Da kommt in diesem Jahr noch mal ein ordentlicher Batzen Geld auf die Betriebe zu: Zum 1. Januar dieses Jahres sind die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) in Kraft getreten. Für Unternehmen bedeutet dies, dass sie alle steuerrelevanten Daten in strukturierter Form für die Steuerprüfung elektronisch bereit halten müssen. Dazu gehören die Unterlagen der Finanz-, Anlagen- und Lohnbuchhaltung.
Die Dokumente müssen dazu archiviert werden. Hans-Jürgen Groth, Experte für Dokumentenmanagement-Systeme und Geschäftsführer der Aristex GmbH, kennt die Probleme, die auf die Unternehmer zukommen: "Neben dem Zeitdruck werden die riesigen Datenberge, die über Jahre verfügbar sein müssen, die größten Schwierigkeiten bereiten. Für die Archivierung von digital signierten Dokumenten und die dazugehörigen Zertifikate gibt es bisher kaum adäquate Lösungen am Markt." Zudem muss der Betriebsinhaber dem Steuerprüfer auch die technischen Mittel zur Verfügung stellen. Eine CD-ROM, die die Dokumente enthält, aber nicht die dazugehörige Software, reicht nicht aus.
Den Anforderungen der GDPdU entspricht beispielsweise das Software-System Hyparchiv Enterprise der Aristex GmbH. Es arbeitet mit optischen Speichermedien, die sowohl die archivierten Daten als auch die Recherche-Software und die Indexdaten erhalten. Der Vorteil: Die CD-ROM kann in jedem Windows-PC mit entsprechendem Laufwerk gelesen werden. Der Preis des Systems richtet sich unter anderem nach der Größe des Unternehmens. Ein mittelständischer Betrieb mit 30 Angestellten muss mit einem Anschaffungspreis von rund 25.000 Euro rechnen.
Weitere Artikel zum Thema:
Eingriff in digitale Unterlagen