verfahrensdokumentation für die Kasse.

Darum empfehlen wir Kassen abzuschaffen, wo immer es geht, zum Beispiel in den Ausbaugewerken. Besser ist ein Kartenlesegerät, auch für Aufträge mit Vorkasse. Alles andere geht auf Rechnung. Damit fällt der gesamte Ärger rund um die Kasse weg. Es bleiben auch so immer noch genug Problemfelder übrig: die Software und die anderen Verfahrensdokumentationen.

Warum ist die Verfahrensdokumentation ein Problem?

Schiehser: Betriebsprüfer fordern als erstes immer die Unterlagen an, auch eine Verfahrensdokumentation. Aktuell können nur 10 Prozent der Steuerpflichtigen eine vollständige Verfahrensdokumentation vorlegen. Wenn noch weitere Mängel in der Finanzbuchhaltung dazukommen, öffnet das die Tür für Zuschätzungen. Hinzu kommt das ersetzende Scannen: Nur wer dafür eine vom Finanzamt anerkannte Verfahrensdokumentation hat, kann Ursprungsbelege nach der Digitalisierung vernichten.

Und was ist mit der Software?

Schiehser: Zu viele Handwerker schreiben Rechnungen noch mit Word oder Excel. Das ist nicht GoBD-konform – und es gibt wesentlich bessere GoBD-konforme Alternativen.

[Tipp: Sie wollen beim Thema Steuern nichts verpassen? Nutzen Sie den kostenlosen Newsletter von handwerk.com. Jetzt hier anmelden!]

Schnelle Hilfe: Wie digital ist Ihr Steuerberater?

Wenn ich meinen Betrieb fit machen will für die GoBD und die Betriebsprüfung muss ich vermutlich viel Zeit kostet einplanen.

Schiehser: Das kommt darauf an, wie fit Ihr Steuerberater in Sachen Digitalisierung ist. Wir prüfen bei neuen Mandanten als erstes, wie der Ist-Zustand ist, beschreiben dann, wie er sein sollte, und geben Empfehlungen, wie er dahin kommt.

Dazu lassen wir unsere Mandanten eine digitale Checkliste für eine Systemaufnahme ausfüllen. Darin fragen wir alles ab, was für GoBD-relevant ist: Welche Software ist im Einsatz? Wie werden Eingangsrechnungen behandelt? Gibt es Bargeschäfte? Wie werden Daten erfasst? Und so weiter. Wir prüfen anhand der Antworten, ob die Abläufe betrieblich und steuerlich optimal sind und erstellen die notwendigen Verfahrensdokumentationen.

Das Ergebnis besprechen wir mit dem Mandanten und passen die Dokumentation dann noch einmal an. Die Mandanten kostet das rund fünf Stunden für Checkliste und Gespräch. Dann steht die fertige Verfahrensdokumentation, die wir danach jährlich überprüfen.

Betriebsprüfung: Wann prüft das Finanzamt?

Die Wahrscheinlichkeit einer Betriebsprüfung ist gering. Doch wie zuverlässig ist schon eine Statistik? Ob Sie wirklich mit einer Steuerprüfung durch das Finanzamt rechnen müssen, erfahren Sie hier.
Artikel lesen

GoBD-Falle: Kann Ihre Software Rechnungen ändern?

Es größeres Problem scheint zudem die Software zu sein. Wir haben immer wieder Fälle, in denen die Programme angeblich GoBD-konform sind und das Finanzamt dann doch Verstöße fand.

Schiehser: Die Software schauen wir uns auch an. Schreibt der Betrieb Rechnungen noch in Office oder einem anderen Programm, in dem Rechnungen geändert werden können? Das wäre nicht GoBD-konform. Der Betrieb braucht dann unbedingt eine andere Software, sonst greift der Betriebsprüfer da sofort an.

Bei webbasierten Programmen prüfen wir, wo die Daten in der Cloud verarbeitet und gespeichert werden, ob das DSGVO-konform ist. Und die Software muss Dokumente wie E-Mails und Angebote unveränderbar speichern, wenn sie im Zusammenhang mit einem Geschäftsvorfall stehen.

Welche Software empfehlen Sie?

Schiehser: Für einen digitalen Steuerberater ist es extrem wichtig, dass die Software eine Schnittstelle hat, mit der Belege an ihn übertragen werden, nicht nur der Buchungssatz. Für kleine Betriebe gibt es zum Beispiel „Unternehmen online“ von der Datev oder „Lexoffice“ von Lexware. Die kosten zwischen 8 und 10 Euro pro Monat, das können sich auch kleine Unternehmen leisten.

Aber es gibt für jedes Gewerk auch mindestens eine Branchensoftware, die GoBD-konform ist. Branchensoftware kann meistens mehr als die kleineren Programme, zum Beispiel auch mobile Zeiterfassung, Materialwirtschaft und Vor- und Nachkalkulation. Man muss sich nur entscheiden, welche Software man nutzen will.

Tipp: Sie wollen beim Thema Steuern nichts verpassen? Nutzen Sie den kostenlosen Newsletter von handwerk.com. Jetzt hier anmelden!

Diese Artikel könnten Sie auch interessieren:

In 4 Schritten zum digitalen Dokumentenmanagement 

Dokumente schneller finden, in Echtzeit bearbeiten und den Betrieb für die Zukunft rüsten – das sind die Vorteile des digitalen Dokumentenmanagements. Wie Sie den Wechsel schaffen, lesen Sie hier.
Artikel lesen

Wie verlässlich sind GoBD-Zertifikate für Software?

Manche Software-Hersteller werben mit einem GoBD-Zertifikat. Auf der sicheren Seite sind Handwerker bei einer Betriebsprüfung damit aber nicht – darum müssen sie sich selbst kümmern.
Artikel lesen
Ein städtischer Mitarbeiter darf Betriebsprüfer des Finanzamtes begleiten, sagt das Finanzgericht Düsseldorf.
Foto: alswart - stock.adobe.com

Stadt prüft Gewerbesteuer

Wenn der Betriebsprüfer nicht alleine kommt …

Bei einer Betriebsprüfung darf das Finanzamt auch die Teilnahme eines kommunalen Bediensteten anordnen.

Foto: Nico Stengert - Fotolia.com

Steuern

Betriebsprüfung: Wann prüft das Finanzamt?

Die Wahrscheinlichkeit einer Betriebsprüfung ist gering. Doch wie zuverlässig ist schon eine Statistik? Ob Sie wirklich mit einer Steuerprüfung durch das Finanzamt rechnen müssen, erfahren Sie hier.

Image
AdobeStock_71098085-web.jpeg
Foto: olly - stock.adobe.com

Steuern

Betriebsprüfung ohne persönliche Schlussbesprechung?

Hinhaltetaktik nach der Betriebsprüfung: Ein Unternehmer besteht auf persönlicher statt telefonischer Schlussbesprechung mit dem Finanzamt – nach der Pandemie. Und geht vor Gericht.

Foto: eyetronic - Fotolia.com

Steuern

6 böse Fehler in der Betriebsprüfung

Abgenervt von den Betriebsprüfungen durch das Finanzamt? Den Prüfern geht es ganz genauso. Das ist Ihre Chance: Wer sich den Steuerprüfer nicht zum Feind macht, kann leicht ein paar tausend Euro sparen.

Wir haben noch mehr für Sie!

Praktische Tipps zur Betriebsführung und Erfahrungsberichte von Kollegen gibt es dienstags und donnerstags auch direkt ins Postfach: nützlich, übersichtlich und auf den Punkt.
Melden Sie sich jetzt für unseren Newsletter an - schnell und kostenlos!
Wir geben Ihre Daten nicht an Dritte weiter. Die Übermittlung erfolgt verschlüsselt. Zu statistischen Zwecken führen wir ein anonymisiertes Link-Tracking durch.