- Sie wollen Steuernachzahlungen nach einer digitalen Betriebsprüfung durch das Finanzamt vermeiden? Dann brauchen Sie die richtige Software und eine wasserdichte Verfahrensdokumentation. Denn das sind neben elektronischen Registrierkassen die wichtigsten Angriffspunkte für die Prüfer.
- Helfen könnte Ihnen bei der Dokumentation und Software-Auswahl Ihr Steuerberater. Das senkt den Aufwand und die Risiken.
- Steuerberater Armin Schiehser zum Beispiel geht dabei systematisch vor: Bestandaufnahme, Verfahrensdokumentation erstellen und Software-Empfehlungen geben – das erledigt er für seine Mandaten in wenigen Stunden.
- Für kleinere Betriebe hat der Experte zwei Software-Empfehlungen parat, die es schon für rund 10 Euro Monat im Monat gibt.
Betriebsprüfungen werden immer digitaler: Was nicht den GoBD entspricht, öffnet dem Fiskus schnell und einfach den Weg für Zuschätzungen und Steuernachzahlungen. GoBD – das steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Die GoBD bieten vor allem drei Angriffspunkte: Software – erlaubt sie nachträgliche Änderungen? Dateien – können sie manipuliert werden? Dokumentationen – wie sind die Abläufe im Betrieb und wo können Fehler passieren?
Die GoBD-konforme Umstellung stellt Betriebsinhaber noch immer vor große Herausforderungen. Obwohl sie eigentlich seit 2015 Pflicht ist Wie es einfacher und schneller geht, weiß Steuerberater Armin Schiehser aus Lohr.
Angriffspunkte: Kasse, Verfahrensdokumentation, Software
Herr Schiehser, wo greifen die Betriebsprüfer derzeit am häufigsten zu und werden fündig?
Armin Schiehser: Wenn es eine Kasse gibt, ist die immer der erste Angriffspunkt. Wer meint, dass er unbedingt mit Bargeld hantieren muss, der braucht eine GoBD-konforme Kasse und eine Verfahrensdokumentation für die Kasse.
Darum empfehlen wir Kassen abzuschaffen, wo immer es geht, zum Beispiel in den Ausbaugewerken. Besser ist ein Kartenlesegerät, auch für Aufträge mit Vorkasse. Alles andere geht auf Rechnung. Damit fällt der gesamte Ärger rund um die Kasse weg. Es bleiben auch so immer noch genug Problemfelder übrig: die Software und die anderen Verfahrensdokumentationen.
Warum ist die Verfahrensdokumentation ein Problem?
Schiehser: Betriebsprüfer fordern als erstes immer die Unterlagen an, auch eine Verfahrensdokumentation. Aktuell können nur 10 Prozent der Steuerpflichtigen eine vollständige Verfahrensdokumentation vorlegen. Wenn noch weitere Mängel in der Finanzbuchhaltung dazukommen, öffnet das die Tür für Zuschätzungen. Hinzu kommt das ersetzende Scannen: Nur wer dafür eine vom Finanzamt anerkannte Verfahrensdokumentation hat, kann Ursprungsbelege nach der Digitalisierung vernichten.
Und was ist mit der Software?
Schiehser: Zu viele Handwerker schreiben Rechnungen noch mit Word oder Excel. Das ist nicht GoBD-konform – und es gibt wesentlich bessere GoBD-konforme Alternativen.
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Schnelle Hilfe: Wie digital ist Ihr Steuerberater?
Wenn ich meinen Betrieb fit machen will für die GoBD und die Betriebsprüfung muss ich vermutlich viel Zeit kostet einplanen.
Schiehser: Das kommt darauf an, wie fit Ihr Steuerberater in Sachen Digitalisierung ist. Wir prüfen bei neuen Mandanten als erstes, wie der Ist-Zustand ist, beschreiben dann, wie er sein sollte, und geben Empfehlungen, wie er dahin kommt.
Dazu lassen wir unsere Mandanten eine digitale Checkliste für eine Systemaufnahme ausfüllen. Darin fragen wir alles ab, was für GoBD-relevant ist: Welche Software ist im Einsatz? Wie werden Eingangsrechnungen behandelt? Gibt es Bargeschäfte? Wie werden Daten erfasst? Und so weiter. Wir prüfen anhand der Antworten, ob die Abläufe betrieblich und steuerlich optimal sind und erstellen die notwendigen Verfahrensdokumentationen.
Das Ergebnis besprechen wir mit dem Mandanten und passen die Dokumentation dann noch einmal an. Die Mandanten kostet das rund fünf Stunden für Checkliste und Gespräch. Dann steht die fertige Verfahrensdokumentation, die wir danach jährlich überprüfen.
Betriebsprüfung unter Corona: Wann prüft das Finanzamt?
GoBD-Falle: Kann Ihre Software Rechnungen ändern?
Es größeres Problem scheint zudem die Software zu sein. Wir haben immer wieder Fälle, in denen die Programme angeblich GoBD-konform sind und das Finanzamt dann doch Verstöße fand.
Schiehser: Die Software schauen wir uns auch an. Schreibt der Betrieb Rechnungen noch in Office oder einem anderen Programm, in dem Rechnungen geändert werden können? Das wäre nicht GoBD-konform. Der Betrieb braucht dann unbedingt eine andere Software, sonst greift der Betriebsprüfer da sofort an.
Bei webbasierten Programmen prüfen wir, wo die Daten in der Cloud verarbeitet und gespeichert werden, ob das DSGVO-konform ist. Und die Software muss Dokumente wie E-Mails und Angebote unveränderbar speichern, wenn sie im Zusammenhang mit einem Geschäftsvorfall stehen.
Welche Software empfehlen Sie?
Schiehser: Für einen digitalen Steuerberater ist es extrem wichtig, dass die Software eine Schnittstelle hat, mit der Belege an ihn übertragen werden, nicht nur der Buchungssatz. Für kleine Betriebe gibt es zum Beispiel „Unternehmen online“ von der Datev oder „Lexoffice“ von Lexware. Die kosten zwischen 8 und 10 Euro pro Monat, das können sich auch kleine Unternehmen leisten.
Aber es gibt für jedes Gewerk auch mindestens eine Branchensoftware, die GoBD-konform ist. Branchensoftware kann meistens mehr als die kleineren Programme, zum Beispiel auch mobile Zeiterfassung, Materialwirtschaft und Vor- und Nachkalkulation. Man muss sich nur entscheiden, welche Software man nutzen will.
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